Une brique essentielle de votre entreprise consiste à créer un parcours de paiement le plus intuitif et fluide possible pour vos clients, et ce quel que soit le canal via lequel ils interagissent avec votre marque.
Le hic, c’est que nombreuses sont les organisations qui passent à côté d’opportunités commerciales parce qu’elles n’ont pas accès à un terminal de paiement au bon endroit/au bon moment.
La raison à cela est que le terminal de paiement virtuel (ou TPE virtuel) ne fait pas encore systématiquement partie de l’arsenal de paiement des entreprises et entrepreneurs. En 2023, il serait peut-être temps que cela change.
👉 Nous vous expliquons dans ce guide ce qu’est un terminal de paiement virtuel, comme il fonctionne, et pourquoi vous devriez en proposer un à vos clients.
Table des matières
🤔 Qu’est-ce qu’un terminal de paiement virtuel ?
Les terminaux de paiement (TPE) virtuels sont des logiciels qui permettent de traiter les paiements non pas via un dispositif de paiement physique, mais directement en ligne.
Que vous soyez une entreprise 100 % digitale ou que vous ayez vos propres points de vente, un TPE virtuel vous permet d’accepter les transactions de manière plus fluide, en particulier lorsqu’un TPE physique traditionnel n’est pas disponible.
Un terminal virtuel fonctionne exactement de la même manière qu’un lecteur de carte bancaire physique. La seule différence est qu’il est hébergé en ligne. Cela signifie que vous pouvez transformer n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone et tablette via une application mobile) en un TPE à part entière. Pour votre entreprise, cela implique de pouvoir accepter les paiements à tout moment et peu importe où se trouvent vos clients.
🧐 Comment fonctionne un TPE virtuel ?
Commencer à utiliser un terminal de paiement virtuel est tout simple.
En fonction de votre fournisseur, la procédure sera généralement la suivante :
- Se connecter à un tableau de bord ou à une passerelle de paiement en ligne et ouvrir le terminal virtuel.
- Sélectionner le type de paiement choisi par le client. Parmi les moyens de paiement acceptés, on retrouve la carte de crédit, le chèque électronique ou encore le portefeuille digital (tel que PayPal).
- Entrer le montant de la transaction (et ajouter une note liée à la commande).
- Saisir manuellement le numéro de carte ou les détails du compte bancaire (pour les virements) dans le formulaire en ligne, ainsi que toutes les informations de facturation nécessaires. Pour les ventes “en personne” (dans un magasin ou un pop-up, par exemple), vous pouvez aussi utiliser un lecteur de carte USB.
- Recevoir la confirmation de la validation ou du refus du mode de paiement. En cas d’approbation, la plupart des terminaux de paiement virtuels vous donnent la possibilité d’envoyer par email une copie du reçu au client.
Avec un TPE virtuel, vous pouvez donc traiter les paiements (dans un environnement physique ou digital) avec beaucoup plus de flexibilité que ne peut en offrir un TPE classique. Mais vous pouvez également émettre des remboursements et consulter l’historique de vos transactions en un clic.
🏪 Quels types d’entreprises peuvent utiliser un terminal de paiement digital ?
Tout l’intérêt d‘un TPE virtuel est qu’il offre la possibilité d’accepter plus facilement des paiements à un large panel d’entreprises et entrepreneurs.
En théorie, tout le monde peut bénéficier de l’accès à un terminal de paiement électronique.
Même si vous ne l’utilisez pas régulièrement, ce dernier vous permettra de traiter en temps réel le paiement d’un client ou partenaire, même si ce dernier n’était pas prévu. Et pour de nombreuses organisations, les terminaux virtuels se révèleront être la solution d’encaissement idéale pour faciliter leurs opérations de facturation quotidiennes.
Il peut s’agir par exemple de :
- Retailers : les petits détaillants qui ont adopté une stratégie de vente omnicanale (et n’ont pas forcément besoin d’un lecteur de cartes ou d’une solution POS complète) ont tout intérêt à disposer de TPE virtuels. Ils pourront ainsi traiter les paiements aussi bien dans leurs propres magasins ou de manière plus informelle lors de salons, sur des corners ou pendant un pop-up…
- Restaurants : il est de plus en plus courant que les restaurateurs acceptent les commandes ou réservations de clients en ligne, par téléphone (en plus des paiements en personne). Un terminal virtuel leur permettra de gérer plus facilement et rapidement l’ensemble de ces transactions à partir d’une plus grande variété de sources d’entrée.
- Les freelances et consultants. Les travailleurs indépendants peuvent aussi interagir avec leurs clients en personne ou en ligne. Un TPE mobile leur permettra d’accepter les paiements sans investir dans une solution physique plus coûteuse.
✔️ Quels sont les avantages (et inconvénient) à utiliser un terminal de paiement virtuel ?
Les avantages d’un terminal de paiement virtuel sont évidents.
Le premier étant de pouvoir traiter les transactions de vos clients à tout moment et peu importe où vous vous trouvez.
Utiliser un TPE virtuel vous offre ainsi plus de :
- Commodité : les terminaux virtuels fonctionnent sur n’importe quel appareil doté d’un navigateur. Votre entreprise peut ainsi toucher n’importe quelle personne qui dispose d’un smartphone (android ou iOS) et d’une connexion internet.
- Flexibilité : les TPE virtuels permettent d’accepter des paiements provenant de diverses sources et dans de nombreux contextes différents (en personne ou en vente à distance – VAD- par téléphone, email ou même courrier).
Tout l’intérêt d’un TPE virtuel est donc de pouvoir capter les opportunités commerciales lorsqu’elles se présentent et de limiter le risque de perdre une vente ponctuelle, mais aussi de la Life Time Value (soit les potentielles autres commandes que ce client pourrait passer par la suite auprès de votre entreprise).
Malgré les avantages évidents du terminal de paiement virtuel, il est aussi important de tenir compte de son principal inconvénient. Ce mode de transaction pose en effet des problèmes de sécurité. Avec les terminaux physiques, les paiements sont effectués en lisant la carte du client (visa ou Mastercard par exemple). Cette lecture permet de transmettre en toute sécurité (grâce à un procédé de cryptage) ses données bancaires à l’entreprise qui reçoit le paiement, mais aussi au processeur de paiement.
Dans les transactions en ligne sans carte (qui englobe également les paiements par CB, mais pour lesquels cette dernière n’est pas “lue” par le terminal de paiement), le client saisit lui-même ses informations de paiement. Par essence, cela expose donc l’utilisateur comme l’entreprise à une erreur de frappe et rend le procédé moins sécurisé qu’avec un TPE classique.
⚙️ Les fonctionnalités avancées d’un TPE virtuel
L’avantage d’un TPE virtuel est qu’il ne se limite pas à une fonction de traitement des paiements. Selon la solution que vous choisirez pour votre entreprise, de nombreuses autres fonctionnalités avancées vous seront proposées, vous permettant d’améliorer considérablement votre parcours d’achat et votre expérience client.
1. La configuration de paiements récurrents
Comme les services de paiement en ligne, les TPE virtuels permettent de traiter les paiements récurrents. Ces derniers offrent de nombreux avantages pour les entreprises et leur client, permettant de configurer un calendrier de transactions qui seront déclenchées automatiquement à un instant T.
Vous augmentez ainsi vos flux de trésorerie et proposez une expérience de paiement qui favorisera la fidélisation de vos clients. .
2. La tokenisation et le chiffrement de bout en bout des transactions
Comme on l’a déjà dit, l’utilisation d’un TPE virtuel peut poser des problèmes de sécurité. Néanmoins, les éditeurs de logiciel proposent de plus en plus des fonctionnalités intéressantes pour protéger votre entreprise et ses clients.
Certaines plateformes de paiement permettent par exemple d’activer la technologie de tokenisation et le cryptage de bout en bout qui permettra de protéger les données sensibles au sein de votre système de paiement.
Le numéro de compte personnel (IBAN) sera remplacé par un identifiant alphanumérique généré de manière aléatoire : le token. Cela vous évitera de stocker des données sensibles dans votre système et aidera donc à minimiser la portée et la responsabilité de votre entreprise. La passerelle de paiement virtuelle va ensuite crypter les informations tokenisées pour les envoyer au processeur de paiement et acheminer la transaction vers le réseau de cartes bancaires.
3. La réduction des frais de traitement
Les taux d’interchange appliqués au traitement des paiements sont déterminés par les banques qui émettent les cartes bancaires. Un certain nombre de facteurs interviennent pour déterminer leur montant (de la présence de la carte au fait qu’elle ait été glissé dans le TPE ou que ses données aient été saisies à la main).
Plus vous transmettez d’informations sur une transaction, et plus les frais appliqués à vos paiements diminuent. L’utilisation de terminaux de paiement virtuels permettent d’ajouter une couche de traitement à chacune de vos transactions (niveaux 2 et 3), incluant plus de données (comme le code client, le montant des taxes, les identifiants fiscaux, etc.). Vous pourrez ainsi réduire plus efficacement vos taux d’interchange, aussi bien en B2B qu’en B2C.
4. La prévention des fraudes
Comme nous l’avons déjà précisé un peu plus haut, une grande partie des entreprises qui font le choix d’utiliser un TPE virtuel s’en servent pour traiter les commandes par téléphone ou courrier. Etant donné qu’il ne s’agit pas de transactions en personne, il est important de pouvoir s’appuyer sur les outils de prévention des fraudes tels que :
- Le service de vérification d’adresse (ou AVS) : il permet de comparer si l’adresse de facturation correspond à l’adresse enregistrée par la banque qui a émis la carte.
- La valeur de vérification de la carte de crédit (ou CVV) ou le numéro d’identification de la carte (CID) ; il s’agit du code à 3 chiffres qui se trouve au dos de la carte ou du code à 4 chiffres sur le recto. Ce sont deux données essentielles pour vérifier que la carte existe bien et qu’elle n’a pas été volée.
- L’authentification à deux facteurs (2FA) est le procédé qui permet de confirmer l’identité du client comme détenteur de la carte utilisée. Il peut s’authentifier via un SMS reçu sur son téléphone portable par exemple, ce qui limite considérablement les risques d’utilisation frauduleuse de sa carte bancaire.
5. Le système de Point de Vente (PoS pour Point of Sales)
Certains systèmes PoS incluent la fonctionnalité de TPE virtuel pour vous permettre d’accepter les paiements en dehors de votre point de vente physique habituel. En conformité avec les normes de protection des données, votre terminal virtuel va également stocker en toute sécurité les informations de vos clients récurrents pour rendre vos prochaines transactions plus rapides et plus sûres. Vous pourrez aussi utiliser ces données de contact client pour interagir avec votre audience par e-mail, par SMS, etc.
💭 Quels sont les principaux facteurs à prendre en compte pour choisir le meilleur TPE virtuel ?
Avant de choisir le terminal de paiement virtuel de votre entreprise, il est important de vous poser les bonnes questions.
Voici les principaux facteurs à prendre en considération pour choisir un TPE virtuel qui réponde à vos besoins.
➡️ Les frais
Comme n’importe quelle décision que prend votre entreprise, l’un des premiers critères à entrer dans la balance sera le coût de la solution. Or les offres de TPE virtuel présentent des frais transactionnels différents, qui peuvent aller de 3 % (pour Stripe) à 2,5 % de commission par transaction (pour Square) voire seulement 1 % pour Brevo Payments.
➡️ Les fonctionnalités
Prenez le temps d’établir vos besoins afin de vous tourner vers un TPE virtuel qui offre les options et fonctionnalités réellement pertinentes pour votre activité. Si vous avez des attentes spécifiques, comme l’intégration de bouton ou lien de paiement sur votre site e-commerce ou l’utilisation d’une API, mieux vaut vous tourner vers des solutions avancées comme Square ou Stripe. Des fournisseurs comme SumUp ou Zettle se concentrent plutôt sur la simplicité (ce qui se traduit par des frais de transaction moindres).
➡️ L’ergonomie
Une interface web agréable et offrant une navigation fluide est aussi un critère de sélection important de votre futur TPE virtuel. Vous pourrez ainsi retrouver facilement les options dont vous avez besoin et pourrez encaisser vos clients plus facilement. Dans ce domaine, les solutions qui proposent le moins d’options (comme Zettle par exemple) sont aussi les plus ergonomiques.
Que vous utilisiez ou non un terminal de paiement virtuel comme principale méthode d’encaissement, il est toujours judicieux d’offrir un large choix d’options de paiement à vos clients afin de ne pas passer à côté de potentielles ventes. De nombreux fournisseurs de compte marchand/compte pro incluent désormais dans leur offre un TPE virtuel. Tenez compte des options proposées et des frais appliqués aux transactions pour choisir celle qui répondra au mieux aux attentes de votre clientèle.
