Foi-se o tempo em que pensávamos no preço de uma chamada telefônica antes de ligar para alguém ou para algum cliente. Hoje, fazemos uma “call” ou uma videoconferência sem medo, e para qualquer lugar do mundo. Porém, toda essa praticidade só é possível graças à evolução da tecnologia, entre elas o VoIP. Mas o que é VoIP, e como essa solução nos ajuda no cotidiano?
A seguir, vamos entender como o VoIP funciona, como usar e quais as vantagens de implementar esse sistema na sua empresa, fazendo você economizar tempo e dinheiro, além de facilitar a comunicação com as equipes, não importa onde elas estejam. Vamos lá!
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O que é VoIP?
Antes de tudo, VoIP quer dizer Voice over Internet Protocol em inglês (tecnologia de voz sobre IP). O termo foi criado ao juntar os termos voz (voice) e IP (internet protocol), para assim representar o sistema que permite que façamos chamadas telefônicas pela internet, diferente dos telefones fixos tradicionais.
Também conhecido como telefonia IP, essa tecnologia chegou nos anos 90 e antes precisava de vários outros aparelhos para funcionar. Hoje, contudo, você pode conversar com qualquer pessoa usando somente o celular, notebook ou tablet, por exemplo.
O VoIP revolucionou a maneira como nos comunicamos, trazendo facilidade, custos muito inferiores e rapidez. Não é à toa que as empresas usam essa solução para fazer reuniões com seus funcionários, que deixaram de ter um telefone fixo na mesa para acolher soluções mais adaptadas aos tempos modernos.
Como o sistema VoIP funciona?
Ok, o VoIP permite que nos comuniquemos usando celular, computador e notebook, tudo por meio da internet. Mas como o sistema VoIP funciona e como ele permite essa comunicação?
Tudo isso é possível pois o VoIP consegue converter a nossa voz em dados, que são em seguida enviados usando a internet. Esse processo não altera a sua voz, nem o conteúdo da conversa: o destinatário entende a sua voz perfeitamente, como se você estivesse usando um telefone fixo, mas com qualidade superior.
Basta um dispositivo móvel conectado à internet para que essa tecnologia seja possível. O destinatário pode receber a ligação tanto via um aparelho conectado à internet, como por meio de telefone comum.
Para fazer uma ligação usando a tecnologia VoIP, basta usufruir dos aplicativos que já conhece, como:
- Facebook Messenger
- Skype
- Google Meet
- Zoom
Vale dizer que o sistema VoIP faz as empresas economizarem 90% em relação aos métodos de telefonia antigos. Assim, com uma internet eficiente e estável, você tem tudo o que precisa!
Como usar o VoIP para fazer ligações?
Agora que já sabe o que é VoIP e como funciona, vamos focar em como você pode usá-lo para melhorar a comunicação na sua empresa. A seguir, veja as formas mais conhecidas para fazer chamadas pela internet:
Ligações pela internet via aplicativos para celular ou PC
A forma mais conhecida de fazer ligações usando VoIP é usar apps de chamadas de voz e vídeo instalados no seu celular ou computador. Você certamente já deve ter usado algum deles para fazer videoconferências:
- Google Meet
- Skype
- Zoom
- Microsoft Teams
- Viber, entre outros.
Neste caso, é importante que o destinatário da sua ligação também possua o aplicativo de chamadas instalado em seu dispositivo.
Alguns aplicativos de chamadas, como Skype e Zoom, também permitem que você faça chamadas para telefones sem internet (fixos). Porém, este serviço deve ser contratado à parte.
Softphones
O softphone é outro meio de fazer chamadas pela internet e reduzir custos de telefonia. Ele é um programa de software desenvolvido para realizar chamadas usando um computador conectado à internet. Uma vez que o sistema é instalado no computador ou notebook, você consegue fazer e receber ligações, sem ter a necessidade de possuir um aparelho de telefone.
Telefone IP
O telefone IP é como se fosse um telefone de mesa comum, mas seu modo de funcionamento usa o sistema VoIP. Por ter os mesmos conectores dos usados nas placas de rede dos computadores, ele consegue se conectar à internet, transmitir os dados e transformá-los em voz.
Adaptador de Telefone Analógico (ATA)
Essa solução insere um adaptador em um telefone comum, tornando-o assim pronto para fazer e receber chamadas com VoIP. Essa peça consegue converter o sinal analógico da rede em dados digitais, que serão em seguida transmitidos pela internet.
PABX em nuvem
Por fim, outra maneira de usar o VoIP é o PABX em nuvem, considerada uma das alternativas mais avançadas em tecnologia. Como o nome já diz, os dados são armazenados na nuvem, e depois transmitidos pela internet. Por depender somente da nuvem, é possível usar o sistema em qualquer lugar, inclusive em home office.
De qual dispositivo preciso para fazer uma chamada com VoIP?
Para fazer ligações de telefonia IP, pode usar diferentes dispositivos, como telefones celulares, telefones de mesa (telefone fixo), dispositivos móveis como tablets e computadores ou notebooks equipados com fones de ouvido e microfones.
VoIP vs telefone fixo: qual é o melhor para pequenas e médias empresas?
Quer saber quais as vantagens de utilizar o VoIP na sua empresa? Saiba que a telefonia IP reserva muitos benefícios em comparação aos telefones tradicionais, entre eles:
Usar um sistema VoIP te permite economizar
O preço é muito inferior ao das chamadas de linha telefônica tradicionais. Ao utilizar a internet para fazer ligações, você não precisa ficar preocupado com o tempo da ligação e seu custo final. A cereja do bolo: você não perde dinheiro quando for prospectar e ligar para clientes!
A quantidade de recursos e funcionalidades é maior
As ligações com VoIP contam com muitos recursos avançados que não existem na telefonia tradicional. Por exemplo, o atendimento automático, o redirecionamento de chamadas, a chamada em espera, as análises, as integrações, e outros recursos que facilitam a rotina da sua equipe. Claro, estes recursos fazem parte de soluções de VoIP como o PABX em nuvem, e não estão presentes em chamadas de voz de aplicativos como o WhatsApp.
Pode rotear as chamadas em qualquer lugar do mundo
Um telefone VoIP poderá rotear as chamadas que você receber, não importa onde esteja. Desde que tenha uma internet confiável, receberá as chamadas no seu dispositivo, usando os números portáteis que indicar para seus clientes e equipe.
A qualidade da ligação é melhor
A internet estável permite ligações com qualidade superior quando comparadas à qualidade dos telefones fixos. Lembra de como as ligações “caiam” antigamente? E dos ruídos nas chamadas? A tecnologia VoIP te poupa desses problemas.
O sistema VoIP oferece maior segurança
As ligações feitas via VoIP são criptografadas, o que significa que a conversa não pode ser acessada por terceiros. Dessa forma, os dados estão protegidos e configurados para não serem interceptados por qualquer outra pessoa.
Maior integração e escalabilidade
Entre as várias vantagens do VoIP está a integração que esse sistema oferece às equipes. As transferências entre as áreas de suporte e atendimento são facilitadas, além de ganharem mais agilidade. Outra vantagem valiosa do VoIP: é possível integrar vários canais de comunicação digital, como as mídias sociais, SMS, aplicativos e e-mail. Além disso, o VoIP também pode ser integrado a um software de CRM. No quesito escalabilidade, poderá comprar linhas e licenças conforme o crescimento da sua empresa.
Diferenças entre VoIP e telefone fixo
| Telefone VoIP | Telefone fixo | |
| Tipo de conexão | Usa o protocolo de internet (IP) via Wi-Fi, dados do celular, ethernet, etc. | Fiação de cobre dedicada |
| Qualidade da voz | Voz HD | Voz padrão |
| Recursos | Funcionalidades avançadas como roteamento de chamadas inteligente, gravação de chamadas, videochamadas, integração com aplicativos, etc | Recursos básicos como chamada em espera, correio de voz e ID do autor da chamada. |
| Versatilidade | Pode fazer e receber chamadas de quase qualquer dispositivo e transferir chamadas entre dispositivos, mesmo no exterior | Limitado. As chamadas só podem ser feitas fisicamente, uma vez no escritório e usando o telefone |
| Escalabilidade | Pode aumentar a capacidade o quanto desejar. Precisa somente de uma boa conexão de internet | Exige conexões físicas com fio, além de equipamento extra |
| Custos | Baixo custo. Os valores aumentam conforme o número de usuários e funcionalidades desejadas. | Custo moderado a alto, ainda mais custoso com os recursos básicos incluídos |
| Compatibilidade | Computadores, telefones de mesa habilitados para VoIP, telefones para conferência, notebooks, tablets, smartphones, etc. | Telefones de mesa tradicionais |
Como escolher o melhor provedor VoIP para a sua empresa?
Nem todos os provedores VoIP possuem os mesmos recursos e funcionalidades. Por isso, é preciso saber colocar na balança e analisar:
- O preço do provedor que deseja, analisando se ele cobra por determinados recursos e quais fazem parte do pacote (chamadas internacionais, número de ramais, etc.)
- As suas necessidades ligadas ao tamanho da equipe. Planeja aumentar sua base de clientes e seus funcionários? Qual é o sistema ideal para empresas do seu tamanho? Não adianta pagar mais caro por um sistema de VoIP feito para empresas grandes, se a sua é pequena e está crescendo gradualmente.
- Quais recursos são imprescindíveis para o seu negócio? Atendentes automáticos são necessários? E as videoconferências? Pense também na possibilidade de integrações com APIs, como a API do WhatsApp.
- Os canais suportados também precisam ser considerados na hora de escolher seu sistema VoIP. Considere se deseja adicionar SMS, chamadas por vídeo, WhatsApp, mensagens da equipe e outros canais.
Conclusão sobre o que é VoIP e suas vantagens
Agora que sabe o que é VoIP, deve ter conseguido ter uma visão maior do que essa tecnologia pode trazer para as empresas. Os telefones de mesa tradicionais se tornaram arcaicos com a evolução dos recursos tecnológicos, que permitem que a sua empresa continue conectada, recebendo e fazendo chamadas em qualquer lugar do mundo.
Além de ser muito mais econômico, o VoIP pode ser integrado a outros aplicativos que você já usa no cotidiano, facilitando a gestão das chamadas da equipe, dos clientes e dos leads.
Os recursos são muitos, e o sistema VoIP pode ser adaptado e ampliado conforme a sua empresa cresce, seja ela pequena ou média. E por último, a segurança é reforçada, pois todas as conversas são criptografadas, o que não acontece com um telefone tradicional.
Assim, sua empresa comunica melhor, com mais qualidade, dependendo somente de uma conexão de internet estável. 🥳
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