Un teléfono de empresa es, sin duda, uno de los canales de comunicación más cómodos y rápidos para la atención al cliente, ya que comunicarse por llamada sigue siendo esencial para la satisfacción de tus clientes.
Ahora bien, conseguir un número de empresa pasa por elegir el sistema telefónico más adecuado para tu negocio en particular, así como tener en cuenta una serie de factores para tomar la decisión más rentable, eficiente y escalable.
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Estos son los pasos necesarios para contratar tu teléfono de empresa.
- Evalúa qué sistema de telefonía necesitas
- Comprueba que tu sistema telefónico cumpla la normativa
- Escoge un proveedor
- Elige tus números de teléfono
- Selecciona qué dispositivos vas a usar
- Configura tu teléfono de empresa
- Promociona tu número
1.Evalúa qué sistema de telefonía necesitas
El 68% de los clientes hará uso del teléfono para llamarte en algún momento del ciclo de ventas o para resolver sus asuntos más urgentes e importantes. Si no quieres acabar invirtiendo más de la cuenta o descubrir que el servicio se te queda corto, considera lo siguiente:
Tamaño de la empresa
Si tienes un negocio unipersonal o una empresa pequeña, puede que al principio te baste con una o dos líneas móviles. Un sistema de telefonía VoIP en la nube también te permite empezar con los números que necesites y añadir más con el tiempo, ya que se adapta a cualquier tamaño de negocio.
En cuanto a la línea fija, siempre es más segura y fiable que los otros sistemas. Eso sí, dada la inversión inicial que requiere, puede ser más apta para medianas o grandes empresas. Para que te hagas una idea, aparte del coste de la instalación, cada aparato de teléfono de centralita PBX podría costarte alrededor de 1000 €.
Volumen de llamadas entrantes
Sobre todo en negocios con servicio de atención al cliente, la opción más flexible y económica es una centralita virtual VoIP (un sistema para hacer llamadas por internet gratis o de pago). Esta permite gestionar un gran volumen de llamadas entrantes desde cualquier dispositivo, con servicios de llamada en espera, distribución de llamadas entre agentes, buzones de voz personalizados o grabar llamadas.
Algunas de estas funciones también están presentes en sistemas de línea fija con centralita privada, pero las opciones son mucho más limitadas.
Destino de las llamadas salientes
Tanto en líneas móviles como fijas, el coste de la llamada está sujeto a las tarifas de la operadora de telefonía, muy superiores a las de un servicio VoIP. Así que, si prevés realizar llamadas internacionales, tenlo muy en cuenta.
Aunque la llamada internacional entre dos números de teléfono VoIP es gratuita, en muchos casos se llama a un teléfono fijo en destino. Por eso, el servicio VoIP también aplica sus propias tarifas de llamada.
Funciones avanzadas
Sin duda, ningún sistema compite en prestaciones con la centralita virtual: llamadas de vídeo o voz a cualquier dispositivo, integración con CRM y otras herramientas, transferencia de archivos o atención al cliente por WhatsApp, SMS y redes sociales, entre otras.
Tipos de números de teléfono
Si necesitas un número local para transmitir más confianza a los clientes de tu región, tanto la línea fija como la centralita virtual te brindan esa opción. La diferencia es que esta última, además, te deja elegir números con prefijos internacionales.
Pero si prefieres un número personalizado que sea memorable, como 1-855-MI-MARCA, o incluso un número gratuito, la mejor opción es una centralita en la nube.
2. Comprueba que tu sistema telefónico cumpla la normativa
En España, se aplica la Ley de Servicios de Atención al Cliente, que entra en vigor en 2024, a empresas de ciertos sectores, tamaño y volumen de ingresos.
Estas son algunas de las restricciones:
- Se prohíben los contestadores automáticos como medio exclusivo de atención al cliente y, si se usan, debe dársele la opción de recibir atención personalizada en cualquier momento de la interacción.
- No se usarán números de tarificación adicional.
- El tiempo de espera máximo para atender el teléfono no superará 1 minuto en el 90% de las llamadas.
- Las quejas, reclamaciones y solicitudes se resolverán en el plazo máximo de 1 mes.
- Se usará un sistema centralizado de gestión de quejas, reclamaciones y solicitudes.
En estos casos, la solución ideal es la centralita virtual, ya que puedes reducir los tiempos de espera y resolución de consultas con funciones de enrutamiento, respuesta de voz interactiva (IVR) y desvío de llamada. Además, la integración con otras herramientas te permite almacenar, gestionar y acceder a los datos de forma centralizada.
3. Escoge un proveedor
Proveedor de telefonía móvil
Si solo necesitas una o varías líneas de móvil de empresa, operadoras como Movistar, Vodafone, Yoigo Negocios u Orange Empresas te ofrecen servicios especiales para negocios.
Entre ellos, líneas adicionales a la mejor tarifa, descuentos de Roaming, seguridad para datos móviles, navegación de datos y llamadas ilimitadas, portabilidad de números o una aplicación para consultar tu consumo y gestionar desvíos de llamada y otras opciones.
Proveedor de telefonía tradicional
En cambio, si optas por la seguridad y la fiabilidad de una línea fija, sin preocuparte de fallos de wifi y cortes de ADSL o fibra óptica, ponte en contacto con cualquier compañía de telecomunicaciones.
Normalmente, se reserva cita con el personal técnico y quizás tengas que esperar unas semanas a que todo esté listo, especialmente si necesitas funciones de centralita privada.
Proveedor de centralita virtual
La mayoría de servicios de telefonía VoIP funcionan bajo un modelo de suscripción. Simplemente eliges en la página web el plan con las prestaciones y el precio que más te convenga. Asegúrate de que ofrezcan los números de teléfono que buscas, como extensiones internacionales en un país determinado.
Muchos ofrecen periodos de prueba gratuitos y la opción de reservar una consulta gratuita o una demo para ver el programa en acción. Lo bueno es que puedes empezar a configurar el servicio casi al instante de contratarlo, cambiar a un plan superior o cancelar el servicio cuando lo necesites.
4. Elige tus números de teléfono
Si ya te has asegurado de que tu servicio de telefonía tiene los tipos de números de teléfono que necesitas, es hora de elegir el número que más te guste. La buena noticia es que, si has contratado un servicio en la nube, seguramente puedas elegir más de un número y en varios formatos.
Número geográfico: si, por ejemplo, tienes un pequeño negocio local en Madrid, lo más lógico es que tus clientes desconfíen si tu número no lleva el prefijo de la ciudad. Lo mismo sucede si te diriges a toda España y tu número no es español.
Es más, si tienes clientes internacionales o presencia en otros países, puedes elegir un número con extensiones de otros lugares del mundo a través de un servicio VoIP.
Número de teléfono gratuito: una buena opción para desmarcarte de la competencia. Además, la fricción de llamada se reduce enormemente, ya no solo porque el cliente llama gratis, sino por la imagen profesional que transmite tu marca.
Número personalizado: no solo son memorables, sino que pueden llevar texto para identificar de inmediato tu marca o lo que ofreces.
Además, algunas centralitas virtuales ofrecen números cortos y la posibilidad de añadir tus números existentes. El caso es que, una vez que actives tu número de teléfono virtual en el software, podrás empezar a llamar al instante.
5. Selecciona qué dispositivos vas a usar
Si te has decidido por una línea fija, necesitarás un teléfono de sobremesa. Idealmente un teléfono PBX para centralitas que, por cierto, suele estar vinculado a contrato. Elígelo muy bien en función de las prestaciones que necesites, porque quizás el contrato no te permita cambiar el dispositivo por otro.
Por otra parte, si te basta y te sobra con un teléfono móvil y necesitas uno específico para el trabajo, consulta las promociones especiales para empresas de tu operador de telefonía. ¿Lo más práctico? Tener un solo dispositivo con doble SIM donde alternar entre tu número de empresa y el personal.
¿Has elegido un servicio VoIP? Genial. Porque, aparte de usarlo con los altavoces y el micrófono del ordenador, puedes vincularlo al teléfono móvil, o incluso usar tu teléfono analógico de toda la vida con un adaptador VoIP.
Por supuesto, existe hardware para VoIP (teléfonos IP o SIP) con prestaciones como llamada en espera, transferencia de llamadas, agenda y transmisión de audio/vídeo. Se conectan a la red de datos directamente o pueden compartir la conexión de red con un ordenador.
6. Configura tu teléfono de empresa
Si has contratado un servicio de centralita de virtual, solo te queda poner tu sistema a punto. Es la ocasión de ver con más detalle qué funciones echas en falta, si necesitas contratar servicios extra o eliminar algunos de ellos.
- Instala la aplicación del servicio en tus dispositivos.
- Configura el micrófono y los altavoces a tu gusto.
- Configura el resto de dispositivos físicos siguiendo las instrucciones del fabricante o del proveedor de VoIP
- Importa tus contactos a la centralita con alguna integración, un archivo Excel/CSV o manualmente.
- Comprueba la velocidad de tu conexión a Internet y contrata más ancho de banda si lo necesitas, por ejemplo, si una llamada de vídeo pierde calidad o se entrecorta.
- Configura las diferentes funciones del software, como el identificador de llamadas, las reglas de enrutamiento de llamadas, los mensajes automáticos, etc.
- Integra el software con tus herramientas de siempre, empezando por tu CRM.
Y por supuesto, prueba el sistema antes de esa llamada importante con el cliente.
7. Promociona tu número
Vale, ya tienes tu número y todo el sistema listo. Ahora toca añadir tu número en materiales de marketing, el sitio web, tarjetas de visita, la firma de tus emails, tus perfiles de empresa de Google y redes sociales, directorios online y sitios de reseñas como TripAdvisor.
Dale formato de hipertexto al número siempre que puedas para que tus clientes puedan llamarte directamente tocando el enlace en el teléfono móvil.
¿Todo más claro?
Ahora que has visto los pros y los contras de cada sistema de telefonía y todo lo que hay que tener en cuenta, seguro que ya tienes una idea más clara de lo que quieres para tu teléfono de empresa.
Al fin y al cabo, es una herramienta vital para mejorar tu servicio de atención al cliente. Porque, aparte de hacer tu servicio más eficiente, estás ofreciendo un canal de comunicación que puedes automatizar para que funcione las 24 horas del día y trabaje por ti cuando no estés.
