Novembre 27, 2023

Numero virtuale gratis: cos’è e vantaggi dei servizi VOIP

Tempo di lettura: circa 11 min

Ti piacerebbe rendere più facile l’interazione con i tuoi clienti ma non sai da dove cominciare?

Un numero virtuale gratis è la soluzione ideale per mantenere professionalità e flessibilità.

Questo strumento offre una serie di vantaggi rispetto ai numeri di telefono fisici e alle telefonate whatsapp tra cui minori costi e una maggiore flessibilità nella gestione delle chiamate.

In questo articolo troverai tutto quello che c’è da sapere su numeri virtuali: scopriremo cosa sono, come funzionano, con quali servizi VOIP si possono creare e ti forniremo degli esempi di come sfruttarli per portare dei vantaggi concreti alla tua attività.

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Cos’è un numero virtuale?

I numeri virtuali rappresentano una soluzione di telefonia avanzata e flessibile e non sono legati a nessun cellulare android o ios (apple).

A differenza dei numeri tradizionali, non sono legati a una specifica linea telefonica fisica come avviene per il numero di cellulare o il numero di telefono locale, ma funzionano tramite servizi online.

Ciò permette di mandare sms online e inoltrare chiamate gratuite o a un costo inferiore, a una varietà di dispositivi, sia fisici che virtuali.

Inoltre, i numeri virtuali sono caratterizzati dall’indipendenza geografica, per cui è possibile avere numeri con prefissi locali di diverse città o Paesi come Usa, Canada, Regno Unito,Russia, senza trovarsi in questi specifici luoghi.

Questi strumenti sono sempre più richiesti anche grazie alle loro funzionalità avanzate, come la segreteria telefonica, la registrazione delle chiamate, il reindirizzamento di chiamate e i sistemi di risposta vocale interattiva (IVR).

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Vantaggi dei numeri virtuali per la comunicazione aziendale

Ognuno di noi ha spesso usato Viber, WhatsApp, Whatsapp Business, Telegram per inviare sms online o effettuare chiamate gratuite attraverso il nostro numero telefonico privato quando deve effettuare una chiamata privata.
Questo ci permette di risparmiare soprattutto se ci si appoggia a una rete wifi o se si ha un abbonamento telefonico conveniente con scheda sim.

Quando però si ha un business le necessità cambiano, si ha bisogno di una segreteria telefonica, di un numero verde, di un secondo numero di telefono o un nuovo numero e così via. I servizi di messaggistica più popolari risultano insufficienti a risolvere la gestione più complessa dell’uso del telefono.

I numeri virtuali invece, offrono numerosi benefici per la tua attività.

  • Costi ridotti
  • Trasmettono un’immagine professionale
  • Modulabili 
  • Facile gestione
  • Integrazioni semplici

Eliminano la necessità di installazioni fisiche e riducono notevolmente i costi delle chiamate, in particolare quelle internazionali, migliorando così la mobilità della forza lavoro, permettendo ai dipendenti di rimanere connessi ovunque si trovino.

Consento una distribuzione più efficiente delle chiamate in entrata, migliorando il servizio clienti e sono meno soggetti a interruzioni per via di problemi tecnici o guasti della rete

La comunicazione con i clienti migliora notevolmente e questo trasmette un’immagine professionale, grazie ai moltiplici servizi spesso disponibili per questo tipo di supporto.

È infatti possibile appoggiarsi a dei servizi modulabili che possono adeguarsi alle esigenze aziendali, permettendo di avere un numero di telefono temporaneo o dei numeri internazionali a seconda della necessità.

Inoltre questo tipo di servizi possono essere gestiti e configurati facilmente tramite interfacce web o app e si integrano facilmente con altri strumenti e piattaforme di business, come i CRM in cloud e i software di assistenza clienti.

Ultimo punto non meno importante è quello dell’analisi. Hai infatti la possibilità di acquisire dati sulle chiamate ed analizzarli per migliorare la tua strategia di comunicazione aziendale

Possibili rischi dei numeri virtuali 

Pur offrendo numerosi vantaggi, i numeri virtuali presentano anche alcuni rischi da non sottovalutare:

  • Minacce alla sicurezza informatica
  • Difficoltà di geolocalizzazione
  • Rischi operativi significativi

Le chiamate effettuate con numeri virtuali possono essere vulnerabili a intercettazioni, hacking e altre minacce alla sicurezza informatica, per cui è importante dotarsi di un’adeguata protezione dei dati e di un sistema di crittografia delle comunicazioni o affidarsi a dei providers che hanno un sistema di sicurezza integrato.

Un caso estremo è quello delle chiamate di emergenza, se vengono effettuare con i numeri virtuali risulta difficile individuare rapidamente la posizione di chi effettua la chiamata.

Infine una forte dipendenza da numeri virtuali senza un piano di backup in caso di guasti tecnologici può esporre un’azienda a rischi operativi significativi.

Caratteristiche dei numeri VOIP

Esiste una categoria di numeri virtuali particolarmente indicata per aziende e liberi professionisti.

Stiamo parlando dei numeri VOIP, il cui nome deriva dall’acronimo del protocollo Voice Over Internet Protocol (VOIP).

Questo tipo di telefonia permette di trasmettere le chiamate attraverso la rete internet a banda larga invece che attraverso le tradizionali linee fisiche.

Ciò significa che, invece di utilizzare un telefono fisso, le chiamate sono effettuate e ricevute tramite dei dispositivi, come un computer, un tablet o uno smartphone.

Come funzionano i numeri virtuali VOIP

Il processo che permette di effettuare una chiamata tramite un sistema VOIP risulta leggermente diverso da quello dei numeri fisici. 

Partiamo dal momento in cui inizi a parlare tramite il tuo speaker. A quel punto, il sistema converte il suono della tua voce in dati digitali.

Poi, questi dati vengono compressi per ridurre la larghezza di banda necessaria per la loro trasmissione e suddivisi in piccoli pacchetti

Questi pacchetti di dati vengono inviati attraverso Internet alla destinazione e, una volta arrivati, vengono decompressi e convertiti di nuovo in onde sonore attraverso l’altoparlante del dispositivo di ricezione.

Grazie a dei meccanismi appositi, i dispositivi VOIP sono anche in grado di gestire eventuali ritardi o perdite di pacchetti e preservare un’alta qualità sonora.

Esempi di utilizzo dei numeri VOIP

Le aziende che adottano uno o più numeri VOIP si mettono nella condizione di migliorare le comunicazioni e l’efficienza operativa.

Tuttavia, per compiere questo salto, non basta dotarsi di un numero virtuale. Bisogna anche adottare delle strategie vincenti, che consentano di sfruttare a pieno le sue potenzialità.

Di seguito, abbiamo messo insieme alcuni esempi di come puoi utilizzare i numeri virtuali gratis di tipo VOIP nella tua attività.

Lavoro da remoto

I numeri VOIP sono in molti casi fondamentali per poter gestire modelli di lavoro ibrido e remoto nella tua azienda.

Infatti, tramite questa rete telefonica virtuale, gli impiegati possono ricevere e fare chiamate da qualsiasi luogo proprio come se fossero in ufficio.

I modelli di lavoro ibridi o “fully remote” non solo favoriscono un ambiente di lavoro più flessibile e attento alle esigenze degli impiegati, ma consentono anche di risparmiare una gran parte dei costi associati alla sede di lavoro (es. utenze, affitto degli uffici e così via).

Call center virtuali

Grazie ai numeri VOIP, potrai configurare dei call center virtuali.

Infatti, dopo aver dotato l’azienda di un numero virtuale e aver formato il personale, ti basterà stabilire un sistema per inoltrare automaticamente le chiamate ai dipendenti.

Con i numeri virtuali, il servizio clienti sarà molto più efficace perché sarà possibile rispondere alle chiamate in qualsiasi luogo, anche da casa!

Conferenze online

I servizi VOIP offrono la possibilità di organizzare conferenze online.

Questa funzionalità si rivela estremamente utile se hai bisogno di programmare delle riunioni con dipendenti, clienti o partner, ma vi trovate in luoghi diversi.

Potresti sfruttare i servizi VOIP anche per gli eventi aziendali.

Viaggi internazionali

I numeri virtuali sono ideali per le imprese attive a livello internazionale

La tecnologia VOIP permette di avere un numero locale in diversi paesi, per cui non dovrai fare i conti con i costi di roaming.

Privacy e sicurezza

I numeri virtuali sono ampiamente utilizzati per tutte quelle situazioni in cui non si desidera condividere un numero di telefono personale come tutela della privacy e della sicurezza.

Campagne di marketing

I numeri VOIP possono esserti utili per le campagne di telemarketing e SMS marketing.

Infatti, grazie alla possibilità di registrare le chiamate e tenere monitorati tutti i messaggi inviati in unico tool, riuscirai a tenere traccia di tutte le risposte e individuare gli eventuali aspetti da migliorare.

Quale provider di numeri italiani virtuali gratis scegliere

La scelta del provider di numeri di telefono virtuali è un passo fondamentale per le aziende che intendono migliorare la loro comunicazione e l’efficienza operativa. 

In particolare, per decidere il fornitore al quale affidarsi, dovresti valutare i seguenti fattori:

  • Qualità delle chiamate
  • Offerta di funzionalità avanzate
  • Scalabilità
  • Affidabilità
  • Integrazione con altri sistemi
  • Rapporto qualità prezzo 

Di seguito, proponiamo un’analisi dei tre provider più indicati per creare un numero fisso virtuale gratis per il tuo business.

Brevo Phone

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Brevo Phone è un sistema telefonico basato su cloud in cui puoi:

  • numero virtuale gratuito
  • CRM incorporato
  • trascrizione dei messaggi vocali
  • registrazioni delle chiamate
  •  …. e molto altro

Questo provider gratuito di numeri virtuali italiani e internazionali è molto apprezzato dalle piccole e medie imprese e dai liberi professionisti per la sua facilità d’uso e la sua accessibilità.
Inoltre rispetta a pieno la normativa sulla protezione dei dati personali GDPR e non condivide i dati con terze parti.

Brevo inoltre permette di inviare messaggi di testo, sms, email, e grazie al suo CRM integrato puoi tenere traccia di tutte le interazione con i tuoi contatti.

Inoltre puoi gestire tutte le chat dei tuoi social media direttamente dalla piattaforma, in questo modo puoi centralizzare tutte le informazioni in un solo luogo.

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Zendesk

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Zendesk è una piattaforma di assistenza clienti che consente di creare numeri di telefono virtuali. 

Questi numeri consentono alle aziende di gestire chiamate in entrata e in uscita, integrandosi facilmente con altre funzioni di assistenza clienti come ticketing, live chat e supporto via email. 

La piattaforma presenta numerose attività di interesse per le aziende, come l’inoltro delle chiamate di failover, i saluti personalizzabili e la registrazione delle chiamate. 

Tuttavia, le aziende più piccole o quelle appena avviate potrebbero trovare le sue tariffe leggermente più alte di altri provider.

CloudTalk

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CloudTalk è una sistema telefonico basato su cloud e progettato per i team di vendita e supporto. 

Offre numeri di telefono virtuali con funzionalità avanzate come routing intelligente delle chiamate, integrazione con CRM e registrazioni delle chiamate. 

Tuttavia, spesso gli utenti trovano difficile familiarizzare con tutte le configurazioni di questa app, il che risulta un ostacolo per le aziende che hanno bisogno di implementare rapidamente una soluzione di telefonia..

Numero virtuale gratis: le conclusioni

In questo articolo, abbiamo visto come i numeri virtuali possono dare una svolta alla tua comunicazione aziendale.

In particolare, i numeri realizzati con la tecnologia Voice Over Internet Protocol (VOIP) consentono di effettuare telefonate e mandare messaggi tramite Internet.

Questi strumenti non solo riducono i costi e migliorano la mobilità della forza lavoro, ma offrono anche una serie di funzionalità che possono trasformare il modo in cui le imprese comunicano con i loro clienti.

Non stupisce quindi che i numeri virtuali vengano usati per organizzare diverse attività aziendali: dai call center alle attività di marketing.

Tuttavia, è importante scegliere il provider giusto, tenendo conto di alcune variabili specifiche, tra cui il rapporto qualità prezzo, le funzionalità offerte e la possibilità di integrare la piattaforma con altri sistemi.

Se sei alla ricerca di un fornitore affidabile, ricco di funzionalità e allo stesso tempo economico, dovresti puntare su Brevo Phone, il sistema telefonico basato su cloud di Brevo.

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