mars 21, 2023

[Ressource] Un GSheets gratuit pour votre planning de campagnes emails

Temps de lecture : environ 9 min
Gsheet Campagnes Emailing

Découvrez 4 règles d’or pour gérer efficacement vos campagnes emails. En bonus : un spreadsheet complet pour gérer votre planning de campagnes emails.

Nous allons vous partager les bonnes pratiques pour monter en compétences dans la création et l’organisation de vos campagnes emails. Il y sera question de planning, de segmentation, de programmes relationnels, d’objectifs business et de reporting. Bonne lecture !

Téléchargez le modèle de planning des campagnes emails.

Une ressource pour construire votre planning de campagnes emails

Notre partenaire Octolis a développé une ressource GSheets très complète qui vous permet de construire votre planning de campagnes d’emailing. Vous trouverez dans la ressource un Gsheet doté d’un tableau de bord pour suivre la production des campagnes, d’un planning dynamique pour une gestion optimisée et d’un reporting de la performance pour une analyse approfondie des résultats de nos campagnes publicitaires.

Télécharger la ressource

  1. Télécharger le document.
  2. Commencer à l’utiliser 🙂 

Organiser vos campagnes dans des programmes relationnels

Cet onglet permet de lister et qualifier vos différents programmes relationnels. 

  1. Renseigner le champ programme si vous souhaitez catégoriser vos campagnes
  2. Pour chaque programme, définir un objectif, des KPIs et une cible. 

=> Cela permet de bien garder en tête la finalité des campagnes et les objectifs poursuivis 

Segmenter votre base de contact

Vous devez ensuite décrire les différents segments que vous allez activer dans le cadre de vos campagnes : 

  • La partie de gauche permet de définir et décrire les différentes familles de segments utilisées.
  • La partie de droite sert à suivre l’évolution de la volumétrie des segments. Les données renseignées sont notamment utilisées pour alimenter l’onglet dashboard dont nous parlerons tout à l’heure. Vous devez renseigner les valeurs manuellement, mais cela peut être automatisé si vous utilisez un outil de préparation des données de type Customer Data Platform.

Lister et décrire le contenu de toutes vos campagnes

L’onglet Campagnes est l’onglet le plus important de la ressource proposée par Octolis. Il est l’onglet d’édition principale de votre campagne. Les autres onglets (notamment les vues planning et calendrier) sont générés automatiquement à partir des données renseignées sur cet onglet. C’est là que vous allez lister l’ensemble des campagnes à lancer sur l’année, détailler leur contenu, suivre l’avancement de leur production et analyser leurs résultats. Il faut tout d’abord :

  1. Saisir l’état de l’emailing dans l’onglet Avancement et un potentiel commentaire dessus. 
  2. Fixer le contenu de la campagne : permet de préciser quel est le contenu du mail, son objet, à quel programme il appartient dans la partie Brief.

Deux autres volets pour avoir un aperçu comptable des informations :

  1. Un volet “Résultats” : des données brutes tels que des volumes, volume de contacts, d’emails délivrés, de CA, etc. 
  2. Un volet “Statistiques” : des taux (des KPIs, des indicateurs) construits à partir des volumes, des données brutes. 

Visualiser votre planning des campagnes (vue “planning”)

Avec l’onglet « Planning », vous pouvez suivre l’avancement de votre campagne marketing dans le temps grâce à un rétro-planning. L’onglet est généré automatiquement et ne nécessite aucune action de votre part.

Visualiser votre planning des campagnes (vue “calendrier”)

​​

C’est un deuxième mode de représentation de la distribution des campagnes dans le temps qui permet de visualiser les campagnes prévues pour chaque mois de l’année. L’onglet est généré automatiquement et ne nécessite aucune action de votre part.

Paramétrage des settings

Se rendre dans l’onglet Settings pour  : 

  1. Voir s’afficher le mois de départ du planning des campagnes sur le chips
  2. Définir dans la colonne Statut les différentes étapes de prod des campagnes

Analyser les performances de vos campagnes grâce au Dashboard

La ressource intègre enfin un dashboard permettant de suivre l’état de la base de contacts et de mesurer la performance des campagnes emails. Il est généré automatiquement à partir des données renseignées dans les autres onglets.  Si vous souhaitez aller plus loin dans la mise en place d’un rapport et l’analyse approfondie de la performance de vos actions marketing, n’hésitez pas à nous contacter.

4 règles d’or pour gérer vos campagnes emails comme un pro

1 – Organiser les campagnes dans un planning clair

Si vous vous contentez d’envoyer une newsletter par mois à l’ensemble de votre base, pas sûr que vous ayez besoin de créer un planning avancé. Mais si vous avez une pratique plus mature de l’emailing et diffusez des dizaines, voire des centaines de campagnes par an, de différentes natures : newsletters, promos, événements (soldes, Saint-Valentin, Black Friday) dans ce cas il est sans doute nécessaire de mettre en place des best practices. 

Afin de mieux piloter vos performances, un planning s’impose sinon il vous sera impossible de suivre de manière pertinente vos opérations. 

Vous devez organiser vos campagnes de l’année dans un planning détaillé. Ce planning remplit deux objectifs : 

  • Garder une vue d’ensemble de toutes vos campagnes de l’année : Il est essentiel d’assister les équipes dans la compréhension claire de l’état d’avancement du projet en utilisant des représentations graphiques de la progression temporelle. En effet, l’aspect visuel joue un rôle fondamental dans cette démarche.
  • Structurer votre stratégie d’email marketing : construire un planning, ce n’est pas simplement dispatcher vos campagnes au fil de l’année, c’est aussi et surtout un bon moyen de concevoir une stratégie emailing pertinente (segmentation, ciblage, pression marketing, objectifs business)…

Un exemple de visualisation efficace de campagnes d’emailing

2 – Segmenter vos clients pour mieux cibler vos emailings

Les campagnes emailings restent l’un des outils principaux utilisés par les entreprises pour communiquer avec leurs clients et il est par conséquent nécessaire d’avoir recours à une segmentation. 

La segmentation est une pratique consistant à diviser votre liste de contacts en groupes distincts, dans le but d’améliorer l’engagement et la conversion : chaque abonné ou cible est unique et à des besoins et des attentes différents, il est donc crucial de comprendre ces différences afin de leur proposer du contenu pertinent et intéressant.

L’objectif de ces communications est simple : proposer à vos clients des contenus, des offres, des produits répondant à leurs attentes, besoins, motivations, problématiques. 

Si vous voulez atteindre cet objectif, vous devez cibler vos campagnes. C’est la fameuse formule : “envoyer le bon message au bon client”. Pour cibler efficacement vos campagnes, vous devez préalablement segmenter votre base de contacts selon des critères pertinents qui peuvent être :

  • Socio-démo-géographiques : des critères tels que l’âge, le genre, la ville ou la région, le niveau de revenu et la situation familiale. 
  • Psychographiques : les centres d’intérêt, les préférences et les attitudes de vos contacts recueillis via des sondages, des questionnaires ou des enquêtes de satisfaction. 
  • Comportementaux : les pages visitées, les produits achetés, les clics effectués, etc. Cette segmentation permet d’adapter votre communication en fonction des habitudes d’achat et de navigation de vos contacts.

3 – Associer vos campagnes à des programmes et à des objectifs business

Avant d’élaborer un planning pour vos campagnes d’email marketing, il est crucial de les concevoir, de les articuler en fonction de vos objectifs commerciaux et de les intégrer dans des programmes relationnels. Ce processus de structuration des actions marketing est appelé « plan relationnel ». En effet, il ne suffit pas simplement de dispatcher les campagnes de manière aléatoire, il est important de les organiser de manière cohérente afin de maximiser l’impact sur vos prospects et clients.

La bonne démarche consiste à :

1/ Partir de vos objectifs métier/business pour construire des targets mesurables et associés à des KPIs pour le projet :

  • Bien accueillir les nouveaux clients pour mieux les fidéliser
  • Réactiver les clients passifs
  • Augmenter le revenu par client en faisant du cross-sell
  • Informer mes clients de mes événements
  • Augmenter la satisfaction de mes clients

2/ Créer des programmes relationnels associé à un ou plusieurs objectifs mesurables par des KPIs, par exemple :

  • Programme « Newsletter »: concevoir et planifier les campagnes de newsletters
  • Programme « Bienvenue »: accueillir les nouveaux abonnés avec un message personnalisé et des offres spéciales
  • Programme « Promotions »: planifier et diffuser des promotions régulières pour stimuler les ventes
  • Programme « Réactivation »: relancer les contacts inactifs avec des offres exclusives et des rappels
  • Programme « Satisfaction Client »: envoyer des enquêtes de satisfaction, des offres spéciales pour fidéliser les clients et améliorer leur expérience.

3/ Imaginer pour chaque programme une ou plusieurs campagnes permettant d’atteindre le ou les objectifs

Par exemple, pour le programme « Newsletter » : concevoir l’ensemble des campagnes de newsletters, en définissant leur contenu, leur fréquence, leur périodicité et leur format. 

Il faut également définir les segments de contacts à qui chaque campagne sera adressée, en fonction de leurs centres d’intérêts, de leur comportement d’achat, ou encore de leur stade dans le parcours client. 

Il est également recommandé de prévoir des mécaniques d’incitation à l’action (call-to-action) pour encourager les abonnés à cliquer et à interagir avec le contenu de la newsletter. 

Enfin, il convient de suivre les résultats de chaque campagne et de les analyser pour ajuster les prochaines campagnes en conséquence.

4 – Analyser la performance de vos campagnes pour vous améliorer en continu

On améliore ce que l’on peut mesurer. En plus de votre plan relationnel et de votre planning des campagnes, vous devez construire un système de reporting permettant de suivre la performance de vos campagnes. La performance des campagnes doit être analysée à 3 niveaux : 

  • Performance technique : taux de délivrabilité des emails, hard bounces, soft bounces…
  • Performance d’engagement : nombre d’emails délivrés, nombre d’emails ouverts, nombre de cliqueurs, nombre de désinscrits, taux de désabonnement…
  • Performance business : les conversions générées grâce à la campagne (nombre de leads obtenus, nombre de ventes, chiffre d’affaires…)
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