Ganz gleich ob Klein- oder Großunternehmen – Kontaktformulare sind heutzutage ein wichtiger Bestandteil jeder Business Website. Kein Wunder. Kontaktformulare verbessern erheblich die Besuchererfahrung auf deiner Website und die Serviceleistungen in deinem Unternehmen.
Da du hierbei personenbezogene Daten wie Namen und E-Mail-Adresse erhebst, gibt es jedoch ein Thema, mit dem du dich beim Erstellen deines Kontaktformulars wohl oder übel auseinandersetzen musst: dem Datenschutz.
Seit dem 25. Mai 2018 gilt in der gesamten Europäischen Union die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). 88 Seiten. 99 Artikel. Puh.
Aber keine Sorge, wir haben für dich in diesem Artikel die wichtigsten Punkte zur DSGVO zusammengefasst und verraten dir, was du beim Erstellen deines Kontaktformulars in Sachen Datenschutz beachten musst.
Inhaltsverzeichnis
Alles, was du zur DSGVO wissen musst
First things first: Bevor wir dir erklären, was es beim Kontaktformular datenschutzrechtlich zu beachten gilt, lassen wir uns zunächst einen Blick auf die wichtigsten Fragen bezüglich der DSGVO werfen.
Warum gibt es die DSGVO?
Die Einführung der DSGVO verfolgt mehrere Ziele:
- Europaweite Vereinheitlichung der Rechtsgrundlage im Bereich Datenschutz
- Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten von Personen
- mehr Kontrolle für Bürger:innen über die Verwendung ihrer Daten
- Unternehmen sollen sich der Verantwortung in Bezug auf Datenverarbeitung bewusst werden
Für wen gilt die DSGVO?
Die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürger:innen erheben und verarbeiten, ganz gleich in welchem Land das Unternehmen oder die Person ansässig ist.
Dabei spielt es keine Rolle, ob dein Unternehmen im B2B- oder B2C-Bereich tätig ist.
Was genau sind personenbezogene Daten?
Wie bereits gesagt geht bei der DSGVO vor allem um den Schutz „personenbezogener Daten”.
Aber was genau bedeutet das? Laut Artikel 4 Nr. 1 der DSGVO sind das „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen”.
Personenbezogene Daten sind demnach zum Beispiel:
- Name
- Personenbezogene E-Mail-Adresse (z.B. [email protected], nicht aber generische E-Mail-Adressen wie [email protected])
- IP-Adresse
- IBAN
- Krankenversicherungsnummer
- Biometrische Daten
- Pseudonyme
Nicht betroffen sind also:
- Unternehmensdaten
- allgemeine Beschreibungen (z.B. Frau mit blonden Haaren)
- Personenmehrheiten
Wenn du noch mehr zum Thema Datenschutz im E-Mail Marketing erfahren möchtest, empfehlen wir dir den kostenlosen E-Mail-Marketing-Kurs unserer Brevo Academy.
Was du bei der Wahl eines DSGVO-konformen Newsletter Tools beachten musst, erklären wir dir in unserem separaten Artikel.
DSGVO-Checkliste für dein Kontaktformular
Kontaktformulare bringen sowohl auf Nutzer- als auch auf Unternehmensseite jede Menge Vorteile mit sich:
- Kontaktformulare ermöglichen deinen Website-Besucher:innen, schnell und einfach zu jedem Zeitpunkt und von überall auf der Welt mit dir Kontakt aufzunehmen und eine Nachricht zu schicken.
- Kontaktformulare sind ein effektiver Weg für dich, um neue Kund:innen zu gewinnen. Denn: Je mehr Personen Kontakt mit dir aufnehmen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass aus deinen Besucher:innen nicht nur qualifizierte Leads, sondern auch neue Kund:innen werden.
- Anfragen können direkt an die richtige Ansprechperson in deinem Unternehmen zugeteilt werden, indem du Nutzer:innen im Kontaktformular eine bestimmte Vorauswahl treffen lässt (z.B. Presse, Support, etc.). Damit verringern sich lästige Wartezeiten und Weiterleitungen und steigerst somit die Effizienz deines Teams.
Aber wie bereits gesagt: Beim Kontaktformular führt kein Weg am Datenschutz vorbei.
Denn über das Formular werden personenbezogene Daten erhoben. Und diese Daten lassen die eindeutige Identifikation einer bestimmten Person zu und unterliegen daher einem besonderen Schutz.
Um also teure Abmahnungen oder – noch schlimmer – Bußgelder zu vermeiden, solltest du unbedingt auf Nummer sicher gehen und darauf achten, dass dein Kontaktformular DSGVO-konform gestaltet ist.
Wie genau du das anstellst?
Mit unseren folgenden 3 Tipps bist du datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite.
Übrigens: Mit einem professionellen Online Form Tool wie JotForm oder Typeform ist das Erstellen von Kontaktformularen und weiteren Online-Formularen nicht nur kinderleicht, sondern auch datenschutzkonform.
Datensparksamkeit
Auch wenn du natürlich gerne so viele Daten wie möglich von deinen Nutzer:innen sammeln würdest, lautet das Motto beim Kontaktformular erstellen: so wenig wie nötig.
Denn die Datensparsamkeit spielt im Rahmen der DSGVO eine große Rolle. Eine Datenverarbeitung muss immer dem Zweck angemessen und sachlich relevant sowie auf das notwendige Maß beschränkt sein.
Abgefragt werden dürfen somit nur diejenigen Daten, die für den tatsächlichen Verarbeitungszweck auch wirklich notwendig sind.
Bei einem Kontaktformular ist dies der Name und die E-Mail-Adresse. Für eine Bestellung in einem Onlineshop hingegen ist beispielsweise die Lieferadresse notwendig, aber eine Telefonnummer wiederum nicht.
Wenn du weitere Angaben wie den Geburtstag oder die Handynummer erheben möchtest, kannst du diese Felder von deinen Website-Besucher:innen freiwillig ausfüllen lassen.
Aus Datenschutzgründen musst du diejenigen Felder, die du im Sinne der Datensparsamkeit tatsächlich benötigst, ganz klar mit einem Sternchen (*) als Pflichtfelder kennzeichnen, damit die übrigen Felder nicht irrtümlich als verpflichtend angesehen werden.
Nutzer:innen können somit selbst entscheiden, ob sie weitere Daten über sich preisgeben möchten oder nicht.
Zweckbindung
Neben der Datensparksamkeit gilt im Rahmen der DSGVO auch das Gebot der Zweckbindung.
Personenbezogene Daten dürfen somit nur für den Zweck verarbeitet werden, für den sie erhoben wurden – im Falle eines Kontaktformulars also ausschließlich für die erste Kontaktaufnahme und die Anfrage deiner Nutzer:innen.
Das bedeutet: Nach Erlöschung des Zwecks bist du als Unternehmen dazu verpflichtet, die Daten wieder zu löschen und nicht mehr für andere Zwecke (z.B. zu Werbezwecken) weiterzuverwenden.
Transparenz
Gestalte dein Kontaktformular außerdem so transparent wie möglich.
Im Sinne des Tranzparenz-Gebots ist es notwendig, dass dein Kontaktformular einen Link zur Datenschutzerklärung enthält (z.B. über eine separate Checkbox).
Du musst deinen Nutzer:innen offenlegen, ob du ihre Daten an jemand anderen weitergibst, wo und wie lange du die Daten speicherst und wie genau sie verarbeitet werden.
Achte hierbei darauf, dass der Datenschutz-Hinweis für deine Website-Nutzer:innen leicht zugänglich ist und neben der allgemeinen Erklärung ausdrücklich die Zweckbindung für die einzelnen Angaben enthält.
Fazit: Ohne Datenschutz kein Kontaktformular
Wir hoffen, dass du nun weißt, wie du dein Kontaktformular DSGVO-konform gestalten und das Potenzial deiner Website voll ausschöpfen kannst.
Wie gesagt: Kontaktformulare sind eine tolle Chance, um mit deinen Besucher:innen in Austausch zu kommen und letztlich mehr potenzielle Kund:innen zu gewinnen.
Aber: Ohne Datenschutz kein Kontaktformular. Seit Inkrafttreten der DSGVO sind die rechtlichen Anforderungen und Konsequenzen für Unternehmen erheblich gestiegen.
Bedenke zudem, dass die DSGVO nicht nur für dein Kontaktformular, sondern auch für alle anderen Online-Formulare gilt. Erfahre in unserem ausführlichen Artikel, wie du Schritt für Schritt DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldeformulare erstellst.
Bist du noch auf der Suche nach dem passenden Tool zum Erstellen deiner Online-Formulare? Dann wirf einen Blick in unseren Vergleich der 5 beliebtesten Online Form Builder.
