A administração de compromissos com seus clientes por e-mail ou telefone é uma tarefa muito demorada para você? Invista em software de agendamento online para simplificar este processo.
Quanto mais prospectos e clientes uma empresa tem, mais desafiador é interagir com eles, especialmente quando se trata de agendar seus compromissos ou reservas. As plataformas de agendamento online ajudam as empresas a enfrentar este desafio.
Com o software de gerenciamento de reservas, seus prospects e clientes podem facilmente reservar, alterar e cancelar compromissos online.
👉 Neste artigo, descubra quais são os melhores sistemas de agendamento de compromissos online e se tal ferramenta é econômica para sua empresa.
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Indice
O que é uma plataforma de agendamento? 🧐
A plataforma de agendamento
é uma aplicação que permite aos clientes marcar compromissos diretamente no site da empresa ou através de um link para a página de reservas.
Um software de agendamento substitui a reserva de compromissos por e-mail ou telefone – é uma espécie de secretária virtual. O agendamento de compromissos através de tal ferramenta é eficiente porque os prospects e os clientes podem selecionar os compromissos disponíveis de maneira autônoma e alterar ou cancelar um compromisso sem ter que entrar em contato com o atendimento ao cliente.
As áreas de aplicação de uma ferramenta de reserva são muito diversas. Seja em B2C ou B2B, seja para compromissos em um salão de cabeleireiro, reservas em restaurantes ou chamadas de vendas (por exemplo, para uma demonstração de software), um sistema de reservas online ajudará seus clientes a entrar facilmente em contato com você.
Basicamente, um sistema de agendamento online lhe permitirá melhorar suas relações com os clientes e aumentar seu faturamento. Um mecanismo de reserva se encaixa perfeitamente na gama de ferramentas de marketing (newsletters, SMS ou outras) e pode ser útil para todos os tipos de negócios – de hoteleiros a gerentes de spa, passando por e-commerces ou agências.
✅ Quais são as funcionalidades de uma plataforma de agendamento online?
Ferramentas de agendamento de compromissos e reuniões podem ajudar a otimizar muitos processos.
Naturalmente, o escopo da funcionalidade oferecida pelas soluções de reserva difere de um fornecedor para outro. Entretanto, há algumas funções básicas que a maioria das soluções tem em comum.
➡️ Reservar compromissos
Com uma ferramenta de reserva, você pode – é claro – marcar compromissos. Para isso, um widget de reserva é integrado ao seu site ou um link é gerado, que você pode colocar em diferentes plataformas, por exemplo, em redes sociais.
Quando os clientes clicam nele, abre-se um calendário virtual, onde eles podem escolher uma data e hora, com base nos horários disponíveis. Eles recebem então uma confirmação de reserva. Isto será sempre mais fácil do que ter que marcar uma consulta por e-mail, SMS, WhatsApp ou mesmo por telefone.
➡️ Sincronizar o seu calendário
Provavelmente você já utiliza um calendário no qual você marcou compromissos importantes, ausências, etc.
Inserir todos esses dados manualmente em sua ferramenta de reserva online levaria horas. É por isso que a maioria das ferramentas oferece integrações que permitem sincronizar a aplicação com seu calendário Google ou Outlook, por exemplo.
➡️ Organizar reuniões
Marcar um compromisso é importante, mas o compromisso em si é ainda mais importante. É por isso que muitos sistemas de reservas permitem que você marque reuniões online diretamente com seus clientes.
A criação de reuniões funciona seja através de integrações, por exemplo com Microsoft Teams ou com o Google Hangouts, ou através de uma ferramenta de videoconferência integrada.
Esta funcionalidade pode ser útil, por exemplo, para organizar uma demonstração do produto, consultar seus clientes em tempo real, etc.
➡️ Enviar lembretes
Para garantir que você possa sempre planejar seu trabalho de forma eficiente, é importante que seus clientes se apresentem aos compromissos na data acordada.
O envio de lembretes automáticos por e-mail ou SMS pode ajudar seus clientes a nunca perder um compromisso. Muitos sistemas de agendamento de compromissos online também oferecem aos usuários a possibilidade de remarcar ou cancelar compromissos com um único clique. Isto ajuda a evitar cancelamentos de última hora.
👍 Os benefícios do sistema de agendamento online
Uma plataforma que permite que seus contatos e clientes agendem reuniões online pode tornar sua vida muito mais fácil.
Se você optar por tal plataforma e utilizá-la sistematicamente, as vantagens são as seguintes:
➡️ Economia de tempo
Sem um módulo de reserva, os clientes têm que ligar para uma empresa por telefone ou enviar um e-mail para fazer um agendamento. Quando eles querem remarcar ou cancelar um compromisso, eles têm que reservar um tempo para entrar em contato novamente com a empresa, esperar no telefone ou passar por um momento de incerteza até receberem um e-mail confirmando a mudança.
As empresas, por outro lado, têm que verificar sua própria agenda a cada vez e procurar por horários disponíveis. Isto não só leva tempo, mas também pode levar a reservas duplas involuntárias.
Com uma ferramenta de reserva online, você pode evitar este tipo de inconveniente. O mesmo se aplica à transferência manual dos horários de compromissos em seu calendário e ao envio de lembretes.
Em resumo, o software de reservas online economiza seu valioso tempo e permite que você trabalhe de forma mais eficiente.
➡️ Maior satisfação dos clientes
Com um software de reserva, você permite que seus clientes tenham mais autonomia.
Eles não precisam mais esperar em uma fila telefônica ou escrever um e-mail. Eles também podem escolher livremente a data e a hora que seja melhor pra eles e assim serem mais flexíveis no planejamento de sua programação.
Na era do software SaaS, do e-commerce e da nuvem, as pessoas estão acostumadas a poder fazer tudo online. Ao dar-lhes esta oportunidade, você aumentará a satisfação do cliente, atendendo às necessidades e expectativas dos consumidores modernos.
➡️ Mais contatos e clientes
As ferramentas de reserva online estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isto significa que os prospects podem fazer uma consulta online sempre que quiserem. Isso também significa que você não perde mais leads.
Além disso, muitas pessoas hoje querem entrar em contato com as empresas rápida e facilmente. Se eles tiverem que escolher entre duas empresas e uma oferece a possibilidade de marcar compromissos online e a outra não, muitos optarão pela primeira.
Portanto, o software de agendamento de compromissos ajudará você a ganhar leads e transformá-los em clientes fiéis.
➡️ Uma melhor organização
O quarto benefício é óbvio: ao otimizar seu sistema de agendamento de compromissos, você ficará bem mais organizado.
Você também ficará menos estressado e poderá investir seus recursos em tarefas mais importantes, tais como campanhas de marketing, usando notificações por e-mail ou push.
🔎 Comparativo: as 5 melhores plataformas de reservas online
Se você já fez uma pesquisa online, provavelmente já encontrou os nomes de vários sistemas de agendamento diferentes. É fácil se perder.
É por isso que examinamos os 5 melhores softwares de reserva, cuja comparação você poderá encontrar abaixo:
Meetfox
Preço: gratuito, versão profissional com recursos adicionais a partir de $10 por usuário/mês
O primeiro organizador de reuniões online vem do fornecedor MeetFox.
Você pode integrar o MeetFox em várias plataformas à sua escolha. Desta forma você pode alcançar seu grupo alvo onde quer que ele esteja, por exemplo no Instagram, LinkedIn, Google ou em seu website. Os usuários que acabaram de encontrar seu perfil Instagram podem, por exemplo, marcar uma consulta com você com apenas um clique.
O MeetFox também oferece recursos como sincronização de seus calendários, envio automático de lembretes de compromissos e integração com Slack, WordPress e muitos outros.
O provedor se distingue de outras ferramentas com duas características: por um lado, você tem a possibilidade de realizar chamadas de vídeo diretamente em seu navegador, sem ter que baixar software externo. Por outro lado, você pode fazer pagamentos através da plataforma, por exemplo, se você solicitar um pré-pagamento para marcar uma consulta.
MeetFox é a solução perfeita para pequenas e médias empresas que procuram um software de reserva simples de usar e potente.
SimplyBook.me
Taxa: 50 reservas/mês grátis, depois a partir de 6,70€/mês para 100 reservas.
O sistema de agendamento online de compromissos a seguir é oferecido pelo SimplyBook.me.
Você pode integrar a ferramenta em seu website através de um widget, ou pode direcionar as pessoas interessadas para um website que você mesmo projetou, através de um link de redes sociais ou do Google. O SimplyBook.me oferece uma seleção de modelos pré-configurados para este fim.
Para o resto, o SimplyBook.me oferece tanto funções básicas – como a configuração de lembretes automáticos e várias integrações – quanto funções avançadas. Estes últimos incluem a criação de formulários de registro nos quais os usuários podem inserir seus dados no momento da reserva, assim como o envio de e-mails.
O SimplyBook.me oferece uma tarifa gratuita, mas isto limita você a 50 reservas por mês e só permite que você utilize as funções mais básicas.
3 – Calendly
Preço: gratuito, plano Essentials a partir de $8/mês
Um dos mais conhecidos softwares de agendamento online é o Calendly. A ferramenta pode ser integrada diretamente em seu próprio site ou configurada como um widget pop-up. Ele funciona tanto no navegador quanto em dispositivos móveis e pode até mesmo ser integrado ao seu CRM.
Calendly também oferece funções de automação que podem ser interessantes. Por exemplo, você pode não apenas criar um cenário para o envio de mensagens de lembrete e confirmações de compromissos, mas também, por exemplo, e-mails de acompanhamento automatizados e pesquisas enviadas aos clientes após um compromisso.
Você também pode atribuir automaticamente os compromissos aos membros disponíveis da equipe.
Timify
Preço: gratuito, plano Premium a partir de 29,75 euros/mês
Com a Timify – antiga TerminApp – os prospects e os clientes podem agendar compromissos através de um widget ou escaneando um código QR.
Ao mesmo tempo, a ferramenta funciona como um calendário. Em vez de, por exemplo, integrar seu calendário Google à plataforma, você pode anotar todos os compromissos internos da empresa diretamente no calendário Timify.
Graças às muitas integrações disponíveis, o Timify também permite que você faça pagamentos através da ferramenta e marque compromissos diretamente no Google Maps.
A opção de fazer reservas para grupos também é interessante. Se você oferecer um curso com um número limitado de participantes, por exemplo, você pode definir este limite no Timify.
Reservio
Tarifa: gratuito até 40 reservas por mês. Solução Standard por $20/mês.
Reservio é outra solução popular de agendamentos online. É um pouco menos abrangente que algumas das outras soluções em nossa lista, mas ainda oferece as características básicas – como notificações por e-mail e sincronização com os calendários do Google e similares.
Portanto, continua sendo uma ferramenta eficaz para agendar compromissos e melhorar seu atendimento ao cliente.
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