Vous voulez créer un publipostage et l'envoyer à vos contacts avec Word et Excel ? Suivez le tutoriel !
Lorsqu'une petite entreprise ou un freelance veulent envoyer un publipostage (ou mailing en anglais), leur premier réflexe sera souvent de passer par Word et Excel.
Malheureusement, ces logiciels ne sont pas pensés pour cela et vous risquez de vous heurter à de nombreuses limitations :
- Un nombre d'envois limité.
- Des fonctionnalités de mise en page rudimentaires.
- Des emails qui n'arrivent pas à destination.
- Aucun moyen d'analyser le succès de vos campagnes.
Aujourd'hui, on vous explique comment créer un publipostage avec Word et Excel et pourquoi vous devriez plutôt opter pour un logiciel emailing professionnel à la place.
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Un publipostage avec Word et Excel, qu'est-ce que c'est ?
Le publipostage avec Word et Excel est une fonctionnalité qui permet d’utiliser une feuille de calcul Excel comme source de données pour générer des documents personnalisés que l'on pourra ensuite envoyer par email en utilisant un outil comme Outlook.
Grâce à Microsoft Word et Excel, il est possible de créer un document de fusion en reliant un tableau Excel contenant des informations structurées, telles qu’une liste de diffusion. Chaque ligne du tableau représente un destinataire, et les champs sont insérés dynamiquement dans un document ou un e-mail. La mise en forme des données Excel doit être soignée, et les séparateurs, comme les virgules, doivent être bien gérés pour éviter toute erreur.
Concrètement, vous préparez un fichier Excel contenant toutes les informations de vos destinataires, chaque ligne correspondant à une personne, et chaque colonne à un champ (nom, entreprise, adresse…). Ensuite, dans Microsoft Word, vous insérez des champs de fusion à l’endroit où vous voulez voir apparaître ces données dans votre document. Et voilà : chaque destinataire reçoit une version personnalisée, générée automatiquement !
Ce publipostage Word / Excel est particulièrement utile pour personnaliser rapidement une grande quantité de courriels. Mais attention : même si cette méthode permet d’envoyer des emails via Outlook, elle reste limitée pour des envois en masse. Pour des campagnes emailing à plus grande échelle, mieux vaut se tourner vers une solution spécialisée, conçue pour gérer des envois à un grand nombre de destinataires, avec segmentation et suivi des performances.
Faire un publipostage avec Word et Excel
Voyons tout d'abord comment créer et envoyer un publipostage avec Word et Excel.
Pour commencer, ouvrez Word et saisissez le contenu du message que vous voulez envoyer.
Ensuite, vous devrez créer votre base de données sous Excel. Veillez à créer et remplir au moins 3 colonnes : Prénom, Nom et Adresse Email. Renseignez ces informations pour chacun de vos contacts. Assurez-vous aussi que toutes les données figurent dans la première feuille de votre feuille de calcul.
Voici comment préparer votre fichier :
- Structure claire : La première ligne de votre feuille Excel doit contenir les noms des champs (par exemple, "Nom", "Prénom", "Adresse", "Code Postal", "Ville", "Adresse email"). Ces noms serviront de référence dans Word.
- Formatage cohérent : Assurez-vous que les données sont formatées de manière cohérente (par exemple, les dates au même format, les numéros sans symboles inutiles). Cela évitera des erreurs lors du publipostage.
- Évitez les lignes vides : Supprimez les lignes vides ou inutiles dans votre feuille Excel.
Sauvegardez ensuite le fichier Excel sur votre ordinateur.
Ensuite, dans Word, cliquez sur Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Assitant Fusion et publipostage pas à pas
À droite, sélectionnez le type de document auquel vous voulez ajouter le publipostage (ici Messages électroniques) avant de cliquer sur Suivant.
Cliquez maintenant sur Utiliser le document actuel.
Ici, vous devez sélectionner la liste de destinataires que vous avez créé auparavant dans Excel. Cliquez sur Utilisation d'une liste existante puis Parcourir.
Vous pourrez maintenant vérifier votre liste de contacts, sélectionner tous les contacts ou seul ne choisir qu'un certain nombre de destinataires. Cliquez sur Ok pour valider la liste.
Cliquez ensuite sur Suivante : Fin de la fusion.
Puis, sur Messagerie électronique
Ici, choisissez votre Objet, avant de valider en cliquant sur Ok.
Notez que pour pouvoir envoyer un publipostage avec Word et Excel, vous devez avoir installé un client de messagerie comme Outlook.
Le publipostage Word et Excel est donc une fonctionnalité de Microsoft Office permettant de créer et d'envoyer des documents personnalisés à plusieurs destinataires. Grâce à Word, il est possible d’intégrer des données provenant d’Excel, notamment le nom du destinataire, dans un courrier ou un e-mail. Des éléments comme la formule d’appel et le bloc d’adresse peuvent être insérés pour personnaliser chaque document. Cette méthode est pratique pour l'envoi de lettres, d'invitations ou d'autres communications nécessitant un aspect professionnel et structuré.
Cela dit, l'utilisation de Word et Excel pour envoyer des emails en masse est déconseillé : nous allons voir pourquoi dans le section ci-dessous...
Pourquoi opter pour un logiciel emailing professionnel ?
Vous l'avez peut-être déjà compris : nous vous déconseillons d'utiliser Word et Excel pour créer vos publipostages. Voici pourquoi il vaut mieux opter pour un logiciel emailing professionnel :
1 - Vous ne serez pas limité au nombre d'envois
Avec un logiciel professionnel, vous pourrez envoyer vos publipostages à autant de contacts que vous le voulez !
Avec le publipostage Word / Excel, vous devez obligatoirement passer par un client de messagerie comme Outlook. Et ceux-ci ne sont pas conçus pour les envois en masse. Résultat : vos emails risquent d’être bloqués ou marqués comme spam.
Par exemple, Outlook limite souvent les envois à 300 mails par jour, Gmail à 500 (et encore, sous conditions).
Avec une plateforme emailing dédiée comme Brevo, vous partez déjà avec 300 envois par jour gratuits, sans blocage. Et dès l’abonnement Starter à 7€/mois, vous passez à 5 000 emails par mois – avec une infrastructure optimisée pour les envois en masse.Pour aller plus loin - découvrez comment envoyer des emails en masse dans notre grand guide
2 - Vous pourrez concevoir de magnifiques newsletters HTML
Les logiciels d'emailing professionnels vous permettent de créer des emails au design bien plus complexe.
Contrairement à l’éditeur très basique de Word dans lequel vous allez créer votre document de publipostage, les logiciels d’emailing disposent de constructeurs visuels en glisser-déposer. Vous pouvez y ajouter des :
- Textes formatés
- Boutons d’appel à l’action (CTA)
- Images, GIFs, vidéos
-
Blocs personnalisés selon le profil du destinataire
Et surtout, tout est automatiquement responsive, c’est-à-dire optimisé pour une lecture sur mobile ou tablette. C’est un atout essentiel quand on sait que près de 60 % des emails sont ouverts sur mobile Cas concret : une boutique en ligne peut envoyer une newsletter avec des produits différents selon l’âge ou les achats précédents d’un client. Un gain énorme en personnalisation… et en ventes !
3 - Vous profiterez d'une meilleure délivrabilité
Une solution de publipostage professionnelle vous permettra d'envoyer des emails qui arrivent vraiment à destination !
La délivrabilité, c'est le taux de publipostage qui arrivent dans la boîte de réception de vos contacts.
Elle dépend de nombreux facteurs - certains liés au contenu de vos emails, d'autres à la configuration du système que vous utilisez pour les envoyer.
Malheureusement, les clients comme Outlook et Gmail ne sont pas pensés pour les envois en masse et nombre de vos publipostages vont se retrouver dans le dossier spam de vos contacts.
C'est pourquoi il vaut mieux opter pour un service comme Brevo, qui emplóie toute une équipe dédiée à l'optimisation de votre délivrabilité !
4 - Vous aurez accès à de nombreux rapports pour optimiser vos campagnes
L'un des principaux avantages d'un logiciel emailing professionnel est l'accès à une analyse complète de vos campagnes.
Avec le publipostage Word et Excel, aucun moyen de savoir qui a reçu, ouvert ou cliqué sur votre message. Un logiciel professionnel change la donne.
Vous accédez à des rapports détaillés et à des KPI comme :
- taux d’ouverture ;
- taux de clic ;
- mais aussi le taux de rebond ;
- carte de chaleur (heatmap) ;
-
Performances par segment ou type de contenu.
Ces données vous aident à affiner vos prochaines campagnes : testez différents objets, mises en page, horaires d’envoi… et voyez ce qui fonctionne vraiment.Cas d’usage : un coach en ligne peut identifier les sujets qui intéressent le plus son audience et adapter ses futures offres en fonction de son reporting.
5 - Vous serez conforme au RGPD
Les logiciels d'emailings professionnels vous permettent facilement d'être conforme au RGPD - le nouveau règlement européen sur la protection des données.
Afin d'être conforme aux lois européennes, il y a différents aspects à prendre en compte.
Pour commencer, vous ne pouvez par envoyer d'emails à des contacts dont vous n'avez pas le consentement explicite et documenté. La meilleure manière de recueillir celui-ci est d'insérer un formulaire d'inscription dans votre site web - ce qui n'est possible qu'avec le générateur de formulaire proposé par les logiciels comme Brevo.
Ensuite, vous devez insérer un lien de désabonnement dans chaque email que vous envoyez - là aussi une chose bien plus simple à mettre en place avec une solution pro.
Sans oublier que les logiciels d'emailing gèrent automatiquement les désabonnements et les rebonds après l'envoi de vos newsletters.
En supprimant automatiquement les contacts qui ne désirent plus recevoir vos messages, vous serez conforme au RGPD sans avoir à nettoyer votre liste d'adresses manuellement.
Pourquoi délaisser le publipostage Word et Excel ?
Pour résumer, voici les principales différences entre un publipostage avec Word + Excel et une campagne d’emailing envoyée avec un logiciel pro.
Publipostage Word et Excel : le mot de la fin
Le publipostage avec Word et Excel reste un bon point de départ pour commencer à échanger avec son audience par email. Mais pour des communications professionnelles, il devient vite un frein.Que vous soyez entrepreneur, TPE ou PME, opter pour un logiciel emailing professionnel tel que Brevo vous fera gagner du temps, augmenter vos conversions, et rester dans les clous du RGPD. Bref, une décision stratégique… et rentable.
