décembre 28, 2023

Top 10 des outils de communication interne pour votre entreprise

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Au sein d’une entreprise, la communication ne se limite pas aux échanges avec vos clients ou vos partenaires. Elle doit aussi être la plus fluide et transparente possible avec vos équipes.

D’où l’importance de s’équiper d’outils de communication interne. Ces derniers favorisent la circulation des informations ainsi que la collaboration entre vos équipes. 

Le choix de ses outils n’est pas anodin. Facilité d’accès (on site et à distance) et d’utilisation, engagement des collaborateurs et protection des données… De nombreux critères sont à prendre en compte pour vous assurer que les solutions que vous utilisez répondent vraiment à vos besoins. 

👉 Pour vous aider à sélectionner les bons logiciels, mais aussi les bons éditeurs, voici notre top 10 des outils de communication interne dont vous ne pouvez pas vous passer. Vous verrez que chacun répond à des objectifs et des enjeux spécifiques. Mais tout l’intérêt est de mixer les plateformes complémentaires pour décloisonner les services, booster les performances de vos équipes et renforcer le bien-être au travail. 

🤔 Qu’est-ce que l’on entend par communication interne ?

La communication interne définit tout simplement l’infrastructure informatique et les actions concrètes que vous menez au sein de votre entreprise pour faciliter la circulation de l’information entre vos collaborateurs. C’est elle qui permet de renforcer la collaboration, le partage d’information ou d’idées, mais aussi la socialisation au sein de vos équipes. 

On peut distinguer différentes formes de communication interne : 

  • La communication motivationnelle : qui permet, comme son nom l’indique, de motiver ses collaborateurs. Son principal objectif est de mieux faire circuler l’information au sein de l’entreprise, de partager des rapports de performance ou des messages des managers pour souder les équipes et encourager leurs efforts  
  • La communication opérationnelle opère à double sens. Elle permet aux managers/dirigeants de communiquer les bonnes pratiques et aux collaborateurs de faire remonter les informations pertinentes. 
  • La communication transversale (ou interpersonnelle) : Cette fois-ci, la communication n’est pas verticale, mais horizontale. Elle facilite la collaboration sur un projet, le partage d’idées ou de solutions innovantes dans le but d’améliorer les processus internes, etc.

🔎 Pourquoi s’équiper d’outils qui renforcent votre stratégie de communication interne en entreprise ?

La communication interne est souvent le parent pauvre du système informatique des entreprises. En effet, les organisations pensent souvent à s’outiller pour faciliter la gestion de la relation client (via un CRM par exemple) ou celle de leurs opérations stratégiques (via un ERP). 

Pourtant, une communication interne efficace est un facteur déterminant de la satisfaction de vos employés. D’après une récente étude menée par Opinion Way, seuls 59 % des salariés des TPE (Très Petites Entreprises) sont contents de la communication interne de leur entreprise. Ce chiffre descend sous la barre des 45 % dans les grandes entreprises. 

Les avantages de la communication interne ne se limitent pas au bien-être des collaborateurs. Cette dernière est également un outil de management indispensable. Elle permet de véhiculer des valeurs de l’entreprise, de faciliter le partage de compétences, d’optimiser le travail en équipes ou encore de rendre la communication moins cloisonnée et plus transparente. 

✅ Quels outils de communication interne utiliser au sein de son entreprise : notre top 10 

Maintenant que vous êtes convaincu de l’importance d’utiliser des outils de communication internes efficaces, vers quelles solutions vous tourner ? En fonction de vos besoins et des objectifs que vous poursuivez, vous pouvez vous créer une suite d’outils sur mesure. 

Voici les 10 logiciels indispensables pour simplifier, fluidifier et optimiser votre communication interne. 

1. La newsletter interne

Une newsletter interne poursuit les mêmes objectifs que celle que vous envoyez à vos clients. C’est un outil de communication digitale efficace pour partager des informations à l’ensemble de vos collaborateurs. Mais la newsletter peut aussi se transformer en rituel, offrant un aperçu régulier (hebdomadaire ou mensuel) de l’actualité de votre organisation

Envoyée sous forme d’email, cette lettre d’information est un excellent moyen de renforcer le sentiment d’appartenance de vos équipes en leur transmettant les faits marquants des différents services. Vous pouvez approfondir les sujets évoqués dans votre newsletter interne, vous pouvez renvoyer vers des articles de blog ou de journal interne plus approfondis. 

Les différents usages de cet outil de communication interne : 

  • Partager les évènements à venir ;
  • Promouvoir un projet/une initiative en cours ;
  • Mettre la lumière sur vos collaborateurs (via des portraits ou interviews) ; 
  • Annonce l’arrivée d’une nouvelle recrue. 

Ses avantages : 

  • Une communication collective et simplifiée ; 
  • Un format ludique qui permet de mêler texte, image et vidéo ;
  • Un rendez-vous régulier avec l’ensemble de vos collaborateurs. 

Vers quel outil se tourner : Brevo, Mailchimp, Hubspot

2. La messagerie instantanée interne

Pour des échanges informels simplifiés, la messagerie instantanée est l’outil de communication interne idéal. Tout l’intérêt de ce type de solution est de faciliter les échanges interpersonnels, tout en adoptant un format asynchrone, moins intrusif que le téléphone. 

Votre messagerie instantanée permettra de partager l’information “à chaud” aux personnes concernées. Les canaux de communication peuvent en effet être individuels ou collectifs, pour faciliter la collaboration au sein d’un département ou d’une équipe multidisciplinaire engagée sur un même projet. 

Les différents usages de cet outil de communication interne : 

  • Faciliter la communication interpersonnelle et informelle ;
  • Créer des “salons” sur une thématique ou un projet spécifique ;
  • Regrouper sur une seule et même plateforme la messagerie, la visio, le partage de document et même une suite bureautique. 

Ses avantages : 

  • Envoyer rapidement des messages aux bons destinataires ; 
  • Faciliter une communication plus légère (avec des émojis, etc.) ;
  • Permettre des échanges réguliers en asynchrone pour les équipes à distance. 

Vers quel outil se tourner : Slack, 3CX, Fleep

3. La visioconférence

Un outil de visioconférence (ou web conférence) est également indispensable pour faciliter la communication entre ses employés. Ce logiciel vous permettra de réaliser des réunions vidéo à distance, et donc de pouvoir maintenir les rencontres en face à face avec vos employés en télétravail, en déplacement ou vos équipes internationales. 

Un bon outil de visioconférence ne se limite néanmoins pas aux appels en visio. Il vous permettra également d’ajouter facilement de nouveaux participants, d’envoyer des documents, de partager votre écran, etc. Il se doit également d’offrir une qualité sonore et vidéo HD et de protéger de manière rigoureuse vos échanges. 

Les différents usages de cet outil de communication interne : organiser des réunions, webinaires, activités de teambuilding et même des entretiens d’embauche à distance. 

Ses avantages : 

  • Maintenir une communication incarnée même à distance ;
  • Organiser facilement des webinaires virtuels ;
  • Réduire les déplacements pour les entreprises multisites. 

Vers quel outil se tourner : Brevo, Microsoft Teams, Zoom.

4. L’intranet 

L’intranet est le réseau informatique que vous déployez au sein de votre entreprise. Son principal usage consiste à permettre à vos employés d’échanger plus facilement des informations sensibles dans un environnement sécurisé. 

Relativement coûteux à mettre en place, il est généralement adopté par les entreprises de taille moyenne à grande. C’est aussi un outil de communication interne indispensable pour les groupes internationaux et les équipes multisites. Pour y accéder, chaque employé devra disposer d’un profil utilisateur. Pour se connecter à distance, l’utilisation d’un VPN peut aussi être obligatoire. 

Les différents usages de cet outil de communication interne : 

  • Faciliter la collaboration en intégrant d’autres outils de communication interne comme la visio, le partage de document, la messagerie, etc.
  • Servir de réseau social, via un annuaire enrichi, le partage des actualités de l’entreprise, etc.
  • Gérer l’information, notamment via des fonctionnalités de partage et stockage des documents, FAQ, Wiki, tutoriels d’onboarding, etc.

Ses avantages : 

  • Offrir un outil de communication interne tout en 1 ; 
  • Restreindre l’accès et protéger des informations sensibles ; 
  • Personnaliser son outil en créant un parcours utilisateur et en proposant des intégrations sur mesure. 

Vers quel outil se tourner : Talkspirit, Workplace, Viva Engage (anciennement Yammer).

5. La téléphonie d’entreprise

La téléphonie VoIP est un autre outil de communication interne indispensable pour vos équipes. Elle permet de garder le contact téléphonique, même lorsque vos équipes travaillent depuis chez elles ou à distance. Son principal avantage reste sa flexibilité, puisque grâce à la VoiP, vous pourrez passer des appels en interne ou vers l’extérieur sur tout type d’appareils (ordinateur, tablette, smartphone). 

Les différents usages de cet outil de communication interne : les mêmes que pour une ligne téléphonique classique. A la différence près que les logiciels de VoIP offrent beaucoup plus de fonctionnalités. 

Ses avantages : 

  • La flexibilité et le prix, notamment si on compare la VoiP la téléphonie classique ; 
  • Des fonctionnalités complémentaires (enregistrement des appels, suivi des KPI) ; 
  • La facilité d’installation. 

Vers quel outil se tourner : Brevo Phone, AirCall, RingCentral

6. L’outil collaboratif

L’outil collaboratif est un must pour faciliter le travail en équipe, et surtout décloisonner vos différents services. Il permet à plusieurs personnes de travailler simultanément sur le même projet, notamment en modifiant des documents, en partageant des liens de téléchargement ou encore en centralisant en un seul et même endroit les données pertinentes. 

Les différents usages de cet outil de communication interne : 

  • Faire circuler l’information en temps réel au sein de l’entreprise ;
  • Être plus efficace dans la réalisation d’un projet ;
  • Centraliser les messages et commentaires sur une seule et même plateforme. 

Ses avantages : l’outil collaboratif permet, comme son nom l’indique, de faciliter la collaboration. Il est hautement personnalisable, envoie des notifications à tous les collaborateurs et simplifie la gestion des droits d’accès. 

Vers quel outil se tourner : Google Workspace (dans lequel on retrouve Google Drive), Notion, Trello

7. L’outil de sondage interne / la boîte à idées

Créer des sondages en interne est un excellent moyen de collecter les feedbacks de vos collaborateurs. C’est aussi un bon outil pour les impliquer dans la gestion de projet ou d’un événement, et donc pour renforcer leur appartenance à la culture d’entreprise. 

Les différents usages de cet outil de communication interne : 

  • Demander l’avis de ses employés avant de lancer un nouveau projet ou d’organiser un évènement ;
  • Collecter des feedbacks pour améliorer ses futures initiatives ; 
  • Faire remonter des problématiques communes de façon anonyme. 

Ses avantages : 

  • Faciliter la prise de parole, en particulier sur des sujets délicats ;
  • Valorise les inputs de l’ensemble de ses collaborateurs.

Vers quels outils de sondage se tourner : Google Form, Typeform, SurveyMonkey.

8. Le réseau social d’entreprise (RSE)

Les réseaux sociaux d’entreprise sont, comme les médias sociaux que nous utilisons à titre personnel, des espaces d’échange dédiés aux entreprises. Ils facilitent une bonne communication interne, plus conviviale et ludique et encouragent vos collaborateurs à créer des liens plus intimes avec leurs collègues. 

Les différents usages de cet outil de communication interne : 

  • Publier des photos, billets d’humeur, etc.
  • Commenter les publications de ses collègues ; 
  • Chatter via le module de messagerie instantanée ;
  • Rechercher un collègue ou une thématique spécifique. 

Ses avantages : 

  • Favoriser une communication plus informelle et personnelle et enrichir la vie de l’entreprise ;
  • Interagir de manière ludique avec ses collègues (via les mentions j’aime, les commentaires, etc.) ;
  • Faciliter le travail collaboratif et l’émulation de nouvelles idées. 

Vers quel outil se tourner : Talkspirit, Jamespot, Jive

9. L’onboarding en ligne

Un autre outil de communication interne qui peut se révéler indispensable pour vos Ressources Humaines est le logiciel d’onboarding digital. Ce dernier facilite en effet la présentation de votre entreprise et de ses processus à chaque nouvelle recrue. C’est donc un bon moyen d’accélérer sa prise de poste et de vous assurer que les talents s’intègrent bien au sein de votre organisation

Les différents usages de cet outil de communication interne : simplifier l’intégration de nouveaux employés en centralisant toutes les informations dont ils peuvent avoir besoin pour prendre leurs fonctions. 

Ses avantages : 

  • Améliorer l’intégration, et donc la fidélisation des nouveaux talents ; 
  • Donner une bonne image de l’entreprise et renforcer la marque employeur ; 
  • Encourager dès la prise de poste le sentiment d’appartenance à l’entreprise. 

Vers quel outil se tourner : Asana, Monday, Gusto.

10. L’affichage en interne 

On termine ce top 10 des meilleurs outils de communication interne en entreprise avec une solution low tech : l’affichage interne. Il s’agit en effet d’un moyen efficace de mettre en avant les informations importantes. D’autant plus que certains affichages, en fonction de la taille de l’entreprise, sont obligatoires sur le lieu de travail (inspection et médecine du travail, par exemple). 

Les différents usages de cet outil de communication interne : partager des informations importantes dans les lieux fréquentés ou de passage (hall d’entrée, machine à café, etc). 

Ses avantages : 

  • Permet d’attirer facilement l’attention sur des actions de communication internes ;  
  • Transmet efficacement l’information ; 
  • Ne nécessite que peu d’investissement/équipement. 

Vers quel outil se tourner : Canva, Gimp, Fotor

Vous avez désormais tous les bons outils de communication interne à votre disposition pour faciliter les échanges au sein de vos équipes. Pour choisir les logiciels les plus adaptés à votre organisation, tenez compte des besoins et des habitudes de vos employés. Après tout, ce sont eux qui vont les utiliser !

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