Vous avez certainement déjà envoyé et reçu un courrier électronique. En moyenne, les français reçoivent 33 emails par jour, soit un total de 1,4 milliard de courriels envoyés. Mais si ce mode de communication numérique fait désormais partie de notre quotidien, nous nous intéressons rarement à comment il fonctionne et les différents éléments qui le composent.
Dans cet article, on va donc s’intéresser plus en détails au courrier électronique. Comment nous permet-il de transmettre des messages plus rapidement et, dans la grande majorité des cas, gratuitement ? Nous vous présentons ses différents usages et les avantages et inconvénients qu’il représente.
🤔 Qu'est-ce qu’un courrier électronique ?
Le courrier électronique (ou electronic mail en anglais) est un message envoyé et reçu via internet et stocké sur un appareil électronique (ordinateur, tablette, smartphone). Il s’agit d’un moyen rapide, peu coûteux et accessible à tous de communiquer, à des fins aussi bien professionnelles que personnelles. En théorie, on peut envoyer et recevoir des mails de n’importe où, à condition de disposer d’une connexion Internet.
Le premier courrier électronique a été envoyé en 1971 par Ray Tomlinson et date donc d’avant l’ARPANET et Internet. C’est l’une des premières activités réalisées en ligne et l’échange d’emails reste l’usage le plus populaire d’Internet.
Aujourd’hui, le courriel électronique peut être échangé sur des réseaux informatiques, principalement Internet, mais aussi entre des réseaux publics et privés, comme un réseau internet local. Il peut également avoir un seul destinataire ou être distribué à des listes de diffusion gérées à l’aide d’un réflecteur d’email (comme dans le cas d’une newsletter, par exemple).
Différents protocoles sont utilisés pour permettre les échanges de courriels. On peut par exemple mentionner :
- Le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol en anglais) pour l'envoi de courrier électronique ;
- Le protocole POP3 (Post Office Protocol 3) pour la réception de courriels,
- Mais aussi le protocole IMAP (Internet Message Access Protocol), qui peut être utilisé pour recevoir des emails à partir de n'importe quel appareil et de n'importe où.
Les messages électroniques sont généralement codés au format ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Néanmoins, les utilisateurs peuvent également envoyer des fichiers non textuels, comme des images et des fichiers audio, sous forme de pièces jointes.
🔎 Les principaux composants d'un message électronique
Dans la grande majorité des cas, un courrier électronique sera composé de trois éléments principaux : l’en-tête, le corps et les pièces jointes.
L’en-tête (ou header)
Chaque message électronique est composé d'un en-tête structuré en plusieurs champs. Ces champs contiennent des informations importantes concernant l'expéditeur et le(s) destinataire(s). Cependant, le contenu de l'en-tête d'un email varie en fonction du système de messagerie utilisé.
En règle générale, un en-tête de courrier électronique contient les informations suivantes :
- L’Objet du mail. Il fournit un résumé du sujet du message et s'affiche sur une ligne distincte au-dessus du corps du message.
- L’Expéditeur (De). Ce champ correspond à l'adresse email de l'expéditeur (qui contient un arobase). Un nom peut également être affiché à la place s'il est associé à l'adresse email. La plupart des clients de messagerie remplissent ce champ automatiquement.
- La Date et l’Heure de réception (Le). Ce champ indique l'heure et la date locales à laquelle a été composé le message. Il s'agit d'un champ d'en-tête obligatoire qui est rempli automatiquement par la plupart des clients de messagerie.
- Répondre à. Si un utilisateur clique sur le bouton Répondre, ce champ remplit automatiquement le message avec l'adresse email de l'expéditeur, qui devient alors le « destinataire ».
- Le Destinataire (À). Ce champ indique le prénom et le nom du destinataire de l'email, tels que configurés par l'expéditeur.
- L’Adresse e-mail du destinataire. Il s'agit de l'adresse email du destinataire ou de l'adresse à laquelle le message a été envoyé.
- La Copie conforme (CC). Le champ Copie Conforme contient les adresses email des personnes qui doivent recevoir l'email mais qui ne sont pas censées y répondre. Lorsqu'un utilisateur clique sur Répondre à tous, toutes les adresses CC reçoivent automatiquement la réponse.
- La Copie conforme invisible (CCI). Si un expéditeur ne veut pas que son destinataire sache que d’autres utilisateurs ont reçu le même email, il peut utiliser le champ CCI pour saisir ces adresses. Les adresses de la liste CCI ne reçoivent pas de réponse lorsque l’un des destinataire choisit l’option Répondre à tous.
Le corps de l’email.
Il s’agit du contenu à proprement parler du courrier électronique. Le corps correspond donc au message que l’utilisateur désire communiquer, y compris du texte, mais aussi des images, des GIFS, etc.
Selon le client de messagerie utilisé, le corps de l'email peut être formaté en texte brut ou en HTML. Si les messages en texte brut ne permettent pas un formatage spécial ou l’intégration d'éléments multimédias, les emails HTML offrent la possibilité de formater ses courriels afin de les personnaliser, mais aussi d’inclure des contenus autres que textuels dans le corps de son message. Ce dernier peut aussi contenir une signature ou du texte généré automatiquement (et inséré directement par le système de messagerie de l’expéditeur).
Les pièces jointes
Ce champ du courrier électronique contient tous les fichiers (textuels, images, audios, vidéos) joints au message.
📧 Comment fonctionne le courrier électronique ?
Les courriers électroniques sont envoyés à partir de logiciels et de navigateur Web que l’on appelle les clients de messagerie. Ces derniers se chargent de transférer les messages d’un expéditeur à ses destinataires. Ils permettent aussi de créer de nouvelles adresses électroniques en s’assurant que chacune soit complète, unique et protégée par un mot de passe.
Les messages électroniques sont acheminés jusqu’à leur destinataire via plusieurs serveurs, de la même manière qu'un courrier papier peut traverser plusieurs bureaux de La Poste avant d'atterrir dans la boîte aux lettres de son destinataire.
Une fois qu’un courriel est envoyé, il va suivre plusieurs étapes jusqu’au serveur final. Il passe d’abord par :
- L’agent utilisateur de messagerie (ou Mail User Agent, MUA) – Il s’agit de clients hors ligne ou Web comme Yahoo, Google/Gmail ou Microsoft Outlook, qui permettent aux utilisateurs de lire, de créer et d’envoyer des emails.
- Le serveur de messagerie de l'expéditeur, que l’on appelle aussi l’agent de transfert de courrier (MTA). Son rôle est d’initier une connexion SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) .
- Le SMTP prend ensuite le relai et contrôle les données d’envoi du webmail, soit le texte qui lui indique le serveur vers lequel le message doit être envoyé, via l'adresse électronique du destinataire. Il s’appuie pour cela sur le système de noms de domaine (DNS) pour traduire le nom de domaine du destinataire en adresse IP.
- Le SMTP recherche ensuite le serveur d'échange de courrier (MX) qui est associé au nom de domaine du destinataire de l’email. S'il existe, le courriel lui sera directement transmis.
- Le message est ensuite stocké sur le serveur de messagerie du destinataire. Il est rendu accessible grâce au Post Office Protocol (POP) ou au Internet Message Access Protocol (IMAP). Dans le premier cas, le protocole télécharge le courriel sur l’appareil du destinataire et supprime automatiquement ce dernier du serveur de messagerie. Dans le second cas, le protocole stocke le message dans le client de messagerie, ce qui permet au destinataire d’y accéder depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
📧 Les différents cas d’usage du courrier électronique
Pratique, rapide et accessible, le courrier électronique permet différents usages, aussi bien privés que professionnels. Dans notre vie quotidienne, nous utilisons tous l’email pour communiquer, que ce soit individuellement ou de manière groupée, avec nos proches. C’est un mode d’échange efficace pour envoyer et recevoir des nouvelles écrites, des documents, des images, etc. Le tout de manière asynchrone, ce qui facilite les échanges avec une personne à l’autre bout du monde ou qui n’a pas forcément les mêmes disponibilités que nous.
Mais l’utilisation du courrier électronique qui nous intéresse tout particulièrement chez Brevo, c’est son usage professionnel. En effet, l’emailing a complètement révolutionné la manière dont les marques échangent avec leurs prospects, clients et partenaires. Que ce soit en interne ou en externe, l’email permet aux organisations d’être plus efficientes en maintenant facilement le contact avec toutes leurs parties prenantes.
Le courrier électronique permet ainsi de :
Faciliter la communication avec un grand groupe de personnes
C’est le canal idéal pour envoyer la même information à tous ses employés ou tous ses clients. Les listes de diffusion permettent précisément de simplifier les envois massifs, que ce soit pour une newsletter (en interne ou en externe), des campagnes de marketing, etc.
Envoyer des notifications, rappels ou emails de suivi
Dans le ecommerce, le courriel est indispensable pour maintenir le contact et rassurer les clients suite à un achat. Les marques utilisent généralement ce mode de communication électronique pour envoyer la confirmation (ou accusé de réception) de commande, d'envoi et toutes les informations susceptibles d’intéresser le client afin de mieux tracker son colis. Mais toutes les principales plateformes d’emailing intègrent également des fonctionnalités de calendrier pour ajouter des rendez-vous, événements (et des rappels pour ne pas les oublier).
Transformer des prospects en clients payants
Le courrier électronique peut également être utilisé pour générer de nouvelles ventes et “nourrir” un lead en lui envoyant des informations et un contenu promotionnel pour le transformer en client. Par exemple, les marques de vente en ligne peuvent créer un email automatisé envoyé aux visiteurs qui ont placé des articles dans leur panier mais qui n’ont pas finalisé leur commande, etc.
En B2B, le courrier électronique permet lui aussi de générer de nouveaux prospects et de les faire progresser au sein du funnel de conversion. Cela comprend aussi la fidélisation, avec l’envoi dans leur boite de réception d’emails d’onboarding pour aider ses nouveaux utilisateurs à se familiariser avec le produit ou service qu’ils viennent d'acquérir.
Mieux connaître son audience et renforcer la relation avec sa marque
Globalement, l’email est l’un des seuls moyens pour les entreprises de créer un lien direct avec leurs clients et partenaires. A l’exception du téléphone (et de la communication par SMS ou WhatsApp), c’est le seul canal qui offre une réelle connexion avec son audience en envoyant directement un courrier électronique dans la boîte aux lettres électronique de ses prospects/clients.
C’est donc l’occasion de renforcer la relation entre une marque et son public cible, mais aussi d’apprendre à mieux le connaître (à travers des enquêtes pour évaluer la qualité du service fourni, un formulaire pour collecter des feedbacks, etc.) Ces données collectées permettront ensuite aux entreprises de mieux segmenter leur audience (en fonction de leur profil ou comportement d’achats) et ainsi de personnaliser leurs futures campagnes d’emailing.
✅ Les avantages et inconvénients du courrier électronique
Comme tous les canaux de communication, le courrier électronique présente des avantages et inconvénients. Avant de l’adopter (ou pour en optimiser l’utilisation), il est important de connaître ses points forts et ses points faibles.
Avantages du courrier électronique :
- Facile et rapide : c’est un mode de communication très simple, puisqu’il suffit de quelques minutes pour rédiger et envoyer un email. La latence (c’est à dire le délai entre l’envoi et la réception) est de quelques secondes à peine.
- Rentable : le courrier électronique est un service très pratique pour communiquer avec un grand nombre de personnes puisqu’il est gratuit pour les particuliers (et même pour les entreprises jusqu’à un certain nombre de contacts).
- Versatile : l’email s’adapte facilement aux différents usages que l’on veut en faire. Son envoi peut être planifié, groupé, intégrer des fichiers multimédias, etc.
- Respectueux de l'environnement : l’email est considéré comme plus écologique qu'un courrier postal (précisément parce qu’il permet d’économiser du papier). Néanmoins, cela ne veut pas dire qu’il n’a aucun impact sur notre environnement. Le parcours d’un mail peut générer de 0,3 g à 50 g de CO2. Il existe cependant des moyens de limiter son empreinte carbone, par exemple en archivant ses mails sur son ordinateur afin de limiter le stockage des données sur les réseaux. Grâce à Brevo vous pouvez aussi facilement calculer et réduire votre empreinte carbone.
Inconvénients du courrier électronique
- La sécurité : le courriel peut être utilisé de façon malveillante, en se faisant passer pour votre entreprise et en diffusant des malware, notamment via un lien ou une pièce jointe. C’est d’ailleurs l’une des méthodes les plus courantes pour infiltrer les appareils électroniques (Mac ou Android). La sécurité est donc un point dont il faut tenir compte pour protéger la vie privée de ses contacts (et éviter que son message ne soit considéré comme un pourriel).
- Le temps : le courrier électronique peut être chronophage (en particulier lorsqu’il est couplé à d’autres modes de communication, asynchrones et synchrones comme le téléphone, la visioconférence, etc.). En moyenne, les Français passent 2,8 heures par jour à gérer le contenu de leur messagerie électronique.
- La rigueur : pour porter ses fruits, la stratégie d’emailing d’une entreprise demande beaucoup de travail et de réflexion. La base de données doit être qualitative et régulièrement mise à jour (car elle subit nécessairement une déperdition avec le temps). Il est également crucial de pouvoir compter sur un logiciel de messagerie puissant (et un service de routage performant) pour atteindre un taux de délivrabilité optimal. Bref, il ne suffit pas de rédiger un courriel et d’appuyer sur “envoyer” pour obtenir des résultats significatifs.
Le courrier électronique fait aujourd’hui partie intégrante de nos vies, et en particulier de la manière dont nous communiquons avec nos partenaires. Pour les entreprises, c’est le canal idéal pour collaborer en équipe, faciliter les opérations avec ses parties prenantes, et surtout nourrir la relation avec ses clients. Pour profiter pleinement de tout le potentiel de l’email, faites le choix d’un outil à la fois simple d’utilisation, complet et puissant comme Brevo.