Durant une journée de travail, vous pouvez être amené à traiter plusieurs dizaines de mails professionnels. Que vous deviez répondre à un client, annoncer le lancement d’un nouveau projet, relancer un prospect ou entrer en contact avec un potentiel partenaire, la façon dont vous communiquez par mail aura un énorme impact sur votre capacité à remplir vos objectifs.
En moyenne, 28 % de notre temps de travail est dédié à lire et répondre à des emails. Il est donc crucial d’avoir à votre disposition des exemples de mail professionnel adaptés à chaque situation que vous pouvez rencontrer. C’est non seulement un excellent moyen de gagner du temps, mais aussi d’éviter les erreurs d’inattention et les typos (qui peuvent vous coûter cher dans le monde professionnel).
Dans cet article, nous vous partageons des conseils pour rédiger des mails à la fois clairs et efficaces. Vous pourrez également utiliser nos exemples de mails professionnels gratuits pour simplifier votre communication.
Pourquoi soigner le contenu de ses mails professionnels ?
Le mail professionnel est bien souvent le principal canal de communication avec tous vos interlocuteurs. Qu’il s’agisse de vos collègues de travail, de la direction de votre entreprise, de ses principaux partenaires et clients, vous utiliserez généralement l’email pour leur transmettre des informations importantes, faciliter votre collaboration ou vous tenir informé de l’avancement d’un projet commun.
Être en mesure de rédiger des mails professionnels clairs et concis est une compétence indispensable pour démontrer votre sérieux et votre implication. Se tromper de destinataire, laisser passer une faute d’orthographe, oublier d’ajouter une pièce jointe ou ne pas utiliser le ton approprié peut avoir des conséquences plus ou moins fâcheuses pour votre carrière et votre entreprise.
Une récente étude menée par le Projet Voltaire montre ainsi que 77 % des employeurs considèrent que des lacunes en orthographe et en expression écrite peuvent avoir un impact significatif sur la productivité et l’efficacité de leurs collaborateurs (et ce toutes fonctions confondues).
De manière générale, une communication efficace par courrier électronique ne se limite pas à des mots sur un écran. C'est la pierre angulaire de la clarté, de l'efficacité et de la confiance lorsque vous interagissez avec des collègues ou des clients. Être clair et concis dans vos mails vous permettra de réduire les malentendus et de vous assurer d’être sur la même longueur d'onde avec vos interlocuteurs.
Comment est structuré un mail professionnel ?
Avant de vous partager des exemples de mails professionnels gratuits, il est important de garder en tête la structure classique de ce type de messages. En effet, même si les mails professionnels peuvent être plus ou moins formels, ils reprennent presque toujours les éléments suivants :
1. La ligne d’objet
L’objet d’un mail professionnel revêt une importance capitale puisqu’il s’agit essentiellement de la première chose que va voir son destinataire. Il doit donc être rédigé avec soin et indiquer clairement le sujet de votre message. L’enjeu est de ne pas faire perdre de temps à votre interlocuteur et de l’encourager à ouvrir votre email.
Pour ne pas vous tromper lorsque vous rédigez l’objet d’un email, pensez à :
- Vous limiter à 5 à 7 mots maximum (en évitant les mots de liaison par exemple) ;
- Choisir un objet de mail qui soit en lien direct avec le reste du message ;
- Vous fonder sur l’action que vous attendez du destinataire pour choisir un verbe ou une expression qui aille dans ce sens.
2. La formule de salutation
Tout mail professionnel commence par une formule de salutation. Vous devez saluer la personne en utilisant son nom, mais aussi la formule de politesse qui est la plus adaptée à son titre et à votre relation. Dans le doute, privilégiez la forme la plus respectueuse possible. Il est préférable de pécher par excès de formalisme (en utilisant le Mr. ou Mme) que l’inverse (en vous lançant dans un “Salut” ou “Hey” malvenus).
3. Le corps du mail professionnel
Lorsque vous rédigez le corps de votre message, vous devez garder en tête son objectif principal. Le contenu doit être simple et rapide à lire, afin que le destinataire comprenne facilement ce que vous attendez de lui. Évitez donc de surcharger votre mail professionnel avec des détails trop nombreux (et souvent inutiles) et restez concis.
Pour faciliter la compréhension de votre message, la forme est presque aussi importante que le fond. Il est donc conseillé de bien aérer votre texte, de diviser votre emails en paragraphes thématiques, voire à utiliser des bullet points pour présenter clairement vos idées.
Pensez également à choisir une police lisible afin que l’attention de votre lecteur soit entièrement concentrée sur le message en lui-même.
4. Le CTA (Call to Action)
Dans la grande majorité des cas, l’objet de votre mail professionnel sera de déclencher une action chez son destinataire. Vous devez donc particulièrement soigner le CTA qui a déjà été évoqué dans l’objet de l’email mais que vous allez rappeler en fin de message.
Plus votre CTA sera précis, plus vous aurez de chance que votre interlocuteur réalise l’action désirée. Par exemple, évitez les formules vagues comme :
“J’attends vos retours”
ou “Veuillez examiner le document ci-joint à ce mail”
Privilégiez plutôt les appels à l’action clairs tels que :
“Veuillez examiner le contrat et me faire vos retours avant le XX prochain”
ou “Pour vous inscrire à notre prochaine conférence, remplissez le formulaire [lien] avant la fin de la semaine”.
5. La conclusion et la signature d’email
Vous allez ensuite pouvoir conclure votre email professionnel avec une formule de politesse dont la formalité fera écho à celle que vous avez utilisé pour le saluer. Vous pouvez ainsi choisir entre les classiques "Sincèrement", "Bien à vous" ou encore "Meilleures salutations".
Pensez ensuite à inclure votre signature professionnelle, dans laquelle le destinataire retrouvera votre nom, votre titre et vos coordonnées (numéro de téléphone/adresse gmail, etc.).
✅ Comment rédiger un email professionnel : 5 conseils
Passons maintenant à la pratique et à la rédaction à proprement parler de votre mail professionnel. Voici 5 conseils pratiques à suivre, quel que soit le destinataire et le but de votre courriel.
1. Utiliser une adresse email professionnelle
Elle se composera généralement ainsi : votre nom (ou rôle dans l’organisation)@le nom de domaine de votre entreprise. C’est une condition sine qua none pour être facilement identifiable et pour donner une bonne première impression (professionnelle justement).
2. Se poser les bonnes questions avant d’envoyer un mail professionnel
Avant de commencer à écrire, réfléchissez à qui vous vous adressez et quel est l’objectif de votre correspondance. Demandez-vous également si l’envoi d’un email est approprié (ou s’il n’existe pas d’autres canaux de communication plus efficaces).
3. Écrire un message concis avec des directives (et des délais) clairs
Pour retenir l’attention de votre lecteur, vous devez faire preuve de clarté et de précision. Expliquez la raison de votre mail, ce que vous souhaitez que votre interlocuteur entreprenne et dans quels délais.
4. Relisez votre email
Faites preuve de professionnalisme et relisez consciencieusement votre mail avant de l’envoyer afin d’éviter toute erreur d'orthographe, de grammaire ou de syntaxe. Pensez également à le relire en vous mettant dans la peau de son destinataire afin d’identifier des éléments de contexte que vous auriez pu oublier.
Et si votre service d’emailing vous le permet, définissez un délai de deux minutes pour l’envoi de tous les emails sortants. Cela vous donnera un délai de temps tampon pour supprimer ou modifier un email si vous le souhaitez. Cette petite astuce peut vous sauver la mise lorsque vous appuyez accidentellement sur « envoyer » sur un brouillon d'email ou que vous l'envoyez au mauvais destinataire.
Vous pouvez même configurer l’heure d’envoi (pour vous assurer que votre courriel arrive au bon moment).
5. N'oubliez pas de faire un suivi
La plupart de vos interlocuteurs professionnels reçoivent plusieurs dizaines d'emails par jour. Il est donc possible qu’ils passent à côté du vôtre ou que, n’ayant pas le temps d’y répondre sur le moment, ils oublient de le faire. Pensez donc à relancer le destinataire si besoin avec un mail de suivi (amical et pas trop pressant).
5 exemples d’emails professionnels gratuits adaptés à chaque situation
Maintenant que l’on est mieux armé pour rédiger des emails, voici des exemples de mails professionnels gratuits, adaptés à différentes situations que vous pouvez rencontrer tout au long de votre carrière. Vous pourrez vous appuyer sur ces templates et les personnaliser en fonction des spécificités de son destinataire et de votre relation.
1. Pour entrer en contact
Que vous entriez en contact avec un prospect ou un éventuel partenaire (pour demander un rendez-vous, échanger des informations, présenter vos services), vous aurez besoin d’un modèle de mail professionnel efficace pour capter son attention et le faire évoluer au sein de votre pipeline commercial.
Objet : Merci de votre intérêt !
[Madame, / Monsieur, nom du destinataire]
Nous vous remercions pour votre message ainsi que pour l’intérêt que vous portez à [Nom de l’entreprise] ainsi qu’à notre offre. Si vous le souhaitez, nous pouvons organiser un rendez-vous afin de répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir. N’hésitez pas à réserver un rdv sur le calendrier prévu à cet effet [lien].
D’ici là, vous pouvez également obtenir des informations complémentaires sur nos [Produits/Services] sur notre site web [lien], nos réseaux sociaux [liens vers votre compte LinkedIn/Instagram, etc.] ou en téléchargeant notre livre blanc [lien].
Je reste bien sûr disponible à cette adresse pour poursuivre nos échanges.
Bonne journée,
[Votre nom], [titre] de [Nom de votre entreprise]
2. Pour relancer un contact professionnellement
Vous aurez régulièrement besoin de relancer un collègue, un partenaire ou un client. La clé d’un bon mail de relance est de le faire de manière subtile afin de ne pas braquer votre interlocuteur.
Objet : Comment pouvons-nous vous aider davantage ?
[Chère Madame, / Cher Monsieur nom de famille]
Nous avons il y a quelque temps échanger des emails concernant [une demande d’information, votre intérêt pour notre produit X]. Je reviens donc vers vous pour reprendre ces échanges et explorer, par téléphone ou lors d’une rencontre personnelle si vous le souhaitez, le cadre dans lequel nous pourrions être amenés à collaborer.
Seriez-vous disponible pour un rendez-vous la semaine prochaine ?
Cordialement
[Votre nom], [titre]
[Lien vers votre calendrier de prise de rendez-vous]
3. Pour envoyer un devis
Une fois que vos échanges progressent, vous pouvez tenter de conclure une vente en envoyant une offre à votre prospect. Utiliser un exemple de mail professionnel standardisé vous aidera à gagner du temps. Vous pouvez aussi A/B tester ce modèle (en modifiant l’accroche ou le CTA) afin de trouver la stratégie commerciale la plus efficace pour votre cible.
Objet : Votre premier devis personnalisé
[Madame, / Monsieur,]
C’est avec plaisir que je vous adresse un devis adapté à vos besoins/votre demande pour [Produit/Service]. Vous trouverez en pièce jointe de ce mail un document détaillant les différents points évoqués lors de nos échanges.
Si vous avez la moindre question ou besoin de modifier le présent devis, je me tiens à votre entière disposition.
Bien à vous,
[Votre nom]
[Votre adresse email]
4. Pour prospecter/une première prise de contact
Parfois, vous n’attendrez pas qu’un prospect vienne à vous mais aurez une démarche plus proactive, contactant à froid un client ou partenaire potentiel. Dans ce cas, votre mail de premier contact sera plus persuasif et devra partager plus de détails sur votre entreprise et son offre.
Objet : Laissez-vous tenter par notre offre !
[Madame, Monsieur,]
J’ai découvert votre profil via [un réseau social/un évènement professionnel]. Après de plus amples recherches sur votre entreprise, je suis convaincu que nous pouvons vous proposer un [Produit/Service] adapté qui répondra à vos besoins.
Nous sommes une entreprise spécialisée dans [votre secteur d’activité] et nous avons déjà collaboré avec des entreprises similaires à la vôtre telles que [exemples de clients pertinents].
Je serais ravi de vous présenter notre offre plus en détail. Si vous avez des disponibilités dans les prochains jours pour en discuter, n’hésitez pas à me le faire savoir en réservant un bref rendez-vous [téléphonique/visioconférence] via le calendrier prévu à cet effet [lien].
Mes sincères salutations,
[Votre nom], [titre]
5. Pour inviter à un évènement professionnel
Pour finir, vous pouvez aussi être amené à inviter un collègue, prospect ou client à un évènement organisé par votre service ou entreprise. Ce sera pour vous l’occasion de renforcer et faire progresser vos relations dans la bonne direction.
Objet : Invitation pour [nom de l’événement] le [date] à [lieu] !
[Madame, Monsieur,]
Seriez-vous disponible le [date et heure] ?
Je vous invite à [nom de l’évènement] qui aura lieu [emplacement] durant lequel notre [entreprise/service] [présentera son nouveau produit, réunira ses partenaires, etc.].
Si vous souhaitez participer à cet événement, je vous invite à vous inscrire au lien suivant [lien] avant le [date]. Nous serions heureux de vous [rencontrer/nous entretenir personnellement avec vous] à cette occasion.
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer l’expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom] [titre]
La qualité de vos mails professionnels est essentielle pour établir de bonnes relations avec vos partenaires et nouveaux clients et atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. En vous appuyant sur ces exemples de mails professionnels gratuits, mais aussi en vous servant d’un service d’email marketing complet (qui vous permettra notamment de sauvegarder et personnaliser vos templates), vous pourrez fluidifier votre communication et gagner un temps précieux.
