Comment bien utiliser les fichiers CSV ? Exemples et modèles

Pour importer ou exporter vos contacts dans un logiciel d’emailing, la solution la plus pratique est de le faire en une seule fois à partir d’un fichier CSV plutôt que d’ajouter vos contacts un par un. 

Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est un fichier CSV et comment bien utiliser ce format.

Qu’est-ce qu’un Fichier CSV ?

CSV est le sigle de Coma Separated Values, qui peut se traduire par « valeurs séparées par des virgules ». Il s’agit d’un format de fichier qui se caractérise par la représentation de données tabulaires sous forme de texte, les valeurs de chaque cellule étant séparées par des virgules ou des points-virgules.

Lire un fichier CSV est assez simple : chaque ligne du texte correspond à une ligne du tableau et chaque virgule correspond à une séparation entre les colonnes.

A quoi servent les fichiers .CSV ?

La fonction principale des fichiers CSV est de permettre la portabilité des données tabulaires d’un programme à l’autre. Par exemple, vous pouvez facilement exporter vos contacts depuis n’importe quel ESP ou webmail au format .CSV pour les importer dans Brevo.

Avec l’arrivée du RGPD, vous serez peut-être amené à devoir accéder aux requêtes de vos contacts qui désirent exercer à leur droit à la portabilité des données.

Pour vous y aider, Brevo vous donne la possibilité d’exporter les données de vos contacts au format .csv, ce qui permet ensuite de les réimporter facilement sur n’importe quel logiciel ou plateforme.

Exemple de conversion au format .CSV

Version texte .csv :

Prenom, Nom, Email, Age, Ville
Robert, Lepingre, [email protected], 41, Paris
Jeanne, Ducoux, [email protected], 32, Marseille
Pierre, Lenfant, [email protected], 23, Rennes

Version tableau :

Prenom	Nom	Email	Âge	Ville
Robert	Lepingre	[email protected]	41	Paris
Jeanne	Ducoux	[email protected]	32	Marseille
Pierre	Lenfant	[email protected]	23	Rennes

Télécharger un exemple de fichier CSV >>

Comment bien créer votre fichier CSV

Pour être lu correctement par n’importe quel système ou logiciel, votre fichier CSV doit respecter les règles suivantes :

• Pas de saut de ligne : chaque ligne doit être remplie. Si vous souhaitez que certaines cellules du tableau soient vides, il faut quand même ajouter les virgules.
• Chaque ligne doit avoir ligne doit avoir le même nombre de champs, c’est à dire de virgules.
• Pas d’espaces inutiles : « Pierre » et non «  Pierre» ou « Pierre »

Pour un fichier de contacts .csv destiné à être importé sur Brevo, vous devez respecter les règles spécifiques suivantes :

• Chaque valeur doit être séparée par un point-virgule (« ; »)
• L’entête du fichier ne doit comporter aucun espace ou caractère spécial
• La colonne de l’email doit s’appeler EMAIL
• Les emails ne doivent pas comporter d’espaces

Télécharger un exemple de fichier CSV accepté par Brevo >>

Comment ouvrir un fichier CSV avec Excel

Pour lire un fichier texte CSV sous forme de tableau dans Excel, il vous suffit de :

1. Lancer l’application Excel
2. Cliquer sur l’onglet « Fichier » puis « Ouvrir » :

   

3. Sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez ouvrir
4. Dans la fenêtre « Assistant d’importation du texte », laisser le type de fichier sur « Délimité » et sélectionner « Unicode (UTF-8) » pour l’origine du fichier :

   

5. Sélectionner « Virgule » ou « Point-virgule » en fonction du séparateur utilisé :

   

6. Cliquez sur « Terminer« .

Comment convertir un fichier CSV en Excel (.XLS)

Pour convertir un fichier CSV en Excel, il suffit de :

1. Ouvrir votre fichier CSV dans Excel (cf. paragraphe précédent)
2. Cliquer sur « Fichier » puis « Enregistrer sous« 
3. Sélectionner le type de fichier « Classeur Excel (*.xlsx) » :

   

4. Cliquer sur « Enregistrer« .

Comment convertir un fichier Excel en .CSV

Pour convertir un fichier Excel en .CSV :

1. Ouvrez votre fichier Excel
2. Cliquez sur « Fichier » puis « Enregistrer sous« 
3. Sélectionnez le type de fichier « CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (*.csv) » :

   

4. Cliquez sur « Enregistrer«