Ti piacerebbe scoprire come si crea un database con Excel? Sai perché può essere utile?
Microsoft Excel è un programma estremamente conosciuto e versatile, disponibile sia per Windows che per Mac, che puoi utilizzare per migliorare il lavoro di raccolta, gestione e analisi dei dati.
Caratterizzato da un’interfaccia intuitiva e facile da usare, Excel permette di creare database semplici per la gestione di dati di piccole e medie dimensioni.
Come vedremo in questo articolo, con un po’ di pratica potrai organizzare e archiviare rapidamente tutti i tuoi dati, creare formule e funzioni per elaborarli e ricavarne informazioni preziose, che ti aiuteranno a migliorare la gestione dei contatti (clienti, fornitori, lead), dell’inventario e persino dei tuoi progetti.
Iniziamo subito e partiamo analizzando in dettaglio a cosa serve un database con Excel per poi, passo dopo passo, vedere come crearne uno ed adattarlo alle tue esigenze.
- Perché creare un database con Excel
- Come si crea un database con Excel
- Creare database con Excel: Guida passo dopo passo
- Integrare un database Excel nel CRM Brevo
Indice
Perché dovresti creare un database con Excel?
Excel, tramite i suoi fogli di calcolo, è uno strumento versatile che può essere utilizzato per vari scopi, inclusa la creazione di un piccolo database.
Questo database può aiutarti a gestire meglio raccolte di dati come, ad esempio:
- Clienti
- Budget aziendali
- Ordini
- Inventari
A differenza di Microsoft Access, un altro noto prodotto della suite Microsoft Office specifico per organizzare e archiviare grandi volumi di dati, Excel è più adatto per lavorare con dati semplici, principalmente composti da numeri, che possono essere analizzati, sommati e divisi a piacimento.
In altre parole, se ti stai chiedendo perché dovresti costruire un database con Excel, la risposta è: per organizzare e gestire modesti quantitativi di dati in modo strutturato, suddividendoli in tabelle, colonne e righe.
I dati raccolti possono poi essere facilmente trovati grazie alle funzionalità di ricerca, filtrati per caratteristiche che corrispondono a specifici criteri, analizzati per ottenere informazioni utili, utilizzati per creare report e grafici, e condivisi con altri utenti o reparti aziendali.
Come si crea un database con Excel
Per creare un database in Excel, prima di tutto, è necessario svolgere un lavoro preliminare mirato a raggiungere i seguenti obiettivi: determinare il tipo di dati da analizzare e decidere quali inserire in ciascun foglio di lavoro.
Successivamente, si può procedere con la progettazione e la creazione del nuovo database vero e proprio.
È importante sottolineare che, se non si ha familiarità con l’applicativo, potrebbe essere necessario seguire un breve corso Excel e consultare alcuni tutorial specifici disponibili anche gratuitamente online.
Una volta acquisite le competenze necessarie, si può procedere con:
Raccolta dei dati
Definire quali dati inserire nel database è fondamentale. Ad esempio, se utilizzi WhatsApp Business, potresti pensare di raccogliere tutti i dati dei clienti in un unico database per analizzarli meglio.
Allo stesso modo, se desideri migliorare il servizio di newsletter inviando messaggi più personali e specifici a determinate tipologie di clienti, un database potrebbe aiutarti a definire meglio le fasce di pubblico.
Insomma, una raccolta basilare dei dati è essenziale per creare un database coerente e veramente utile per il tuo business.
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Definizione chiara degli obiettivi del database
Successivamente, è importante stabilire quali obiettivi ci si aspetta dal database. Perdere ore di lavoro per ottenere una scheda dati inutile è semplicemente una perdita di tempo.
Ecco perché sin dalla prima riga è necessario avere ben chiaro in mente l’utilizzo previsto del database.
Ad esempio, i dati esterni da inserire nel database potrebbero aiutare a migliorare la gestione delle liste broadcast su WhatsApp o, più in generale, a migliorare il servizio clienti o a monitorare i budget aziendali.
Progettazione del database
Sì può passare ora alla progettazione vera e propria del database. È necessario definire la struttura, delineando le varie categorie e le specifiche per ciascun dato.
Ad esempio, in un database clienti, le categorie principali potrebbero includere:
- ID Cliente (chiave primaria)
- Nome e cognome del cliente
- Indirizzo
- Città
- Numero di Telefono
- Numero di Ordini Effettuati
- Importo Medio Speso
- CAP (Codice di Avviamento Postale)
Inoltre, è importante indicare la cosiddetta chiave primaria, un attributo unico che serve per identificare il record all’interno di una singola tabella.
Creazione del database in Excel e fase di test
Gli ultimi passaggi consistono nella creazione vera e propria del database e nella fase di test. Il lavoro da svolgere è piuttosto articolato.
È necessario utilizzare i vari fogli di lavoro e inserire tutti i dati che si è deciso di raccogliere.
All’interno delle tabelle dei fogli di lavoro, è importante assegnare i nomi dei campi e organizzare gli attributi nelle varie colonne. In più bisogna avere cura di tenere i fogli di lavoro separati per ogni tabella organizzando i dati in colonne e righe.
Successivamente, si passa all’inserimento dei dati e alla loro validazione. In questa fase bisogna evitare errori manuali nell’inserimento dei dati che potrebbero compromettere il funzionamento del database.
Quest’ultimo lavoro può essere verificato mediante la fase di test vera e propria, essenziale per accertarsi che tutto funzioni al meglio. Deve essere possibile, in parole semplici, inserire i dati, modificarli e trovarli senza intoppi.
Creare database con Excel: guida passo dopo passo
Passiamo ora alla fase centrale di questa guida, in cui scopriamo insieme come si crea un database con Excel. La guida qui sotto è stata pensata per offrire supporto a chiunque desideri creare un semplice database Excel senza l’utilizzo di Visual Basic for Applications (VBA), il linguaggio di programmazione integrato nell’intero pacchetto Office.
Supponendo che si voglia creare un database di clienti, ecco di seguito come procedere:
1. Memorizzare i termini chiave
Conoscere alcune terminologie chiave è utile sia per comprendere la guida qui riportata, sia per imparare a padroneggiare Excel in italiano nel modo corretto.
Preliminarmente è importante conoscere questi termini:
- File di Excel: documento nel quale viene salvato il tuo database
- Foglio di lavoro: l’insieme di righe e colonne presenti in Excel.
- Riga di intestazione della colonna: la riga più in alto contenente i titoli delle colonne.
- Filtro: funzionalità utile per visualizzare solo un insieme specifico di dati di Excel.
- Tabella: l’insieme delle righe e delle colonne.
- Cella: il riquadro corrispondente a una specifica riga posizionata in una specifica colonna.
- Record: una specifica riga di una tabella.
- Chiave primaria: il campo che identifica in modo univoco ogni elemento.
2. Creare un dataset o contenitore di dati
Dopo aver chiarito i principali termini, il primo passaggio consiste nell’attribuire un ID (codice univoco) a ogni cliente partendo da un database vuoto.
Questo ID solitamente corrisponde alla prima colonna. Qui di seguito, sotto l’ID, possono essere inseriti i codici univoci identificativi di ogni cliente.
Per ciascun cliente sulle righe del foglio di calcolo, in alto possono essere inserite altre informazioni rilevanti (età, genere, spesa media, articoli acquistati e così via).
Dopo aver inserito l’ID cliente e tutte le altre informazioni, conviene organizzarli in ordine progressivo.
Per farlo, basta selezionare una nuova colonna, scrivere il numero 1 e il numero 2 nelle due righe corrispondenti, quindi selezionarle e utilizzare la funzione doppio click del mouse.
3. Inserire bordi e bloccare le righe
Per una migliore comprensione dei dati inseriti nelle celle Excel, una buona regola di formattazione è quella di marcare i bordi di tutte o solo alcune righe e colonne.
Farlo è molto semplice, basta selezionare le righe o le colonne e cliccare in alto su “Tutti i bordi”. Un’altra operazione molto utile è quella di bloccare le righe.
Questo permette di scorrere il database senza che la riga principale in alto scompaia. Per farlo, basta cliccare in alto su “Visualizza”, quindi su “Blocca riquadri” e “Blocca riga superiore”.
4. Inserire i filtri e convalidare i dati
Inserire i filtri è una delle funzionalità più importanti. Basta cliccare su Home, quindi su Ordina e filtra, e cliccare con il mouse su “Filtro”.
Per convalidare i dati, cioè scegliere la tipologia di dati che possono essere inseriti in una cella, bisogna cliccare in alto su Dati, quindi su Convalida dati, Impostazioni e scegliere dal menu a tendina sotto la voce “Consenti” i soli valori che si desidera ammettere nel database.
È possibile anche inserire un messaggio di errore che compare ogni volta si inserisce un valore non ammesso.
5. Realizzare i menu a tendina
Per ogni colonna del database è possibile realizzare un pratico menu a tendina. Basta cliccare su una delle colonne e quindi su Convalida dati. Dal menu aperto, clicca su Impostazioni e alla voce “Criteri di convalida” seleziona Elenco.
Su un foglio a parte nel frattempo, crea l’origine dell’elenco, inserendo le voci che vorresti che vengano visualizzate e accetta cliccando su OK. Questa funzionalità permette di riempire rapidamente le voci del database.
6. Creare tabelle pivot
Le tabelle pivot, o tabelle riassuntive, possono aiutarti ad analizzare meglio i dati raccolti nel database. È fondamentale saperle creare per una migliore gestione dell’intero set di dati inseriti.
Per prima cosa, assicurati che tutte le colonne abbiano un’intestazione. Dopo questo passaggio, controlla che ogni colonna contenga gli stessi dati e che non vi siano righe o colonne interamente vuote.
Verificato ciò, per creare una nuova tabella pivot ti basterà cliccare su un punto qualsiasi dei dati, poi su “Inserisci” in alto e successivamente su “Tabella Pivot”.
In questo modo apri una finestra di dialogo da cui puoi scegliere dove inserire la tabella (nuovo foglio di lavoro o foglio Excel esistente). Per andare avanti dovrai cliccare su “OK” e otterrai già una prima tabella pivot.
Sulla destra, puoi vedere i campi. Non ti resta che selezionarli, generalmente quelli con valori numerici.
Ti basta selezionare il campo (ad esempio “Venduto”) e trascinarlo nel riquadro “Valori”. Ora avrai la somma delle vendite totali. La stessa operazione può essere fatta anche per altri campi, includendo ad esempio altre informazioni (vendite, città, ecc.).
7. Rinominare i campi
Un’altra funzionalità molto utile per creare un database con Excel è detta “Rinomina campi”. Permette semplicemente di assegnare un nome univoco a un’intera riga o colonna o a specifiche righe o colonne.
Basta quindi selezionare la colonna o la riga d’interesse, quindi cliccare su “Formule” in alto e su “Gestione nomi”.
Nella nuova finestra che si apre, compare il nome assegnato all’intera colonna. Con questo nome, ad esempio “Nomi”, è possibile poi andare in qualsiasi altra colonna, scrivere in una riga corrispondente =nomi e avere l’intera colonna o riga già selezionata.
8. Funzione CONCATENA
Un’altra funzionalità da conoscere è “CONCATENA”. Questa può tornare utile ogni volta che si desidera unire due o più valori presenti in, ad esempio, due colonne distinte del database. Per fare questo, basta selezionare una cella vuota dove si desidera che compaiano i valori uniti.
Quindi scrivere =CONCATENA e selezionare i valori dei testi interessati. Cliccare invio. Inserendo tra i valori un doppio apice ” “, i nomi selezionati verranno visualizzati separati da uno spazio.
9. Funzione VLOOKUP
Per la gestione di un piccolo database in Excel, può essere utile anche la funzione VLOOKUP.
Consente di trovare rapidamente un valore in una colonna. Ad esempio, supponiamo si voglia trovare l’email di un cliente dato il suo nome.
Scrivendo =VLOOKUP(“Nome del cliente”, A2:C100, 2, FALSE), si chiede ad Excel di cercare il cliente e fornire direttamente la sua email corrispondente.
10. Funzione SE
Infine, vediamo la funzione SE, conosciuta da chiunque utilizzi Excel nel quotidiano. Questa permette di ottenere due dati al solo verificarsi di una condizione stabilita.
Ad esempio, se gestisci un ecommerce, potrebbe esserti utile selezionare rapidamente solo i clienti che hanno acquistato più di 10 prodotti dal tuo store nell’ultimo mese.
Per farlo, basta selezionare una cella vuota e scrivere =SE(. All’interno, scrivere le condizioni. Nell’esempio presentato, potremmo scrivere SE(A2>10; “Cliente ricorrente”; “Cliente non ricorrente”).
Integrare un database Excel nel CRM Brevo
In questa guida abbiamo visto come creare un database Excel e gestire un elenco limitato di contratti.
Tuttavia, Excel, non essendo una piattaforma dedicata alla gestione dei clienti o dei contatti in generale, potrebbe rivelarsi inadatto per molteplici scopi.
Potresti ad esempio avere difficoltà a segmentare con precisione i contatti in base a criteri di interesse e comportamenti passati, automatizzare i processi di marketing, creare flussi di lavoro automatizzati per email e SMS e tenere traccia delle interazioni con i contatti.
Ecco perché presto potrebbe diventare un passaggio obbligatorio passare a un CRM avanzato e facile da utilizzare come Brevo.
Brevo è una suite CRM utilizzata da oltre 500.000 clienti in tutto il mondo, progettata per aiutarti a coltivare relazioni durature con i clienti.
Grazie alla funzionalità “Importa i tuoi contatti“, tutto il lavoro svolto per la creazione del database in Excel non va perso.
Puoi facilmente caricare la tua cartella di lavoro o file sulla piattaforma, importare numeri di telefono, contatti WhatsApp, numeri di rete fissa, e iniziare a gestire i contatti in modo completamente diverso, automatizzando e creando campagne di email, WhatsApp e SMS marketing.
Inoltre, Brevo offre diverse altre funzionalità per migliorare le tue campagne marketing. Ti permette, ad esempio:
- Unificare, gestire e sincronizzare i dati dei clienti utilizzando la Customer Data Platform (CDP) di Brevo
- Inviare email rapidamente dall’API
- Personalizzare i modelli transazionali con nomi dei clienti, prezzi e prodotti
- E altro ancora
Con Brevo la creazione e la gestione di database diventa semplice. Basta prenotare una demo e iniziare subito ad aumentare le vendite.
