Enviar e-mails em massa tornou-se essencial para empresas que operam no ambiente digital. Imagine poder enviar, de uma só vez, mais de mil e-mails para uma lista específica de contatos. É uma grande economia de tempo e esforço, não é? Por isso, aprender a como enviar e-mail em massa no Outlook é tão importante.
Com essa habilidade, você pode alcançar uma grande quantidade de leads e clientes, maximizando suas campanhas de marketing e mantendo seu público sempre informado e engajado.
Neste artigo, mostraremos como usar a ferramenta de mala direta para enviar e-mails em massa no Outlook, e também explicaremos por que vale mais a pena utilizar uma plataforma de e-mail marketing para realizar seus envios. Vamos lá!
Envie sua próxima campanha de e-mail em massa com a Brevo
O plano gratuito inclui acesso a todos os recursos essenciais de e-mail, 300 e-mails por dia, mais de 40 templates de e-mail para diversas ocasiões e formulários de inscrição personalizáveis para expandir sua lista de assinantes.Antes de começar, crie sua lista de contatos
Antes de começar a enviar e-mails em massa pelo Outlook, é importante ter sua lista de contatos bem organizada. Isso não só facilita o processo de envio, mas também garante que suas mensagens cheguem aos destinatários corretos. ✅
Para preparar sua lista de contatos, você pode utilizar os grupos de contatos ou listas de distribuição, que são ferramentas extremamente úteis no Outlook para gerenciar grandes volumes de e-mails.
- Primeiramente, abra o Outlook e vá até a seção de contatos. Aqui, você pode criar um novo grupo de contatos clicando em "Novo grupo de contatos" na barra de ferramentas. Dê um nome ao seu grupo que te ajude a identificá-lo facilmente, como "Clientes Newsletter" ou "Leads Produto X".
- Após criar o grupo, comece a adicionar contatos. Você pode fazer isso manualmente, inserindo os dados de cada contato, ou importando uma lista existente. Para isso, no Outlook, você pode utilizar a funcionalidade de importação e vincular sua lista de dados diretamente ao grupo de contatos que você criou.
- A importação facilita a gestão de grandes volumes de contatos e ajuda a manter sua base de dados sincronizada e atualizada. 🙌 Com a sua lista de contatos pronta, siga o passo a passo a seguir.
Passo a passo para enviar e-mail em massa no Outlook
Para enviar e-mails em massa utilizando o Outlook por meio de uma mala direta, você pode seguir este passo a passo detalhado.
👉 Note que, para o Outlook, é necessário utilizar o Word para criar a mensagem e enviá-la em massa.
Prepare a lista de contatos
Crie uma lista de contatos em um programa compatível, como o Microsoft Excel. Depois, verifique se cada contato tem todas as informações necessárias: nome, sobrenome, e-mail, etc. Salve a lista em um formato que o Outlook possa reconhecer, como CSV.
Inicie a mala direta
Abra o Microsoft Word, pois você criará a mensagem de e-mail usando o Word (essa mesma mensagem será enviada pelo Outlook posteriormente). Vá para a aba “Correspondências” e selecione “Iniciar mala direta”. Escolha “Mensagens por e-mail” para configurar o documento para uma mala direta de e-mail.
Para usuários Mac, acesse “Correspondências”, depois “Iniciar mala direta” e em seguida “Mensagens de E-mail”.
Escreva a mensagem de e-mail
No documento do Word, redija a mensagem que deseja enviar. Você pode formatar o texto e adicionar imagens como em qualquer documento do Word. Para personalizar o e-mail com dados dos contatos (como nome do destinatário), utilize “Inserir campo de mala direta” para adicionar os campos desejados, como “Nome” ou “e-mail”. Para te ajudar, veja exemplos de e-mail marketing para se inspirar.
Selecione os destinatários
No menu “Correspondências”, clique em “Selecionar destinatários” e escolha “Usar lista existente”. Navegue até onde sua lista de contatos está salva e selecione-a para importar os dados para o seu documento de mala direta.
Visualize as mensagens
Antes de enviar, você pode visualizar como cada e-mail ficará para os destinatários usando a opção “Visualizar Resultados” no menu “Correspondências”. Dê uma olhada nos e-mails para garantir que todas as informações estão corretas.
Conclua a mala direta e envie
Após verificar e ter certeza de que tudo está correto, clique em “Concluir e mesclar” e selecione “Enviar mensagens de e-mail”. Na janela que aparecer, confirme as opções de envio, incluindo qual campo contém os endereços de e-mail dos destinatários e o assunto da mensagem. Clique em “OK” para enviar os e-mails. O Word usará o Outlook para enviar as mensagens automaticamente.
O que é uma mala direta de e-mail?
Uma mala direta no e-mail é uma ferramenta para quem quer enviar mensagens para várias pessoas ao mesmo tempo. Imagine que você queira compartilhar uma promoção especial para todos os seus clientes de uma vez, mas com um toque pessoal, como chamar cada um pelo nome ou mencionar algo específico que eles compraram antes.
Isso é exatamente o que a mala direta faz. Você prepara uma única mensagem e a mala direta se encarrega de ajustar os detalhes para cada pessoa da sua lista de contatos, usando as informações que você já tem sobre eles, como nome, e-mail, e outras particularidades.
Com isso, você consegue enviar vários e-mails ao mesmo tempo no Outlook ou via outras ferramentas de e-mail, como Gmail (porém, o passo a passo para enviar e-mail em massa pelo Gmail é diferente).
Limitações no envio de e-mails em massa pelo Outlook
Diferentemente de serviços de e-mail marketing dedicados, o Outlook não foi projetado para enviar e-mails em massa. Por isso, se você tentar usá-lo para essa finalidade, ficará rapidamente frustrado pelos seguintes motivos:
- Limite diário de e-mails: qual é o limite de e-mails em massa no Outlook? Como a maioria dos provedores de serviço de e-mail (ESPs), o Outlook limita a 500 o número de mensagens que você pode enviar por dia.
- Falta de recursos de design de e-mail: sem modelos prontos ou recursos de programação (não há como criar designs em HTML, por exemplo), é bem difícil elaborar e-mails atraentes e com a identidade visual da sua marca.
- Não há pré-visualização de e-mails: você não consegue ver como os e-mails serão exibidos em diferentes dispositivos e navegadores antes de enviá-los.
- Não há relatórios ou análises: sem métricas detalhadas, você não saberá o desempenho das suas campanhas de e-mail, nem como poderá melhorá-las.
- Chance de ser marcado como spam: e-mails em massa enviados pelo Outlook, Gmail ou Yahoo costumam ser identificados como spam tanto pelos provedores de e-mail quanto pelos destinatários.
- Reputação de remetente prejudicada: relatórios de spam afetam sua reputação de remetente, tornando menos provável que suas futuras mensagens cheguem às caixas de entrada dos destinatários.
- Endereço de remetente pouco profissional: o envio de e-mails em massa a partir de um endereço @outlook, somado a um alto número de denúncias de spam, pode fazer com que o endereço IP do seu servidor de e-mail seja colocado em listas de bloqueio quando você usa o Outlook. ❌
Integrando o Outlook com ferramentas de automação de marketing
O Outlook não foi projetado para enviar e-mails em massa, o que pode gerar limitações e dificuldades ao tentar gerenciar campanhas de maior escala.
Para superar esse desafio, vale a pena conectar o Outlook a ferramentas de automação de marketing. Esses serviços são pensados justamente para lidar com grandes volumes de e-mails, permitindo segmentar o público, acompanhar métricas de desempenho e automatizar etapas como envio sequencial e respostas personalizadas.
Isso não apenas torna o processo mais simples, mas também torna as suas estratégias de marketing mais inteligentes, ajudando a atingir melhores resultados em vendas e relacionamento com os leads e clientes. 🏆
E se você desejar aprofundar ainda mais sua comunicação em massa, saiba que outros canais também aceitam envios automatizados, como é o caso do WhatsApp Business.
Dicas para escolher a melhor ferramenta de envio em massa
Quando se trata de escolher a ferramenta certa para auxiliar no envio de e-mails em massa pelo Outlook, há alguns pontos que você realmente precisa considerar:
- Primeiro, pense no custo: há uma grande variedade de opções, desde soluções gratuitas com funcionalidades básicas até serviços premium que oferecem recursos avançados.
- Outro ponto é a facilidade de uso: o ideal é escolher uma ferramenta que se integre perfeitamente ao servidor de e-mail e que não exija um aprendizado técnico muito complexo.
- Por último, mas não menos importante, olhe para os recursos adicionais. Alguns serviços oferecem análises detalhadas de campanhas, personalização avançada de e-mails e suporte ao cliente.
Avalie suas necessidades específicas e veja qual ferramenta atende melhor a esses requisitos para maximizar suas campanhas de e-mail marketing. Assim, você envia e-mails em massa pelo Outlook e também aproveita as vantagens de uma ferramenta de automação. O combo perfeito!
Quer começar? Veja como fazer e-mails marketing grátis com este passo a passo.
Como enviar mais de 1.000 e-mails por dia no Outlook?
Para enviar mais de 1.000 e-mails por dia usando o Outlook, você precisará de um suporte adicional, já que este servidor pode não ser suficiente para lidar com esse volume de e-mails sem enfrentar restrições, como limites de envio ou riscos de suas mensagens serem marcadas como spam. 🚨
Aqui estão algumas dicas para gerenciar o envio de uma grande quantidade de e-mails:
● Integração com ferramentas de automação de marketing: utilize uma ferramenta de automação de marketing que possa se integrar ao Outlook. Isso permitirá que você automatize os envios e gerencie grandes volumes sem sobrecarregar seu servidor de e-mails. Plataformas como a Brevo, por exemplo, oferecem integrações que podem ajudar a escalonar seus envios diários.
● Uso de um servidor SMTP dedicado: considerar a implementação de um servidor SMTP externo pode ser uma boa ideia para lidar com volumes maiores de e-mails. Servidores SMTP são projetados para altos volumes de envio e podem ser configurados com o Outlook para gerenciar seus e-mails em massa.
● Segmente sua lista de contatos: para evitar o envio de e-mails desnecessários e aumentar a eficácia das suas campanhas, segmente sua lista de contatos com base em critérios específicos. Isso ajuda a personalizar os e-mails e melhorar as taxas de abertura e clique, ao mesmo tempo que mantém o volume gerenciável e mais direcionado.
● Respeite as práticas de e-mail marketing: certifique-se de seguir as boas práticas de e-mail marketing, como incluir um mecanismo fácil de cancelamento de inscrição, usar linhas de assunto claras e atraentes, e nunca enviar e-mails não solicitados. Isso ajuda a manter a qualidade de sua campanha e a evitar problemas com spam.
Utilizando essas estratégias, você pode maximizar o potencial do seu servidor de e-mail para enviar mais de 1.000 e-mails por dia, garantindo que suas mensagens cheguem aos seus destinatários e produzam os resultados desejados. 🚀
Quer ir além? Veja algumas ferramentas de e-mail marketing grátis que podem te ajudar a enviar grandes volumes de e-mail.
Benefícios ao escolher uma ferramenta de e-mail marketing
Os principais benefícios de plataformas de e-mail marketing incluem:
- Melhor entregabilidade: as plataformas de e-mail marketing oferecem uma infraestrutura robusta para superar os filtros de spam e alcançar a caixa de entrada dos seus contatos.
- Recursos avançados: essas ferramentas também contam com segmentação avançada, testes A/B e análises detalhadas para acompanhar o desempenho das suas campanhas.
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Gerenciamento de listas: os serviços de e-mail marketing facilitam a criação e o crescimento de suas listas de e-mail, oferecendo formulários de inscrição, limpeza de listas e recursos que permitem a conformidade com leis antispam e de privacidade, como o RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados).
A Brevo possui recursos avançados de automação e inteligência artificial.
Por que usar uma plataforma de e-mail marketing para enviar e-mails em massa
Aqui estão alguns motivos pelos quais as plataformas de e-mail marketing, como a Brevo, superam o Outlook quando se trata de enviar e-mails em massa:
Crie e-mails profissionais alinhados à sua marca
É difícil criar e-mails do zero sem conhecimentos de programação ou design gráfico. A vantagem de um serviço de e-mail marketing é que ele oferece ferramentas para criar facilmente e-mails profissionais, fazendo com que sejam exibidos corretamente em computadores e celulares.
A Brevo, por exemplo, dá acesso a uma biblioteca de modelos de e-mail e a uma ferramenta de design de arrastar e soltar. Com isso, você envia e-mails bem projetados e alinhados à sua identidade visual (branding). Resultado? Você chama a atenção dos leitores e aumenta as conversões!
Economize tempo no gerenciamento de listas
Manter uma newsletter regular no Outlook pode ser trabalhoso. Imagine ter que adicionar seus contatos manualmente sempre que quiser enviar e-mails em massa! E se você quiser, por exemplo, enviar para 5.000 pessoas de uma só vez? Isso é impossível no Outlook em um único dia.
Fazer o upload de um arquivo CSV também não é o ideal, pois você ainda perde tempo atualizando manualmente sua lista de e-mails com novos assinantes ou cancelamentos de assinatura.
Com a Brevo, gerenciar seus contatos de e-mail é fácil. Quem se descadastra é automaticamente removido das listas, enquanto as pessoas que optam por receber e-mails (opt-in) são adicionadas sem complicações.
Você também pode configurar fluxos de automação de marketing que movem contatos para determinadas listas quando eles cumprem condições específicas.
Evite que seus e-mails entrem em listas de bloqueio (blacklists)
A Brevo trabalha para proteger a reputação do remetente, garantindo que você não seja colocado em listas de bloqueio.
Novas contas passam por processos rigorosos de validação, garantindo segurança e entregabilidade para todos os usuários que compartilham os endereços de IP da Brevo.
Um endereço de IP compartilhado é usado por várias pessoas. É uma opção mais barata para empresas que enviam pequenos volumes de e-mail, mas o risco é que basta um usuário causar problemas para afetar a reputação do IP compartilhado para todos.
Envie e-mails para uma lista sem mostrar todos os destinatários
Como enviar um e-mail em massa no Outlook sem mostrar todos os destinatários?
A única forma é adicionar todo mundo em “cópia oculta”. Você precisa lembrar disso sempre, e qualquer descuido pode expor toda a sua lista de contatos.
O jeito mais fácil é usar um serviço de e-mail dedicado, como a Brevo, em que cada campanha aparece na caixa de entrada do destinatário como se fosse destinada apenas a ele. Sem falhas e sem trabalho extra sempre que quiser enviar um e-mail.
Garante segurança e cumprimento do RGPD
Entender o RGPD ser confuso, mas é essencial para proteger as pessoas de e-mails não solicitados.
A Brevo possui recursos de segurança de dados e privacidade para garantir que os dados dos destinatários sejam coletados e usados corretamente.
Uma opção de cancelamento de inscrição é automaticamente incluída em todos os e-mails, e você só pode enviar mensagens para contatos que optaram por recebê-las.
Você pode coletar esse consentimento com formulários personalizáveis de inscrição da Brevo. Ou seja, a ferramenta também permite criar formulários de assinatura de e-mail sob medida.
Como enviar e-mail em massa pelo Outlook: FAQ
Não arrisque enviar e-mails em massa pelo Outlook: experimente a Brevo
Está procurando uma alternativa ao Outlook para enviar e-mails em massa?
Inscreva-se, importe seus contatos e envie sua primeira campanha de e-mails em massa em apenas alguns minutos com a Brevo. 😉
