Eine Bestellung landet im System – und die erste Reaktion deiner Kundschaft? Sie schauen ins Postfach. Die Bestellbestätigung ist eine der am häufigsten geöffneten transaktionalen E-Mails überhaupt. Wer sie als reines Pflichtformat behandelt, verschenkt echtes Potenzial.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Bestellbestätigung?
Eine Bestellbestätigung ist eine automatisch versendete E-Mail, die nach dem Abschluss einer Bestellung an deine Kundschaft geht. Sie dokumentiert den Kauf, fasst die wichtigsten Informationen zusammen und gibt dem Käufer oder der Käuferin die Sicherheit: „Alles hat geklappt.“
Technisch gehört sie zu den transaktionalen E-Mails – also E-Mails, die durch eine konkrete Aktion ausgelöst werden – im Gegensatz zu E-Mail-Marketing-Kampagnen, die du aktiv aussendest.
Gut zu wissen: Transaktionale E-Mails wie Bestellbestätigungen unterliegen anderen Regeln als Newsletter. Sie dürfen auch ohne Marketing Opt-in versendet werden, solange sie rein informativen Charakter haben. Mehr dazu im DSGVO-Abschnitt weiter unten.
Gut zu wissen: Transaktionsmails performen in der Regel besser als Marketing E-Mails. Die durchschnittliche Öffnungsrate für Transaktionsmails liegt in Deutschland bei 26,56 %, die Klickrate bei 10,77 % – und ist damit fast dreimal so hoch wie bei Marketing-Kampagnen (Quelle: Brevo Benchmark).
Was muss eine Bestellbestätigung enthalten?
Es gibt keine gesetzliche Liste – aber die Erwartungen deiner Kundschaft sind ziemlich klar. Folgendes sollte in jeder Bestellbestätigung stehen:
Tipp: Wenn du den voraussichtlichen Liefertermin nennst, kommen deutlich weniger „Wo ist meine Bestellung?“-Anfragen rein. Das kann die Zahl der Support-Anfragen deutlich senken.
Bestellbestätigung: Beispiel und Vorlage
Hier ein konkretes Textbeispiel – klar strukturiert, freundlich im Ton, direkt auf den Punkt.
Beispiel: Bestellbestätigung (Textvorlage)
Betreff: Deine Bestellung #12345 ist bei uns eingegangen
Hallo [Vorname],
vielen Dank für deine Bestellung! Wir haben alles erhalten und bereiten deinen Versand vor.
Deine Bestellübersicht:
Bestellnummer: #12345
Bestelldatum: 15.06.2025
Lieferadresse: Max Mustermann, Musterstraße 1, 10115 Berlin
Zahlungsart: Kreditkarte (Visa)
Voraussichtliche Lieferung: 17. bis 19.06.2025
Du hast Fragen zu deiner Bestellung? Schreib uns an [email protected] oder ruf uns an: 030 123 456 789 (Mo bis Fr, 9 bis 17 Uhr).
Dein Widerrufsrecht: Du kannst diese Bestellung innerhalb von 14 Tagen ohne Angabe von Gründen widerrufen. Mehr Infos findest du in unserer [Widerrufsbelehrung].
Mit freundlichen Grüßen,
Das Team von Beispielshop
Bestellbestätigung als HTML-Vorlage
Eine gute Bestellbestätigung folgt einer klaren visuellen Struktur. Sechs Bausteine, die jede E-Mail haben sollte:
- Header mit Logo und Bestätigungsnachricht. Der erste Eindruck zählt – ein sauberer Header mit deinem Branding und einem klaren „Vielen Dank für deine Bestellung!“ gibt sofort Orientierung.
- Bestelldetails-Block. Bestellnummer, -datum, voraussichtliche Lieferung und Zahlungsart – übersichtlich zusammengefasst, idealerweise visuell abgesetzt (z. B. mit Hintergrundfarbe oder Randlinie).
- Artikelübersicht als Tabelle. Produktname, Menge, Einzelpreis, Zwischensumme, Versandkosten, MwSt. und Gesamtbetrag. Alles auf einen Blick, exakt wie im Warenkorb.
- CTA Button zum Tracking. Sobald eine Sendungsnummer vorhanden ist, direkt verlinken. Wenn nicht, den Button weglassen und in der Versandbestätigung nachholen.
- Widerruf-Block. Rechtlich vorgeschrieben im B2C-Fernabsatz – gut sichtbar, aber visuell vom Rest getrennt (z. B. hellgelber Hinweiskasten).
- Footer mit Pflichtangaben. Impressum, Datenschutz, AGB, Kontaktdaten. Immer vorhanden, nie im Fließtext versteckt.
Den E-Mail Editor, mit dem du diese Struktur ohne eine Zeile Code zusammenbauen kannst, findest du direkt in den transaktionalen E-Mails von Brevo. Vorschau auf verschiedenen Clients inklusive. Mehr dazu hier.
Erfahre hier noch mehr über Bestätigungsmails.
Versandbestätigung Vorlage: der nächste Schritt
Die Bestellbestätigung geht raus, sobald die Bestellung eingegangen ist. Die Versandbestätigung folgt, wenn das Paket tatsächlich auf dem Weg ist. Beide E-Mails haben unterschiedliche Funktionen – und das sollte man ihnen auch ansehen.
Was gehört rein? Tracking-Nummer mit direktem Link zum Paketdienstleister, das voraussichtliche Lieferdatum (konkret, nicht nur „3 bis 5 Werktage“), eine kurze Übersicht der versendeten Artikel und eine Kontaktmöglichkeit, falls bei der Zustellung etwas schief läuft.
Für die Betreffzeile gilt dasselbe wie bei der Bestellbestätigung: konkret schlägt generisch. „Dein Paket #12345 ist unterwegs“ oder „Lieferung heute bis 18 Uhr erwartet“ sind deutlich besser als „Deine Sendung wurde verschickt“.
DSGVO-Konformität bei Bestellbestätigungen
Transaktionale E-Mails und Marketing Mails spielen nach anderen Regeln. Das solltest du verstehen, bevor du anfängst, Bestellbestätigungen mit Produktempfehlungen anzureichern. Einen guten Überblick über die wichtigsten DSGVO-Anforderungen im E-Mail Marketing findest du in unserem separaten Artikel.
Bestellbestätigungen dürfen ohne Marketing Opt-in versendet werden. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die E-Mail ist zur Vertragserfüllung nötig, nicht zur Werbung. Keine Einwilligung erforderlich.
Anders sieht es aus, sobald Werbeinhalte dazukommen, die nichts mit der konkreten Bestellung zu tun haben. Produktempfehlungen nach dem Muster „Das könnte dir auch gefallen“, Newsletter-Werbebanner oder Gutscheincodes zur Neukundengewinnung zählen als kommerzielle Kommunikation – und die braucht ein gültiges Opt-in.
Gutschein-Codes, die direkt auf die aktuelle Bestellung bezogen sind (z. B. „10 % auf deine nächste Bestellung als Dankeschön“), befinden sich rechtlich in einer Grauzone. Die rechtliche Einordnung ist nicht abschließend geklärt. Im Zweifel: Rechtsberatung einholen.
Folgendes muss aus gesetzlichen Gründen immer in der E-Mail stehen: vollständige Unternehmensangaben (Name, Adresse, Handelsregisternummer falls zutreffend), Kontaktdaten für Rückfragen, Links zu Datenschutzerklärung, Impressum und Widerrufsbelehrung sowie ein klarer Hinweis auf das 14-tägige Widerrufsrecht gemäß den gesetzlichen Vorschriften.
Gut zu wissen: Einen Abmeldelink in transaktionale E-Mails zu integrieren, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben – aber es schadet nicht, ihn trotzdem reinzunehmen. Weniger Spam-Beschwerden, mehr Vertrauen.
Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Bei konkreten Fragen zur DSGVO-Konformität eurer E-Mails empfehlen wir, eine Anwältin oder einen Anwalt hinzuzuziehen.
Best Practices für bessere Bestellbestätigungen
Eine Bestellbestätigung, die wirklich funktioniert, ist mehr als ein automatisch generiertes Dokument. Sechs Punkte, die den Unterschied machen:
Betreffzeile: konkret statt generisch. „Deine Bestellung wurde bestätigt“ sagt wenig aus. „Deine Bestellung #12345 ist eingegangen – Lieferung Do., 19.06.“ sagt alles, was jemand vor dem Öffnen wissen will.
Absendername: erkennbar und vertrauenswürdig. „Team Beispielshop“ oder „Beispielshop Bestellungen“ funktioniert gut. Eine No-Reply-Adresse ist eine schlechte Idee. Sie signalisiert, dass Antworten nicht erwünscht sind – das erzeugt Misstrauen genau dann, wenn Vertrauen am wichtigsten wäre.
Mobile First. Ein Großteil der transaktionalen E-Mails wird auf dem Smartphone geöffnet. Eine Single-Column-Struktur, Schriftgrößen ab 14 px im Fließtext und Buttons mit mindestens 44 px Höhe sind keine Kür – sie sind Pflicht.
Tracking Link so früh wie möglich. Hast du beim Bestelleingang schon eine Sendungsnummer? Dann direkt verlinken. Wenn nicht: in der Bestellbestätigung ankündigen, dass der Tracking Link mit der Versandbestätigung folgt.
Ton: warm, aber geerdet. „Vielen Dank für deine Bestellung!“ reicht völlig. „WOW, du hast gerade die beste Entscheidung deines Lebens getroffen!!!“ wirkt unseriös. Begeisterung ist gut – Überschwang macht misstrauisch.
Teste vor dem Launch. Was im Browser perfekt aussieht, kann in Outlook komplett anders rendern. Teste auf verschiedenen Clients (Gmail, Outlook, Apple Mail) und Geräten. Die transaktionale E-Mail-Plattform von Brevo bietet eine integrierte Vorschau- und Testfunktion, mit der du das direkt im Tool prüfen kannst.
Fazit
Eine Bestellbestätigung ist der erste Moment, in dem deine Kundschaft nach dem Kauf Sicherheit gewinnt. Nicht die letzte E-Mail, die jemand öffnet – sondern oft die erste, die jemand wirklich liest. Sie muss alle Pflichtinformationen enthalten, DSGVO-konform sein und auf dem Smartphone gut aussehen.
Fang mit einer klaren Vorlage an, passe Ton und Design an deine Marke an und automatisiere den Versand so, dass jede Bestellung innerhalb von Sekunden bestätigt wird. Teste Brevo kostenlos und sende bis zu 300 E-Mails pro Tag – inklusive E-Mail Editor für transaktionale E-Mails.
