Si te estás preguntando cómo una base de datos de clientes puede atraer oportunidades de negocio y convertirse en un motor de crecimiento para tu empresa, estás a punto de descubrirlo y ponerte al día de todo lo que necesitas para crear la tuya.
Sobre todo si la integras con una herramienta CRM, porque tus aburridos documentos de Microsoft Excel dan paso a una herramienta con funciones de gestión, comunicación y automatización de marketing digital que te permite acceder rápidamente a los datos de tus clientes en un solo lugar.
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Tabla de contenidos
¿Qué es una base de datos de clientes o CDP?
Una base de datos de clientes o CDP (Customer Data Platform) es el centro neurálgico que almacena información valiosa sobre tus clientes y prospectos para conocerlos a fondo, responder a sus necesidades de manera eficiente y personalizada e impulsar tus estrategias de marketing.
¿Qué puedes hacer con una base de datos?
- Combinar información de email, redes sociales y otras fuentes para crear un perfil completo de prospectos y clientes actuales.
- Acceder en tiempo real a la información de los clientes para tomar acciones inmediatas.
- Personalizar tus comunicaciones y estrategias de marketing con notificaciones personalizadas y ofertas especiales.
- Facilita la creación de segmentos de clientes para dirigir campañas de marketing con precisión a tu público objetivo.
- Usarla con herramientas de marketing y automatización para lograr procesos más eficientes.
Imagina las posibilidades a la hora de facilitar la tarea y la toma de decisiones a tu servicio de Atención al Cliente, tu departamento de Marketing y tu equipo de ventas.
Tipos de base de datos de clientes
¿Quieres saber qué tipo de base de datos encaja mejor con las necesidades de tu empresa y para qué puedes usarlas? Aquí tienes algunos ejemplos.
Según la variabilidad de la base de datos, tenemos:
- Bases de datos estáticas: ideales para almacenar datos históricos o archivar registros sin necesidad de modificación, como las transacciones de un año fiscal.
- Bases de datos dinámicas: la mejor opción para negocios que necesitan actualizar regularmente los datos del cliente. Podría ser un CRM que registre automáticamente las interacciones de los clientes de una empresa.
Pero las bases de datos también se categorizan en función del contenido:
- Bibliográficas: categorizan y almacenan la información, como los detalles de las publicaciones y los materiales educativos de la empresa.
- De texto completo: almacenan documentos íntegros para su consulta, como descripciones detalladas de los productos para el equipo de soporte.
- Directorios: es como una agenda que te permite acceder a información de tus clientes de manera organizada: datos de contacto, identificación fiscal, fecha de nacimiento, etc. Podría ser una hoja de cálculo o un software CRM para empresas.
- Especializadas: responde a necesidades muy específicas en áreas concretas de tu negocio. Por ejemplo, para monitorizar la frecuencia de pedidos, analizar las tendencias de compra de los usuarios o segmentar campañas de email marketing.
También se pueden categorizar según la organización de los datos (jerárquicas, relacionales, de red, etc.), pero esta clasificación es más que suficiente para que te hagas una idea del tipo de información que puedes almacenar en una base de datos.
Cómo crear una base de datos de clientes
Si ya estás viendo cómo aprovechar más oportunidades de negocio con una buena base de datos, como ya hace el 92% de las empresas, y quieres empezar a crear la tuya, o no sabes lo que esto implica, lo vas a ver más claro con estos pasos básicos.
1. Define tus objetivos
La pregunta es: ¿para qué necesitas una base de datos de tus clientes? Desde agilizar el servicio de soporte o convertir más prospectos en nuevos clientes hasta mejorar la fidelización y la comunicación de tu marca, estos objetivos te dirán qué tipo de información o datos personales vas a recopilar.
2. Selecciona tus fuentes de datos
Una vez que sabes qué tipo de información necesitas, ¿de dónde la vas a sacar? Evalúa las fuentes disponibles y posibles recursos de donde obtener esa información. Ya sea de entrevistas, cuestionarios, analíticas web o redes sociales.
Es vital que elijas herramientas que se alineen con tus metas y se acomoden a tu flujo de trabajo. Siempre teniendo en cuenta la relación coste-beneficio de esta recopilación de datos.
3. Elige la mejor herramienta para gestionar tus datos
No te sirve de nada tener toda esa información si tus agentes de venta no tienen acceso a los datos de marketing o, si tu equipo de soporte no puede ver el historial de consultas de un cliente ni tiene la opción de compartir problemas y objeciones comunes con los de Marketing.
Por eso, lo mejor es que todo el equipo pueda acceder a esos datos desde una única herramienta para una buena gestión y mejora de los flujos de trabajo. Las soluciones CRM son perfectas para esta tarea y pueden aumentar tus conversiones hasta un 300%.
4. Organiza y clasifica los datos
Lo mejor que puedes hacer es clasificar la información recopilada de forma intuitiva para facilitar su posterior análisis y utilización. Por ejemplo, puedes segmentar los clientes en categorías según su frecuencia de compra o sus preferencias de productos para lanzar campañas personalizadas y conseguir mejores resultados.
5. Planifica la actualización de tus datos
Porque, ¿para qué vas a tener datos obsoletos ocupando espacio en tu sistema y generando, no solo un gasto innecesario, sino también ineficiencia y toma de decisiones erróneas?
Define una periodicidad de actualización y revisión de datos, especialmente si no trabajas con una herramienta que los recopile automáticamente. Por ejemplo, si tienes suscriptores que no abren tus comunicaciones ni tus ofertas especiales, quizás sea momento de confirmar si quieren seguir en tu lista y hacer limpieza de contactos.
6. Prepárate para cumplir la LGPD
Si vas a recopilar información personal, como la dirección de correo electrónico, el número de teléfono de tus clientes y demás datos, debes pedir su consentimiento en los formularios web o páginas correspondientes, informar del tratamiento de esos datos y tomar medidas para proteger esa información contra el acceso no autorizado.
Son solo algunas de las normas para el cumplimiento de la Ley General de Protección de Datos Personales que te van a ayudar a construir una relación basada en la confianza.
7. Empieza a recopilar datos
Diversifica tus fuentes para brindar una visión más completa y un análisis más preciso de los comportamientos, tendencias y preferencias de los clientes.
¿Qué recursos pueden serte útiles para recopilar datos?
- Contenidos gratuitos a cambio de datos de contacto: ebooks, webinars, informes o listas de comprobación.
- Encuestas de satisfacción, preferencias o hábitos de compra, entre otras.
- Herramientas analíticas de email marketing, sitios web, redes sociales, páginas de destino, etc.
- Publicaciones en redes sociales que generen interacciones y comentarios de interés para tu negocio.
- Sorteos y promociones cuya participación requiera el envío de datos personales.
8. Entrena a tu equipo para aprovechar al máximo la base de datos
Aunque un 81% de negocios minoristas recopila información de sus compradores, solo un 16% de domina la explotación de su base de datos. Por eso, si quieres aprovechar todas las ventajas de una buena base de datos, tienes que formar a tu equipo en el uso y mantenimiento de tu CRM o base de datos.
Ventajas de una base de datos de clientes en un negocio
Y hablando de ventajas, aquí tienes algunas de las más importantes para departamentos de ventas, marketing, atención al cliente y finanzas:
1. Mejor experiencia del cliente.
Cuando tienes un registro detallado de las preferencias y comportamientos de cada cliente, puedes ofrecer productos y servicios más personalizados que mejoran la satisfacción del cliente, como afirma el 47% de los usuarios de CRM.
2. Aumento de las ventas.
Es el resultado de adaptar tus ofertas a las necesidades reales de los clientes y llevar un mejor seguimiento de quienes han demostrado interés.
3. Marketing más preciso.
Dirigir tu publicidad a las personas correctas es más efectivo en cuanto a la obtención de resultados y el ahorro en gasto publicitario.
4. Mejores decisiones.
Si algo está claro es que las estrategias basadas en datos reales suponen un riesgo mucho menor para tu negocio.
5. Procesos más ágiles.
Al tener toda la información centralizada y organizada, es mucho más rápido acceder a ella y resolver consultas. Y si, además, usas herramientas que recopilan estos datos y automatizan tareas repetitivas, liberas tiempo para acciones más estratégicas.
Al final, tu base de datos es un catalizador para el crecimiento, especialmente ahora que la IA se integra en las herramientas de gestión de base de datos para automatizar y predecir comportamientos. Algo que ya supone una ventaja competitiva para el 87,43% de las empresas según HubSpot.
Ejemplos de bases de datos de clientes
Zendesk Suite
Zendesk Suite es un sistema de gestión de tickets y atención al cliente. En esta herramienta puedes crear flujos de trabajo optimizados para solucionar problemas urgentes y consultar de un vistazo todas las conversaciones e interacciones de los clientes.
Funciones destacadas:
- Atención omnicanal: email, chat en vivo, mensajería, redes sociales, voz.
- Más de 1000 apps e integraciones en el Marketplace de Zendesk.
- Chatbots, IA, respuestas predefinidas y automatizaciones.
- Informes de rendimiento e informes de satisfacción del cliente.
Ofrece una prueba gratuita de la Suite Professional, así como planes con funciones básicas para equipos de soporte al cliente desde 19 €/mes. Aunque, eso sí, sus funciones avanzadas quedan más justificadas económicamente para medianas y grandes empresas.
Pipedrive
Pipedrive, en cambio, es un CRM enfocado en las ventas, muy fácil de configurar. La herramienta permite la colaboración del equipo en tratos y actividades comerciales, además de segmentación de prospectos y visualización de cada etapa del ciclo de ventas y las interacciones del cliente.
Funciones destacadas:
- Gestión de prospectos y tratos.
- Embudos personalizables.
- Recordatorios, planificador de reuniones, programación de emails y videollamadas.
- Plantillas de correo electrónico personalizables.
- Predicciones de ventas e ingresos, además de informes de tratos y actividad.
Puedes probar Pipedrive gratuitamente durante 14 días. A partir de ahí, su plan básico tiene un precio de 14,90 € al mes, con funciones básicas de CRM e integraciones de plataforma. Sin duda, la herramienta ideal para equipos de venta.
Brevo
Y luego tenemos Brevo, un CRM integral de marketing, ventas y comunicación con el cliente, con una interfaz de usuario muy intuitiva y todas las funciones para crear campañas personalizadas, hacer seguimiento de tus leads y gestionar todas las conversaciones en un mismo lugar.
Funciones destacadas:
- Gestión de contactos con atributos ilimitados.
- Campañas de email, SMS marketing y WhatsApp con segmentación avanzada.
- Opciones de Marketing Automation para comunicaciones personalizadas.
- Conversaciones multicanal: email, redes sociales, chat en vivo, WhatsApp, teléfono.
Brevo es la solución completa para startups, ecommerce y pymes en general que quieren empezar a crear su base de datos sin complicarse la vida. La plataforma ofrece un plan gratuito con contactos ilimitados y planes de pago a partir de 19 €/mes para negocios en crecimiento.
