Ganz gleich ob Klein- oder Großunternehmen – Kontaktformulare sind heutzutage ein wichtiger Bestandteil jeder Business Website. Kein Wunder. Kontaktformulare verbessern erheblich die Besucher:innenerfahrung auf Ihrer Website und die Serviceleistungen in Ihrem Unternehmen.
Da Sie hierbei sogenannte personenbezogene Daten wie Namen und E-Mail-Adresse erheben, gibt es jedoch ein Thema, mit dem Sie sich beim Erstellen Ihres Kontaktformulars wohl oder ĂĽbel auseinandersetzen mĂĽssen: dem Datenschutz.
Seit dem 25. Mai 2018 gilt in der gesamten Europäischen Union die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). 88 Seiten. 99 Artikel. Puh.
Aber keine Sorge, wir haben fĂĽr Sie in diesem Artikel die wichtigsten Punkte zur DSGVO zusammengefasst und verraten Ihnen, was Sie beim Erstellen Ihres Kontaktformulars in Sachen Datenschutz beachten mĂĽssen.
Inhaltsverzeichnis
đź’ˇ Alles, was Sie zur DSGVO wissen mĂĽssen
First things first: Bevor wir Ihnen erklären, was es beim Kontaktformular datenschutzrechtlich zu beachten gilt, lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die wichtigsten Fragen bezüglich der DSGVO werfen.
Warum gibt es die DSGVO?
Die EinfĂĽhrung der DSGVO verfolgt mehrere Ziele:
- Europaweite Vereinheitlichung der Rechtsgrundlage im Bereich Datenschutz
- Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten von Personen
- mehr Kontrolle fĂĽr BĂĽrger:innen ĂĽber die Verwendung ihrer Daten
- Unternehmen sollen sich der Verantwortung in Bezug auf Datenverarbeitung bewusst werden
FĂĽr wen gilt die DSGVO?
Die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürger:innen erheben und verarbeiten, ganz gleich in welchem Land das Unternehmen oder die Person ansässig ist.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Unternehmen im B2B- oder B2C-Bereich tätig ist.
Was genau sind personenbezogene Daten?
Wie bereits gesagt geht bei der DSGVO vor allem um den Schutz “personenbezogener Daten”?
Aber was genau bedeutet das? Laut Artikel 4 Nr. 1 der DSGVO sind das “alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen”.
Personenbezogene Daten sind demnach zum Beispiel:
- Name
- Personenbezogene E-Mail-Adresse (z.B. [email protected], nicht aber generische E-Mail-Adressen wie [email protected])
- IP-Adresse
- IBAN
- Krankenversicherungsnummer
- Biometrische Daten
- Pseudonyme
Nicht betroffen sind also:
- Unternehmensdaten
- allgemeine Beschreibungen (z.B. Frau mit blonden Haaren)
- Personenmehrheiten
Wenn Sie noch mehr zum Thema Datenschutz im E-Mail Marketing erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen den kostenlosen E-Mail-Marketing-Kurs unserer Brevo (ex Sendinblue) Academy.
âś… DSGVO-Checkliste fĂĽr Ihr Kontaktformular
Kontaktformulare bringen sowohl auf Nutzer:innen- als auch auf Unternehmensseite jede Menge Vorteile mit sich:
- Kontakformulare ermöglichen Ihren Website-Besucher:innen, schnell und einfach zu jedem Zeitpunkt und von überall auf der Welt mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und eine Nachricht zu schicken.
- Kontaktformulare sind ein effektiver Weg für Sie, um neue Kund:innen zu gewinnen. Denn: Je mehr Personen Kontakt mit Ihnen aufnehmen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass aus Ihren Besucher:innen nicht nur qualifizierte Leads, sondern auch neue Kund:innen werden.
- Anfragen können direkt an die richtige Ansprechperson in Ihrem Unternehmen zugeteilt werden, indem Sie Nutzer:innen im Kontaktformular eine bestimmte Vorauswahl treffen lassen (z.B. Presse, Support, etc.). Damit verringern Sie lästige Wartezeiten und Weiterleitungen und steigern somit die Effizienz Ihres Teams.
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Aber wie bereits gesagt: Beim Kontaktformular fĂĽhrt kein Weg am Datenschutz vorbei.
Denn ĂĽber das Formular werden personenbezogene Daten erhoben. Und diese Daten lassen die eindeutige Identifikation einer bestimmten Person zu und unterliegen daher einem besonderen Schutz.
Um also teure Abmahnungen oder – noch schlimmer – Bußgelder zu vermeiden, sollten Sie unbedingt auf Nummer sicher gehen und darauf achten, dass Ihr Kontaktformular DSGVO-konform gestaltet ist.
Wie genau Sie das anstellen?
Mit unseren folgenden 3 Tipps sind Sie datenschutzrechtlich definitiv auf der sicheren Seite.
Ăśbrigens: Mit einem professionellen Online Form Tool wie JotForm oder Typeform ist das Erstellen von Kontaktformularen und weiteren Online-Formularen nicht nur kinderleicht, sondern auch datenschutzkonform.
Datensparksamkeit
Auch wenn Sie natürlich gerne so viele Daten wie möglich von Ihren Nutzer:innen sammeln würden, lautet das Motto beim Kontaktformular erstellen: so wenig wie nötig.
Denn die Datensparsamkeit spielt im Rahmen der DSGVO eine große Rolle. Eine Datenverarbeitung muss immer dem Zweck angemessen und sachlich relevant sowie auf das notwendige Maß beschränkt sein.
Abgefragt werden dürfen somit nur diejenigen Daten, die für den tatsächlichen Verarbeitungszweck auch wirklich notwendig sind.
Bei einem Kontaktformular ist dies der Name und die E-Mail-Adresse. FĂĽr eine Bestellung in einem Onlineshop hingegen ist beispielsweise die Lieferadresse notwendig, aber eine Telefonnummer wiederum nicht.
Wenn Sie weitere Angaben wie den Geburtstag oder die Handynummer erheben möchten, können Sie diese Felder von Ihren Website:Besucherinnen freiwillig ausfüllen lassen.
Aus Datenschutzgründen müssen Sie diejenigen Felder, die Sie im Sinne der Datensparsamkeit tatsächlich benötigen, ganz klar mit einem Sternchen (*) als Pflichtfelder kennzeichnen, damit die übrigen Felder nicht irrtümlich als verpflichtend angesehen werden.
Nutzer:innen können somit selbst entscheiden, ob sie weitere Daten über sich preisgeben möchten oder nicht.
Zweckbindung
Neben der Datensparksamkeit gilt im Rahmen der DSGVO auch das Gebot der Zweckbindung.
Personenbezogene Daten dürfen somit nur für den Zweck verarbeitet werden, für den sie erhoben wurden – im Falle eines Kontaktformulars also ausschließlich für die erste Kontaktaufnahme und die Anfrage Ihrer Nutzer:innen.
Das bedeutet: Nach Erlöschung des Zwecks sind Sie als Unternehmen dazu verpflichtet, die Daten wieder zu löschen und nicht mehr für andere Zwecke (z.B. zu Werbezwecken) weiterzuverwenden.
Transparenz
Gestalten Sie Ihr Kontaktformular außerdem so transparent wie möglich.
Im Sinne des Tranzparenz-Gebots ist es notwendig, dass Ihr Kontaktformular einen Link zur Datenschutzerklärung enthält (z.B. über eine separate Checkbox).
Sie mĂĽssen Ihren Nutzer:innen offenlegen, ob Sie ihre Daten an jemand anderen weitergeben, wo und wie lange Sie die Daten speichern und wie genau sie verarbeitet werden.
Achten Sie hierbei darauf, dass der Datenschutz-Hinweis für Ihre Website-Nutzer:innen leicht zugänglich ist und neben der allgemeinen Erklärung ausdrücklich die Zweckbindung für die einzelnen Angaben enthält.
🤓 Fazit: Ohne Datenschutz kein Kontaktformular
Wir hoffen, dass Sie mithilfe unseres Artikels nun wissen, wir Sie Ihr Kontaktformular DSGVO-konform gestalten und das Potenzial Ihrer Website voll ausschöpfen können.
Wie gesagt: Kontaktformulare sind eine tolle Chance, um mit Ihren Besucher:innen in Austausch zu kommen und letztlich mehr Leads und potenzielle Kund:innen zu gewinnen.
Aber: Ohne Datenschutz kein Kontaktformular. Mit Inkrafttreten der neuen Bestimmungen sind die rechtlichen Anforderungen und Konsequenzen fĂĽr Unternehmen erheblich gestiegen, weshalb kein Weg an der DSGVO vorbeifĂĽhrt.
Bedenken Sie zudem, dass die DSGVO nicht nur fĂĽr Ihr Kontaktformular, sondern auch fĂĽr alle anderen Online-Formulare gilt. Erfahren Sie in unserem ausfĂĽhrlichen Artikel, wie Sie Schritt fĂĽr Schritt DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldeformulare erstellen.
Sind Sie noch auf der Suche nach dem passenden Tool zum Erstellen Ihrer Online-Formulare? Dann werfen Sie einen Blick in unseren Vergleich der 5 beliebtesten Online Form Builder.
