avril 15, 2024

Mail de prise de rendez-vous : 6 exemples pour vous inspirer

Temps de lecture : environ 14 min
Mail de prise de rendez-vous

Écrire un email de prise de rendez-vous peut vous sembler être quelque chose d’anodin. Et pourtant, il y a certaines règles à respecter, comme pour n’importe quel courriel professionnel. 

Que vous organisiez une réunion avec un prospect ou un partenaire, confirmiez les détails de votre rendez-vous ou même assuriez le suivi de votre rencontre, l’email est de loin le canal le plus pratique pour communiquer

Mais pour que vos échanges restent professionnels, fluides et efficaces, il est préférable de suivre un format standard. Vous éviterez ainsi de faire des erreurs d’inattention, mais vous gagnerez surtout beaucoup de temps. 

Pour vous faciliter la tâche, nous vous guidons dans les règles à suivre pour ce format et nous vous partageons 6 exemples concrets de mail de prise de rendez-vous. 

🤔 Un mail de demande de rendez-vous professionnel, à quoi ça sert ?

Un mail de demande de rendez-vous professionnel est un outil essentiel pour établir une connexion initiale avec un client potentiel. Dans le monde des affaires, où le temps est précieux et les interactions sont souvent brèves, ce type de mail permet de susciter l’intérêt et de poser les bases d’une future collaboration. Il est donc crucial de structurer ce mail de manière efficace pour maximiser ses chances de succès.

La première phrase du mail joue un rôle déterminant. Elle doit capter l’attention du destinataire et lui donner envie de lire la suite. Par exemple, mentionner une réalisation récente ou un intérêt commun peut immédiatement établir une connexion personnelle. Ensuite, le corps du message doit clairement expliquer l’objet de la demande. Il est important de préciser pourquoi vous souhaitez rencontrer cette personne en particulier et comment cette rencontre pourrait être bénéfique pour elle.

Un bon mail de demande de rendez-vous doit également démontrer une compréhension du secteur d’activité du client potentiel. En montrant que vous connaissez bien son domaine, vous prouvez que votre demande est réfléchie et pertinente. Cela peut également aider à instaurer un climat de confiance dès le départ.

Pour attirer des nouveaux clients, il est crucial de personnaliser chaque mail. Mentionner des détails spécifiques sur l’entreprise du destinataire ou sur ses besoins actuels montre que vous avez fait vos devoirs et que vous n’envoyez pas un message générique. Enfin, il est toujours bon de proposer plusieurs créneaux horaires pour le rendez-vous, afin de montrer votre flexibilité et de faciliter l’organisation de la rencontre.

En résumé, un mail de demande de rendez-vous professionnel sert à initier un contact stratégique avec un client potentiel, à démontrer une compréhension approfondie de son secteur d’activité, et à ouvrir la voie à de nouvelles opportunités d’affaires. La personnalisation, la clarté et la pertinence sont les clés pour rédiger un message efficace et engageant.

🔎 Comment rédiger un mail de prise de rendez-vous ? 

Vous pouvez envoyer un email de prise de rendez-vous pour :

  • demander un rendez-vous
  • confirmer les détails de la rencontre  
  • retarder un rendez-vous
  • assurer le suivi d’un rendez-vous
  • annuler une rencontre 
  • reporter un rendez-vous

Le contenu de votre email de prise de rendez-vous sera bien sûr unique. C’est d’ailleurs la première règle à suivre lorsque vous rédigez ce type d’email. Si vous voulez qu’il soit efficace, et surtout pour rester professionnel, il est important de tenir compte de la personne à laquelle vous vous adressez et des circonstances particulières de votre rencontre. 

En plus de faire particulièrement attention à votre orthographe et à votre syntaxe, utilisez une adresse email à votre nom (et non pas un email générique de type [email protected]). Apportez le plus de détails (pertinents) possibles sur votre interlocuteur pour lui montrer que vous avez fait vos recherches et que votre collaboration est particulièrement importante à vos yeux. 

Au-delà de la personnalisation de votre email, pensez également à : 

➡️ Ecrire un objet de mail de prise de rendez-vous percutant 

C’est l’accroche de votre email et ce qui va déterminer son ouverture. Un simple coup d’œil à la ligne d’objet doit permettre à votre correspondant de comprendre clairement quel est le contenu de votre mail de prise de rendez-vous.

➡️ Inclure les formules de politesse 

Commencez toujours votre email de prise de rendez-vous par une formule de politesse appropriée selon le titre de votre interlocuteur et la relation que vous entretenez avec lui. 

Prenez également le temps de vous présenter (si cela est nécessaire, comme pour un cold mail, par exemple). Cela permettra d’instaurer un climat de confiance et peut aider à convaincre la personne de répondre à votre email et d’accepter le rendez-vous. 

➡️ Expliquer l’objectif de votre rencontre 

Le corps du texte de votre mail de prise de rendez-vous doit être relativement court (15 lignes maximum et 5 à 6 phrases maximum). Vous devez donc être le plus succinct possible et aller droit au but. On conseille généralement de suivre le modèle de la pyramide inversée. C’est à dire de commencer par l’essentiel (l’objet de votre rencontre), puis d’aborder les détails (le lieu de la rencontre, la date, etc.) 

Soyez flexible sur la date et le lieu de votre rencontre. À moins que votre email ne soit un message de suivi ou un rappel, ne fixez pas vous-même le jour et l’heure de votre rencontre de manière unilatérale. Proposez plutôt une fenêtre à l’intérieur de laquelle votre destinataire pourra suggérer une date qui l’arrange, en fonction de son emploi du temps. 

➡️ Demander une réponse ou une confirmation

Pour être sûr d’obtenir une réponse à votre mail de prospection, vous devez écrire clairement ce que vous attendez de votre destinataire. Votre objectif étant de prendre un rendez-vous, vous pouvez inclure un appel à l’action à la fin de votre mail. Il peut prendre la forme d’un bouton vers un logiciel de prise de rendez-vous en ligne, par exemple. 

Vous pouvez également demander une confirmation à votre interlocuteur. Vous serez ainsi sûr qu’il a bien reçu et lu votre email. 

➡️ Envoyer un rappel 

Augmentez les chances que votre destinataire se présente au rendez-vous en lui envoyant un rappel (ou en configurant un rappel automatique) la veille de votre rencontre. 

Bien sûr, les règles classiques qui s’appliquent pour un email professionnel traditionnel valent aussi pour un mail de prise de rendez-vous. Évitez par exemple d’utiliser la ponctuation (comme les points d’exclamation) avec trop de liberté. Les figures de styles ou les émoticônes peuvent aussi être de trop, en particulier si vous rencontrez la personne pour la première fois ou qu’il s’agit d’un rendez-vous stratégique important. 

Pour finir, n’oubliez pas de bien vérifier l’adresse du destinataire et de vous relire attentivement avant d’appuyer sur le bouton “envoyer”. 

🧐 Mail de prise de rendez-vous, des exemples pour différents cas de figure.

Rédiger un email de demande de rendez-vous, c’est trouver le bon équilibre entre le respect du format auquel s’attend son destinataire et la personnalisation nécessaire pour créer une relation de confiance. 

Pour vous aider dans cette tâche, nous vous partageons ci-dessous des bonnes pratiques ainsi que 6 exemples de mail de prise de rendez-vous en fonction de la situation dans laquelle vous vous trouvez. Il ne vous restera plus qu’à réutiliser ces templates dans votre outil d’email marketing en ajoutant les détails spécifiques à votre interlocuteur et à la nature de votre rencontre. 

Mais quel que soit l’objet de votre mail de prise de rendez-vous, il se décomposera toujours en 3 parties distinctes : 

  • L’objet du mail pour attirer l’attention du destinataire et l’inciter à ouvrir votre message ;
  • Le corps du texte, dans lequel vous vous présentez et expliquez la nature de votre demande de prise de rendez-vous ; 
  • Le call to action pour organiser concrètement votre rencontre, choisir ou confirmer sa date et son lieu. 

Maintenant que nous avons posé les bases, passons à la pratique avec nos modèles d’emails de prise de rendez-vous. 

1. Email à la suite d’un événement professionnel

Le premier cas de figure pour lequel vous pouvez écrire un mail de prise de rendez-vous est le suivant : vous avez rencontré un potentiel partenaire lors d’un salon BtoB ou d’une conférence. Vous êtes intéressé par une collaboration et vous aimeriez donc pouvoir le rencontrer pour évoquer un éventuel partenariat. 

Votre mail doit donc poser le contexte de votre rencontre, valoriser votre interlocuteur pour le convaincre d’accepter un rendez-vous et proposer les termes d’une rencontre. 

Exemple :

Bonjour Madame/Monsieur [nom du destinataire],

Je me permets de vous contacter, car j’ai été impressionné par votre intervention lors de la conférence [nom de la conférence] qui s’est tenue le [date] à [lieu]. 

J’ai été particulièrement intéressé par la présentation de votre projet et j’aimerais échanger avec vous au sujet d’un possible partenariat avec [nom de l’entreprise] pour [présentation rapide de la collaboration et de ses avantages pour les deux parties]. 

Seriez-vous disponible pour un rendez-vous afin de pouvoir échanger avec vous d’une éventuelle collaboration entre nos deux organisations ?

Je suis actuellement disponible aux dates suivantes :

[ajoutez des suggestions de date et créneau horaire parmi lesquelles votre interlocuteur pourra choisir]

Est-ce que l’une de ces dates vous convient ?

Si c’est le cas, veuillez confirmer la date et l’heure de notre rendez-vous, et je l’ajouterai à mon calendrier.

Dans l’attente de vos retours et d’une future rencontre ,

[Votre nom]

2. Email à la suite d’un entretien téléphonique

Vous avez déjà échangé avec le destinataire de ce mail de demande de rendez-vous au téléphone. Il s’agit d’un prospect, mais lors de vos premiers échanges, il hésitait encore à poursuivre vos échanges et à vous rencontrer. 

Vous allez lui écrire un publipostage (via Gmail ou Outlook) pour lui envoyer plus d’informations (pour présenter votre entreprise ou votre produit) et le convaincre de poursuivre vos échanges de manière plus formelle (en physique, par téléphone ou visioconférence). 

Exemple :

Bonjour Madame/Monsieur [nom du destinataire],

Je vous recontacte comme convenu suite à notre entretien téléphonique. Vous trouverez joint à ce mail la documentation présentant notre entreprise et les offres pouvant correspondre à vos besoins. 

Je vous laisse en prendre connaissance et vous propose de me recontacter afin d’échanger plus longuement sur la manière dont [nom de l’entreprise] pourrait vous accompagner dans vos problématiques. 

Voici un lien vers mon agenda [lien]. N’hésitez pas à fixer un rendez-vous en fonction de vos disponibilités. Vous pouvez également me joindre par téléphone au [numéro de téléphone] afin de discuter plus en détail de votre projet et répondre à vos questions.

Bien à vous, 

[Votre nom]

3. Email à la suite d’une interaction sur les réseaux sociaux

Le profil LinkedIn d’un potentiel partenaire ou prestataire de service vous a tapé dans l’œil sur les réseaux sociaux. Après de premières interactions (un suivi sur LinkedIn, des commentaires sur ses publications), vous souhaitez passer à la vitesse supérieure en envoyant un email de prospection afin de rencontrer la personne et débuter une collaboration. 

Exemple :

Bonjour Madame/Monsieur [nom du destinataire],

Je me permets de vous contacter, car j’ai trouvé votre profil sur [réseau social] particulièrement intéressant. 

Après avoir pris connaissance de votre organisation et de ses activités,  je pense que nos deux entreprises pourraient s’apporter mutuellement pour [problématique commune, intérêt de la collaboration]

Seriez-vous disponible pour un rendez-vous afin de pouvoir échanger avec vous d’une éventuelle collaboration ?

Je suis actuellement disponible aux dates suivantes :

[ajoutez des suggestions de date parmi lesquelles votre interlocuteur pourra choisir]

Est-ce que l’une de ces dates vous convient ?

Si c’est le cas, veuillez confirmer la date et l’heure de notre rendez-vous, et je l’ajouterai à mon calendrier.

Dans l’attente de vos retours et d’une future rencontre,

[Votre nom]

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4. « Cold » email – mail de prise de contact initiale 

C’est certainement l’exemple de mail de prise de rendez-vous le plus complexe. 

En effet, dans ce cas précis, vous n’avez jamais échangé (en physique ou en ligne) avec son destinataire. Après une veille de prospection commerciale, le profil de votre interlocuteur (ou plus certainement de son entreprise) a attiré votre attention et vous aimeriez échanger avec lui d’un éventuel partenariat ou pour lui proposer votre produit/service. 

L’idée est donc de commencer par complimenter votre destinataire, puis de soulever la problématique et lui apporter une solution en proposant une rencontre. 

Exemple :

Bonjour Madame/Monsieur [nom du destinataire],

Je me permets de vous contacter après m’être rendu sur votre site. L’activité de votre entreprise m’a en effet semblé très intéressante et présenter de nombreuses synergies avec celle de [nom de votre entreprise]. 

Je pense que nos prestations pourraient vous intéresser afin de vous accompagner dans vos problématiques. [Précisez comment les services que vous offrez peuvent intéresser le destinataire, et quels sont les 2, 3 avantages principaux qu’il pourrait en tirer] .

Si cela vous intéresse, je peux vous proposer un rendez-vous [suggérez des dates] pour vous expliquer nos différentes offres plus en détail.

Voici un lien vers mon agenda [lien]. N’hésitez pas à fixer un rendez-vous en fonction de vos disponibilités. Vous pouvez également me joindre par téléphone au [numéro] afin de discuter plus en détail de nos services et répondre à vos questions.

Cordialement, 

[Votre nom]

5. Email de suivi

Si vous voulez limiter au maximum les risques que votre interlocuteur oublie votre rdv, la meilleure chose à faire est de lui envoyer un email de suivi. 

Exemple :

Bonjour [nom du destinataire],

Je vous contacte pour vous rappeler notre rendez-vous du [date et heure].

J’ai joint toutes les informations dont vous pouvez avoir besoin avant notre rencontre dans ce mail.  

Veuillez confirmer votre participation. Vous pouvez également me contacter au [numéro] si besoin.  

Cordialement, 

[Votre nom]

6. Mail de relance après un plus long silence

Ce mail de prise de rendez-vous est certainement le plus délicat. Vous avez en effet proposé un rdv à un prospect, mais ce dernier ne vous a pas répondu. Après un long silence, vous le recontactez donc pour essayer d’obtenir cette rencontre. Tout l’enjeu est de le relancer de manière subtile, et d’apporter une valeur ajoutée (mise à jour) à votre premier message. 

Bonjour [nom du destinataire],

Je me permets de vous recontacter suite à mon précédent mail [rappelez brièvement l’objet du courriel]. 

Nous restons très intéressés par une collaboration avec vous, raison pour laquelle je tenais à vous proposer à nouveau de nous rencontrer pour échanger à ce sujet. 

J’ai joint toutes les informations dont vous pouvez avoir besoin concernant notre organisation et nos services dans ce mail.  

Auriez-vous des disponibilités pour organiser une rencontre dans les prochains jours ?

Dans l’attente de votre réponse, je reste à disposition pour échanger à ce sujet et répondre à vos interrogations.

Bien à vous, 

[Votre nom]

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