Stai per contattare un potenziale cliente e sei alla ricerca di un esempio di una email di follow-up? Vuoi sapere come scrivere una mail di follow-up efficace, migliorare il tuo tasso di risposta e mantenere l’attenzione del destinatario?
Sapere come strutturare una follow-up email può fare la differenza tra una mancata risposta e una comunicazione di successo. Che tu stia inviando una prima email o cercando di ottenere ulteriori informazioni, perciò, personalizzare i tuoi messaggi è prioritario.
In questa guida, ti spiegheremo in dettaglio cos'è una follow-up email e quando bisogna inviarla. Inoltre, ti forniremo alcuni consigli pratici, modelli ed esempi di follow-up email per aumentare tassi di apertura e conversioni. Buona lettura!
Indice
- Che cos'è una follow-up email?
- Follow-up email: perché non ricevi risposte
- Quando inviare una email di follow-up?
- Follow-up email: 9 esempi e modelli da copiare
- 1. Dopo un colloquio di lavoro
- 2. Dopo un acquisto online
- 3. Dopo un evento di networking
- 4. Dopo l'invio di un preventivo
- 5. Per recuperare un cliente inattivo
- 6. Dopo un webinar
- 7. Dopo una mancata risposta a una prima email
- 8. Per invitare a un evento o una riunione
- 9. Invio di un'email a freddo a un potenziale cliente
Che cos'è una follow-up email?
Una follow-up email è una comunicazione via posta elettronica che segue un’interazione precedente, come un’email inviata o un evento. Il suo obiettivo principale è mantenere il contatto con un destinatario e stimolarne l’interesse.
L’invio di una email di follow-up può essere gestito manualmente oppure attraverso sistemi di automazione. Esistono, infatti, numerosi software di marketing automation che permettono di programmare l’invio di email in base a specifiche circostanze.
Ad esempio, la mancata risposta a una prima email o l’interesse mostrato verso un contenuto specifico.
Le ragioni principali per cui si invia una follow-up email includono:
- Ricordare un’email precedente: una email di follow-up serve a riportare l’attenzione del destinatario su un messaggio già inviato, magari trascurato
- Richiedere informazioni aggiuntive necessarie: una follow-up email è anche utile per ottenere una risposta, un documento o altri dettagli fondamentali
- Inviare un reminder: le follow-up email sono ideali per ricordare eventi, appuntamenti o scadenze imminenti e stimolare l’azione del destinatario
L’efficacia di una follow-up email dipende dalla sua capacità di essere chiara, concisa e pertinente. Un testo lungo o poco mirato, infatti, rischia di essere ignorato, soprattutto in una casella di posta già piena.
Inoltre, personalizzare l’oggetto dell’email e il contenuto può aumentare i tassi di apertura e migliorare quelli di risposta. Ad esempio, una follow-up email con un oggetto come "Solo un rapido promemoria: ci sono novità?" può attirare l’attenzione e stimolare il destinatario a rispondere.
Le follow-up email, perciò, sono una risorsa strategica da non sottovalutare, sia nell’email marketing che nella comunicazione professionale. Utilizzarle nel modo giusto significa migliorare le relazioni con i tuoi contatti, ottenendo risultati concreti.
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Follow-up email: perché non ricevi risposte
Per comprendere appieno cos’è una follow-up email, non basta limitarsi alla sua definizione o a un esempio. È fondamentale affrontare anche una domanda cruciale: "Perché il destinatario non ha risposto?".
Capire le motivazioni dietro a questo comportamento consente di individuare eventuali errori nella tua comunicazione. Solo analizzando le ragioni della mancata risposta, infatti, è possibile ottimizzare le email successive e aumentare le probabilità di successo.
In particolare, tra i motivi più comuni per cui un destinatario potrebbe non rispondere a un’email troviamo:
- Email troppo lunga o poco chiara: i messaggi con troppe informazioni o non ben strutturati rischiano di essere ignorati
- Oggetto o contenuto poco interessante: un oggetto o messaggio generico o poco accattivante non stimola l’apertura dell’email
- Timing inadeguato: inviare un’email in un momento sbagliato può portare a una mancata attenzione da parte del destinatario
- Casella di posta sovraccarica: molte email ricevute ogni giorno finiscono per essere archiviate o semplicemente dimenticate
- Richieste complesse o poco immediate: un messaggio che richiede azioni difficili o lunghe da svolgere potrebbe essere messo da parte
- Mancanza di valore percepito: se il destinatario non vede un beneficio chiaro nel rispondere, l’email rischia di passare inosservata
Comprendere questi aspetti è il primo passo per rendere le proprie follow-up email più efficaci e migliorare il tasso di risposta ed il tasso di apertura.
Quando inviare una email di follow-up?
Inviare una follow-up email al momento giusto è fondamentale per ottenere il massimo dal tuo email marketing. Scegliere con cura quando inviare una mail, infatti, permette di mantenere alta l’attenzione del destinatario e aumentare i tassi di apertura e di risposta.
Solitamente, la prima email dovrebbe essere seguita da una seconda email entro 2-3 giorni. Ad esempio, dopo un webinar, puoi inviare un messaggio con ulteriori dettagli sull’argomento trattato o un link alla registrazione.
Le tempistiche per inviare una follow-up email, tuttavia, variano in base al contesto e agli obiettivi che si vuole raggiungere. Per esempio, puoi inviare una follow-up email nei seguenti momenti:
- Dopo un acquisto: la prima email può essere inviata immediatamente per ringraziare il cliente, confermare l’ordine e fornire dettagli come il codice di tracciamento. Un secondo messaggio, con ulteriori informazioni sul prodotto o un sondaggio sull’esperienza d’acquisto, può seguire entro 2-3 giorni
- Dopo un colloquio di lavoro: una follow-up email di ringraziamento dovrebbe essere inviata entro 24-48 ore dall’incontro, mantenendo un tono gentile e conciso. Se non si riceve una risposta, una seconda email può essere inviata dopo una settimana
- Dopo un evento di networking: inviare un’email iniziale entro una settimana dall’evento aiuta a mantenere vivo il contatto. Successivamente, programmare messaggi ogni 2-3 mesi consente di consolidare la relazione
In termini di frequenza, una strategia efficace prevede l’invio di e-mail regolari e ben distribuite. Ad esempio, è consigliabile inviare tra le 4 e le 9 email follow-up, con intervalli di 2-7 giorni tra ciascun messaggio.
Per rispettare più facilmente queste tempistiche, è utile adottare strumenti e software di marketing automation. In questo modo, è possibile ottimizzare la gestione della posta elettronica, inviando il messaggio sempre al momento giusto.
Follow-up email: 9 esempi e modelli da copiare
Chiarito cos’è una follow-up email e l’importanza del suo invio, vediamo ora alcuni esempi e modelli di email efficaci. Dalla prima e-mail inviata fino all’ultima e-mail di follow-up, ecco come catturare l’attenzione del destinatario e favorire una risposta.
1. Dopo un colloquio di lavoro
Hai appena sostenuto un colloquio di lavoro e vuoi fare una buona impressione, dimostrando il tuo interesse per la posizione? Una follow-up email ben scritta può aiutarti a ringraziare il selezionatore, ribadire il tuo entusiasmo e distinguerti dagli altri candidati.
In questo caso, per scrivere una follow-up email efficace dopo una domanda di lavoro ti consigliamo di:
- Inviare la prima email entro 24-48 ore dal colloquio
- Menzionare dettagli specifici del colloquio per dimostrare attenzione
- Mantenere un tono professionale, gentile ma conciso
- Ribadire il tuo interesse e sottolineare perché sei entusiasta del ruolo
- Chiedere gentilmente informazioni sui prossimi passi del processo di selezione
- Ringraziare il selezionatore e mostrare gratitudine per l’opportunità ricevuta
Modello di email di follow-up
Oggetto: Grazie per il colloquio di [Ruolo]
Gentile [Nome del destinatario],
La ringrazio per l’opportunità di ieri di discutere la posizione di [Ruolo] presso [Nome Azienda]. È stato un piacere approfondire i dettagli del ruolo e scoprire di più sui valori aziendali.
Sono particolarmente entusiasta della possibilità di contribuire con [specifica una tua competenza o esperienza rilevante]. Credo che le mie competenze possano portare valore aggiunto al vostro team.
Resto a disposizione per ulteriori informazioni o chiarimenti e sarei felice di conoscere i prossimi passi del processo di selezione.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Numero di telefono]
[Link a LinkedIn o portfolio, se pertinente]
2. Dopo un acquisto online
Dopo un acquisto online, è fondamentale inviare un’email di follow-up per ringraziare l'acquirente e fornire dettagli sull’ordine. Questa è un’occasione perfetta per rafforzare il rapporto con la clientela, migliorare l’esperienza d’acquisto e favorire conversioni future dell'e-commerce.
Ecco alcuni consigli per una follow-up email efficace in questo caso:
- Invia la prima email subito dopo l’acquisto per confermare l’ordine e ringraziare
- Fornisci informazioni utili, come il riepilogo dell’ordine, il codice di tracciamento e i contatti per eventuali problemi
- Utilizza il nome del destinatario, rendendo il messaggio unico per migliorare il tasso di risposta
- Inserisci una call to action (CTA), invitando il cliente a lasciare una recensione, esplorare prodotti correlati o iscriversi a una newsletter
- Utilizza strumenti di marketing automation per programmare una seconda email con suggerimenti su come utilizzare il prodotto o con offerte personalizzate
Modello di email di follow-up
Oggetto: Grazie per il tuo ordine [Nome del destinatario]!
Gentile [Nome del destinatario],
Grazie per aver scelto [Nome del negozio]! Confermiamo che il tuo ordine #[Numero ordine] è stato ricevuto e sarà presto spedito.
Puoi monitorare lo stato della spedizione tramite questo link: [Inserire link di tracciamento].
Ti invitiamo a contattarci per qualsiasi domanda o per ricevere ulteriori informazioni sul tuo acquisto. Puoi rispondere a questa mail o chiamarci al numero [Numero di telefono].
Scopri altri prodotti che potrebbero interessarti: [Link al sito].
Condividi la tua esperienza con una recensione: [Link alla recensione].
Grazie ancora per il tuo ordine! Restiamo a disposizione per qualsiasi esigenza.
Cordiali saluti,
[Nome del negozio]
[Email di contatto]
[Numero di telefono]
3. Dopo un evento di networking
Dopo aver partecipato a un evento di networking, è essenziale inviare un’email di follow-up per consolidare il contatto. Questo approccio permette di distinguersi tra i partecipanti e mantenere viva l’interazione, aprendo le porte a collaborazioni future.
Ecco alcuni consigli per una follow-up email efficace in questo caso:
- Invia l’email entro 24-48 ore, quando l’interazione è ancora fresca nella mente del destinatario
- Menziona un argomento o una conversazione specifica avvenuta durante l’evento per dimostrare attenzione e interesse
- Usa un tono conciso e gentile, evitando messaggi troppo lunghi
- Aggiungi valore, offrendo ulteriori informazioni su un argomento discusso o proponendo una risorsa utile, come un webinar o un documento
- Invita il destinatario a un incontro, una call o a esplorare una possibile collaborazione
- Programma una seconda email entro una settimana in caso di mancata risposta
Modello di email di follow-up
Oggetto: È stato un piacere incontrarti a [Nome dell’evento]!
Gentile [Nome del destinatario],
È stato un piacere conoscerti durante [Nome dell’evento]. Ho apprezzato molto la nostra conversazione su [argomento specifico].
Come accennato, ti invio [ulteriori dettagli/una risorsa utile], che penso possa interessarti: [Link o allegato].
Se sei d’accordo, mi piacerebbe continuare la nostra conversazione e valutare insieme come potremmo collaborare. Fammi sapere quali potrebbero essere i prossimi passi.
Possiamo sentirci via email o su LinkedIn: [Inserire link].
Sentiti libero di condividere i tuoi feedback o di chiedere informazioni aggiuntive.
Grazie ancora per il tempo dedicato. Rimango a disposizione per qualsiasi bisogno di ulteriori informazioni.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Numero di telefono]
[Indirizzo di posta elettronica]
4. Dopo l'invio di un preventivo
Dopo aver inviato un preventivo, è importante seguire il potenziale cliente con un’email di follow-up. Questo passaggio aiuta a chiarire eventuali dubbi e dimostrare la tua disponibilità, aumentando così le probabilità di chiudere la trattativa.
In questo caso, per una follow-up email efficace, ti consigliamo di:
- Contattare il cliente subito dopo l’invio del preventivo, per assicurarti che l’abbia ricevuto
- Utilizzare il nome del destinatario e riferimenti specifici al progetto o servizio richiesto
- Allegare una risorsa o un caso studio che dimostri la qualità del tuo lavoro
- Invitare il cliente a contattarti per chiarimenti o per discutere i prossimi passi
Modello di email di follow-up
Oggetto: Domande sul preventivo inviato?
Gentile [Nome del destinatario],
Spero che il preventivo che ti ho inviato via email il [data] sia stato utile e chiaro. Sono qui per fornire ulteriori dettagli o rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere.
Nel caso avessi bisogno di informazioni necessarie o di discutere il progetto più nel dettaglio, sarò felice di fissare una call. Puoi contattarmi direttamente al [numero di telefono] o via email.
Ti invito a condividere i tuoi feedback sul preventivo.
Fammi sapere quale potrebbe essere il prossimo passo per procedere con il progetto.
Grazie per la tua attenzione e rimango a disposizione per offrirti tutto il supporto necessario.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Numero di telefono]
[Indirizzo di posta elettronica]
5. Per recuperare un cliente inattivo
Recuperare un cliente inattivo è una sfida, ma un’email di follow-up ben strutturata può riaccendere l’interesse e stimolare il coinvolgimento. Questa situazione richiede tatto, una comunicazione personalizzata e un’offerta di valore per riconquistare la fiducia del cliente.
Ecco alcuni consigli per una follow-up email efficace:
- Invia l’email dopo aver analizzato l’ultimo acquisto o interazione del cliente, utilizzando strumenti di marketing automation per personalizzare i tempi
- Fai riferimento alle precedenti transazioni o interazioni. Mostra che conosci il cliente e le sue preferenze
- Proponi uno sconto o un omaggio esclusivo per attirare la sua attenzione
- Focalizzati su un valore aggiunto concreto che possa riaccendere l’interesse
- Aggiungi una call to action (CTA) chiara, ad esempio invitando il cliente a rispondere, visitare il sito o approfittare dell’offerta
Modello di email di follow-up
Oggetto: Ti manchiamo? Scopri la nostra nuova offerta!
Gentile [Nome del destinatario],
È da un po’ che non sentiamo più parlare di te, e ci piacerebbe rivederti! Abbiamo pensato a un’offerta speciale per darti un buon motivo per tornare: [Dettagli dell’offerta].
Inoltre, abbiamo introdotto alcune novità che potrebbero interessarti, come [breve descrizione del nuovo prodotto/servizio].
Approfitta dell’offerta entro [data] visitando il nostro sito.
Se hai bisogno di ulteriori informazioni, rispondi a questa email o contattaci al [numero di telefono].
Speriamo di rivederti presto e siamo a disposizione per qualsiasi domanda o richiesta!
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Numero di telefono]
[Indirizzo di posta elettronica]
6. Dopo un webinar
Inviare un’email di follow-up dopo un webinar è essenziale per mantenere alta l’attenzione del destinatario e convertirlo in un potenziale cliente. L’obiettivo è consolidare l’interesse suscitato durante l’evento, fornire ulteriori informazioni e guidare il destinatario verso il prossimo passo.
Per una follow-up vincente, ti consigliamo di:
- Far riferimento a dettagli specifici del webinar
- Ricapitolare i punti chiave e gli argomenti trattati, evidenziando il valore aggiunto per il destinatario
- Offrire materiali aggiuntivi, condividendo risorse utili come link a slide, video, articoli o casi studio per approfondire
- Mantenere il tono gentile conciso, chiaro e andando dritto al punto
- Inviare l’email entro 24 ore dall’evento per mantenere vivo l’interesse
Modello di email di follow-up
Oggetto: Grazie per aver partecipato al nostro webinar!
Gentile [Nome del destinatario],
Grazie per aver partecipato al nostro webinar “[Titolo del webinar]” di ieri! È stato un piacere condividere con te [argomento principale o valore aggiunto].
Come promesso, ti inviamo:
Le slide del webinar: [link]
La registrazione completa: [link]
Un caso studio correlato: [link]
Saremo felici di discutere ulteriormente su come [soluzione o servizio] possa supportarti in [specifico bisogno].
Ti va di fissare una breve consulenza gratuita? Puoi prenotare un appuntamento al seguente link: [link].
Se hai bisogno di ulteriori dettagli, non esitare a contattarci.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Numero di telefono]
[Indirizzo di posta elettronica]
7. Dopo una mancata risposta a una prima email
Non ricevere una risposta alla prima email è comune, ma non deve essere un ostacolo. Grazie a una follow-up email ben pianificata puoi ricatturare l'attenzione del destinatario, aumentando le probabilità di ottenere una risposta.
L’obiettivo è rimanere professionali, concisi e offrire un motivo valido per interagire.
Ecco alcuni consigli per una follow-up email in questo caso:
- Invia la seconda email dopo 2-3 giorni dalla prima email per non risultare insistente
- Cita l'email precedente per ricordare il contesto, senza risultare ripetitivo
- Spiega come puoi risolvere un problema o soddisfare un bisogno del destinatario
- Invita il destinatario a un prossimo passo, come fissare un incontro o rispondere all’email
- Provare un tono più diretto o incuriosente per migliorare i tassi di apertura
Modello di follow-up email
Oggetto: Posso aiutarti con [argomento della prima email]?
Gentile [Nome del destinatario],
Spero che questa email ti trovi bene. Ti ho contattato alcuni giorni fa riguardo a [breve descrizione della proposta], ma forse l’email precedente ti è sfuggita.
Se hai bisogno di ulteriori informazioni o dettagli specifici, sarò felice di risponderti. Credo che [valore aggiunto della proposta] possa essere utile per [esigenza del destinatario].
Possiamo fissare una breve chiamata nei prossimi giorni? Fammi sapere quando ti è più comodo.
Se preferisci, puoi rispondere direttamente a questa email o contattarmi al [numero di telefono].
Resto in attesa di un tuo riscontro, grazie mille.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Numero di telefono]
[Indirizzo di posta elettronica]
8. Per invitare a un evento o una riunione
Invitare un potenziale cliente o un contatto a un evento o una riunione richiede una follow-up email ben strutturata. L’obiettivo è catturare l’attenzione del destinatario, fornendo le informazioni necessarie e una call to action chiara per confermare la partecipazione.
Ecco alcune tips per una follow-up email ben strutturata:
- Invia l’email iniziale con almeno una settimana di anticipo e una seconda email di promemoria pochi giorni prima dell'evento
- Includi dettagli pratici come data, orario, luogo (o link per eventi virtuali) e un programma sintetico
- Invita il destinatario a confermare la presenza o a iscriversi tramite un link
Modello di email di follow-up
Oggetto: Sei invitato a [nome evento] il [data]
Gentile [Nome del destinatario],
Vorrei invitarti a partecipare a [nome dell’evento o riunione], che si terrà il [data] alle [orario]. Durante l’incontro discuteremo di [breve descrizione del contenuto], con l’obiettivo di [valore aggiunto].
Ecco i dettagli principali:
Quando: [data e orario]
Dove: [indirizzo o link per evento virtuale]
Ulteriori dettagli: [programma sintetico o link per approfondire]
Ti invito a confermare la tua partecipazione cliccando su [link di registrazione] o rispondendo direttamente a questa email.
Se hai bisogno di ulteriori informazioni, non esitare a contattarmi.
Grazie mille e spero di vederti al nostro evento!
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Numero di telefono]
[Indirizzo di posta elettronica]
9. Invio di un'email a freddo a un potenziale cliente
L’invio di un’email a freddo rappresenta una delle sfide più grandi nell'email marketing. L’obiettivo è costruire un primo contatto che sia conciso, interessante e in grado di generare curiosità, mantenendo un tono gentile e professionale.
Per una follow-up email efficace, ti consigliamo di:
- Fare ricerche sul destinatario, includendo dettagli rilevanti come il settore o l’azienda
- Inviare l’email iniziale nei giorni lavorativi e durante orari strategici per massimizzare i tassi di apertura
- Creare un titolo breve e interessante che spinga il destinatario ad aprire il messaggio
- Spiegare subito come il tuo prodotto o servizio può risolvere un problema specifico
- Invitare a rispondere o fissare una call
- Evitare dettagli superflui e rimandare a un link o allegato per ulteriori informazioni
- Usare strumenti di marketing automation per monitorare il comportamento del destinatario, come aperture o click
Modello di email di follow-up
Oggetto: Idee per migliorare [specifico bisogno del cliente]
Gentile [Nome del destinatario],
Mi chiamo [Il tuo nome] e lavoro come [ruolo] presso [nome azienda]. Ho notato che la tua azienda [aggiungi un dettaglio rilevante, es. “è leader nel settore”], e credo che potremmo aiutarti a [specifico beneficio, es. “ottimizzare i tuoi processi di marketing”].
Abbiamo recentemente aiutato aziende simili alla tua a raggiungere [risultato concreto, es. “un aumento del 20% nel tasso di conversione”]. Mi piacerebbe discutere di come possiamo fare lo stesso per te.
Ti va di fissare una breve call nei prossimi giorni? Puoi rispondere a questa email o prenotare direttamente al seguente link: [link].
Se hai bisogno di ulteriori dettagli, non esitare a contattarmi.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Numero di telefono]
[Indirizzo di posta elettronica]