avril 30, 2024

Comment faire un publipostage (mailing) avec Outlook ou Gmail ?

Temps de lecture : environ 9 min
Publipostage gmail

Le publipostage désigne l’envoi d’informations publicitaires à un groupe de personnes, que ce soit au format papier ou électronique – ce dernier étant le plus utilisé aujourd’hui.

De nombreuses personnes effectuent encore leurs publipostages (on peut aussi utiliser la dénomination anglaise mailing ou emailing) en utilisant des services de messagerie électronique classique tels que Outlook ou Gmail.

S’il est effectivement possible d’effectuer ces envois depuis Outlook ou Gmail (voir les étapes plus bas), il s’agit d’une méthode très limitante pour plusieurs raisons :

  • Envois limités (à 300 emails / jour sur Microsoft Outlook et 1500 emails sur Gmail)
  • Pas de facilité de design, pas de modèle de mail de qualité.
  • Pas de retour sur l’efficacité des envois
  • Aspects légaux

Pour envoyer des emails promotionnels à de gros volumes de contacts de manière efficace, il faut passer par un outil dédié à cet usage tel que Brevo. Essayez, c’est gratuit jusqu’à 9 000 emails par mois !

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Ras-le-bol des tutos qui ne fonctionnent pas ? Voici la marche à suivre étape par étape pour envoyer un publipostage (courrier électronique en masse) depuis Oulook et Gmail.com.

➡️ Faire un publipostage Outlook

Pour cela : 

Outlook, le service d’envoi d’emails de Microsoft Office propose d’envoyer des emails en masse à votre liste de contacts, à partir de l’éditeur de texte Word.

1️ Ouvrez un document Word et rédigez votre email tel qu’il sera envoyé à vos destinataires.

2️ Cliquez ensuite sur l’onglet Publipostage dans le bandeau supérieur :

Menu supérieur de Microsoft Words

3️ Cliquez sur Démarrer le publipostage puis Messages électroniques. 

4️ Cliquez sur Sélectionner des destinataires > Choisir dans les contacts Outlook. Choisissez ensuite les contacts dans votre carnet d’adresses ou sélectionnez-les tous pour envoyer votre publipostage à toute votre base de données. 

5️ Cliquez sur l’icône Terminer et Fusionner en haut à droite puis Envoyer des messages électroniques. Complétez la fenêtre et cliquez sur Fusionner avec un message électronique. 

➡️ Faire un publipostage dans Gmail avec le mode envoi groupé

Pour faire un publipostage vous aurez besoin d’un compte Gmail. Ensuite il vous suffira de suivre les étapes suivantes :

1️ Ouvrez Gmail et créez un nouveau message.

2️ Dans la barre d’outils, cliquer sur le bouton « Activer/Désactiver le mode envoi groupé »

3️ Ajoutez vos destinataires. Vous pouvez les ajouter manuellement (jusqu’à 1 500 destinataires dans le champ « À ») ou alors utiliser Google Contacts pour importer vos destinataires au format CSV.

4️ Une fois votre message rédigé et vos destinataires ajoutés, cliquez sur « Continuer ». Vous verrez alors une fenêtre de confirmation – vous pourrez y envoyer un aperçu ou valider l’envoi final.

➡️ Faire un publipostage dans Gmail avec Yet Another Mail Merge

Pour faire un publipostage Gmail avec Yet Another Mail Merge, vous aurez besoin d’un compte Gmail et de Google Drive (donc d’un compte Google). 

1️ Ouvrez un nouveau Google Doc dans un navigateur tel que Chrome et écrivez votre email 

2️ Ouvrez un document sur Google Sheet (feuille de calcul) 

3️ Cliquez sur Module complémentaire puis Télécharger des modules complémentaires :

Télécharger modules complémentaires dans Google Sheet

4️ Cliquez sur Yet Another Mail Merge et acceptez les autorisations :

5️ Cliquez de nouveau sur Module Complémentaire > Yet Another Mail Merge > Démarrer le Publipostage

6️ Choisissez si vous souhaitez importer vos contacts depuis Gmail automatiquement ou réaliser une sélection des destinataires manuelle. 

7️ Remplissez le nom de l’expéditeur puis sélectionnez votre brouillon (le premier doc que vous avez ouvert) 

8️ Cliquez sur Envoyer les X courriers (en fonction du nombre d’emails qu’il vous reste à envoyer ce jour)

📧 Pourquoi investir dans un vrai logiciel d’emailing ?

Bien que Gmail et Outlook semblent être des options naturelles pour envoyer des emails en masse, ils ne sont en réalité pas faits pour cela – il en va de même pour des logiciels comme Microsoft Word ou Excel

Des outils existent, conçus spécialement pour envoyer des campagnes d’emails à de gros volumes de contacts grâce à des infrastructures dédiées : les plateformes d’emailing.

Celles-ci ont été créées spécialement pour les organisation qui souhaitent envoyer des emails facilement, efficacement et de manière légale.

Voici 5 raisons pour lesquelles les pros investissent dans un vrai logiciel d’emailing (ou outil de publipostage) pour envoyer des courriels à leur liste de destinataires : 

⭐ Délivrabilité

La délivrabilité désigne la capacité des emails envoyés en masse à atteindre la boîte de réception des destinataires (et non le répertoire de spam). Apprenez-en plus dans cet article.

Utiliser une vraie plateforme d’envoi d’emails vous permet de vous assurer que les emails que vous envoyez seront reçus, même avec une pièce jointe ! 

La délivrabilité est le facteur numéro 1 quand il s’agit de réaliser un publipostage.

Entre les emails erronés, les adresses qui sont mal recopiées, celles qui ne sont pas à jour et les filtres anti-SPAM, votre email à beaucoup d’étapes à franchir avant d’arriver dans la boîte de réception de son destinataire. 

Avec Gmail et Outlook, il est fort ainsi probable qu’une (grande) partie des emails que vous envoyez n’arrive jamais à destination !

Les logiciels d’envoi d’emails sont eux spécialement conçus pour l’envoi en masse d’emails et augmentent donc votre délivrabilité.

⭐ Pas de limites d’envoi d’emails

Afin de limiter les SPAMS, Gmail limite le nombre d’emails que vous pouvez envoyer à 1 500 contacts.

Pour Outlook, cette limite s’élève à 300 destinataires par jour.

Si vous avez une liste de diffusion supérieure à 500 adresses, vous devrez donc effectuer votre publipostage sur plusieurs jours.

C’est un critère à prendre en compte pour le futur également – même si vous n’avez pas encore 500 contacts aujourd’hui, cela arrive vite ! 

Pour fignorer cette limite et envoyer un publipostage plus efficacement, utilisez une plateforme d’emailing.

⭐ Statistiques de performance

Une fois votre publipostage envoyé, vous voudrez sans doute savoir si vos messages ont été reçus, ouverts, cliqués, s’ils ont eu un impact.

Une des clés d’une stratégie marketing efficace est en effet de mesurer l’impact et l’efficacité des actions que vous prenez. C’est ainsi que vous pourrez mettre de côté ce qui ne marche pas et miser sur ce qui donne de bons résultats. 

Les plateformes d’envoi d’emailing proposent toutes des statistiques en temps réel que auxquelles vous accédez depuis un tableau de bord : taux d’ouverture des emails, taux de clic (sur les liens de vos emails) mais aussi des chiffres plus poussés qui vous permettent d’en savoir plus sur votre audience – et donc de mieux vendre ! 

Vous pourrez donc directement accéder à un aperçu des résultats de vos efforts.

Pour aller plus loin : les indicateurs de succès d’une campagne de publipostage

Respect de la légalité (RGPD)

Le RGPD est une législation européenne qui impose toute une liste de critères à respecter sur la collecte et l’utilisation des données personnelles – dont font partie les adresses emails.

Si vous souhaitez envoyer des emails en B2C (Business To Consumer), vous devez ainsi vous assurer d’avoir l’autorisation préalable des destinataires. 

Vous devez également inclure dans tous les emails que vous envoyez une option pour se désinscrire de vos communications – soit par retour d’email, soit via un lien de désinscription.

Dans le premier cas, vous devrez donc vous assurer de mettre à jour manuellement vos fichiers de publipostage pour ne plus inclure cette personne, au risque d’être dans l’illégalité.

Sur les plateformes d’emailing comme Brevo, toutes les campagnes incluent un lien vers un formulaire de désinscription en ligne : vous n’avez donc pas à vous en préoccuper !

Surtout, les outils de gestion des contacts et des permissions proposés par cette plateforme sont indispensables pour assurer sa conformité avec le RGPD lorsqu’on envoie régulièrement des campagnes de publipostage à grande échelle.

Facilité de conception

Dernier argument et pas des moindres : les emails sont plus faciles à concevoir sur une plateforme d’envoi d’emailings.

La plupart propose un éditeur d’email en ligne facile à utiliser qui vous permettra de créer de beaux emails graphiques en html, qui s’adaptent à chaque type de support (ordinateur, smartphone, tablette…)

Intégration d’images, boutons redirigeant vers une page web, mise en page intuitive : autant de fonctionnalités qui ne sont pas disponibles sur Gmail et Outlook et qui vous faciliteront la vie, tout en augmentant vos résultats auprès de votre audience (les emails bénéficiant d’une conception graphique apparaissent comme plus professionnels et dignes de confiance).

Vous pourrez aussi personnaliser de nombreux éléments comme l’objet ou la formule d’appel en y ajoutant le nom du destinataire par exemple. Sans oublier que vous pourrez joindre presque n’importe quel type de document.

Vous savez maintenant comment faire un publipostage sur Outlook et Gmail, mais vous connaissez également les limites de ces outils.

A court terme, même si elles sont tentantes, ces solutions ne produiront probablement pas les résultats escomptés. A long terme, elles s’avèrent même contre-productive et vous devrez donc éventuellement changer pour une plateforme d’envoi d’email professionnelle. 

Pourquoi ne pas partir sur de bonnes bases dès aujourd’hui ? Brevo vous propose une version gratuite de sa suite CRM pour vous lancer (sans oublier la possibilité d’intégrer vos outils emailing à de nombreuses solutions telles que WordPress).

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