Che tu sia un privato o un’azienda, nell'era del web e dello smart working è quasi inconcepibile non utilizzare una piattaforma per riunioni online.
Le piattaforme per riunioni online consentono di organizzare semplicemente videoconferenze - riunioni video sul web.
Questo tipo di piattaforma può essere utilizzata per scopi i più vari che vanno dall'organizzazione di una piccola festa con gli amici o la famiglia fino a qualcosa di molto più professionale e adatto al mondo degli affari. Dopo la pandemia di Covid-19 e l'ascesa dello smartworking, sono diventati strumenti indispensabili per tutte le aziende.
In questa guida scoprirai le 10 migliori piattaforme di vidioconferenza da usare in funzione dei tuoi bisogni.
Indice
Una piattaforma per riunioni online, cos’è?
Il software per riunioni online è uno strumento che consente di tenere videoconferenze via Internet, ad esempio con i familiari che vivono in un'altra città o con i colleghi che lavorano da casa.
La storia delle videoconferenze è più lunga di quanto si possa pensare. Facciamo un passo indietro nel tempo!
Gli inizi della videoconferenza sono purtroppo piuttosto oscuri: furono infatti i nazisti a sviluppare per primi uno strumento di videoconferenza che collegava Berlino e Lipsia nel 1936.
Ma l'idea in sé non era nuova. Molti scienziati, tra cui l'americano Alexander Graham Bell (inventore del telefono), avevano già concepito questa tecnologia alla fine del XIX secolo.
Dopo la guerra e il fallimento del progetto nazista, la tecnologia si è sviluppata e, ad esempio, è stata dimostrata all'esposizione mondiale di Bruxelles nel 1958. Ma l'organizzazione di riunioni video online rimaneva complicata e costosa.
Solo con l'avvento di Internet, della webcam e soprattutto di Skype, le videoconferenze sono diventate davvero popolari nei primi anni 2000.
Oggi la tecnologia è ampiamente utilizzata. Si usa tra amici per guardare persone che giocano ai videogiochi su Twitch, per tenere riunioni di lavoro, per partecipare o organizzare webinar, per prendere parte a consultazioni mediche e molto altro ancora.
Come fare riunioni online?
Le videoconferenze non servono solo per chattare con la nonna dall'altra parte del continente.
A partire dal lockdown del 2020, l’utilizzo di piattaforme per riunioni online è diventato molto popolare. Ora organizziamo videochiamate tra amici, familiari, per parlare con i nostri genitori, per giocare ai videogiochi con i nostri amici o per organizzare delle riunioni condominiali online. In Italia, come nel resto del mondo, l'adozione di queste tecnologie è cresciuta esponenzialmente.
Ma, al di là dell'uso privato, le piattaforme per riunioni online sono utilizzate soprattutto nel mondo degli affari. Con le aziende sempre più internazionali e l'aumento dello smart working, le riunioni virtuali sono diventate una realtà quotidiana per la maggior parte dei lavoratori. Accetta che, con la globalizzazione, sia necessario condividere informazioni in modo rapido ed efficiente, e le videoconferenze lo rendono possibile.
Pertanto, le soluzioni di videoconferenza fanno ormai parte della gamma di strumenti web professionali, proprio come i software di posta elettronica, come Gmail. L'integrazione con altri strumenti, come i calendari professionali, la condivisione di file e l'utilizzo di sistemi operativi come Android, rende questi software essenziali nella gestione delle attività quotidiane. Inoltre, molte piattaforme offrono crittografia avanzata per garantire la sicurezza delle comunicazioni, proteggendo i dati sensibili da accessi non autorizzati.
Naturalmente, a seconda delle tue esigenze, non sceglierai la stessa soluzione per le riunioni online. Se utilizzi il browser Chrome, potrai facilmente accedere a diverse piattaforme che offrono soluzioni di videoconferenza direttamente dal web, senza necessità di installare ulteriori software.
Se stai cercando un software per le tue riunioni private, scegli uno strumento facile da usare. Idealmente, anche il prozio che riesce a malapena a inviare un'email sarà in grado di partecipare alle tue riunioni. Qui, funzionalità semplici e intuitive sono la chiave.
D'altra parte, se stai cercando una soluzione per le tue riunioni professionali, opterei piuttosto per uno strumento con funzioni avanzate, come la possibilità di lavorare insieme sullo stesso documento, di prendere appunti durante la riunione, di integrare il tuo calendario professionale, e opzioni per la condivisione di file in tempo reale. Per ulteriori informazioni sulle diverse opzioni disponibili e su come scegliere la migliore piattaforma per le tue esigenze specifiche, continua a leggere.
Qui di seguito, ti offriamo una panoramica dei 10 migliori software privati e professionali per le tue riunioni online
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Come abbiamo visto, esistono soluzioni più adatte all'uso professionale. Alcune soluzioni a volte a pagamento offrono più funzioni come per esempio il lavoro collaborativo sui documenti o l'integrazione con le soluzioni CRM.
D'altra parte, esistono soluzioni gratuite e molto più semplici da usare, perfettamente adatte alle esigenze dei singoli.
Abbiamo quindi selezionato 5 pacchetti software perfetti per i privati e 5 pacchetti software professionali... da scoprire qui di seguito.
Software per le videoconferenze private
Iniziamo con un software facile da usare che sarà più che sufficiente per le tue riunioni con amici e familiari.
1 – Skype
Il più anziano delle videochiamate
Chi non conosce Skype? Probabilmente il software più vecchio di questo elenco e certamente anche quello che ha reso popolari le riunioni online, Skype esiste dal 2003, la preistoria degli anni del web.
Spesso deriso per la sua scarsa qualità video e i suoi "lag", Skype è in realtà un software solido che consente di organizzare facilmente riunioni online con un massimo di 10 persone.
Vantaggi principali: tutti conoscono Skype (sicuramente l’hai già installato sul tuo pc).
2 – Zoom
La star del lockdown
Scaricato in massa durante i primi lockdown del 2020, Zoom è entrato a far parte del linguaggio quotidiano: si organizzano feste Zoom, ci si vede su Zoom, ecc.
Zoom è facile da usare e consente di organizzare riunioni di gruppo, scaricando l'applicazione o unendosi a una riunione tramite un collegamento ipertestuale.
Zoom è gratuito fino a 40 minuti di riunione ed è stato ampiamente utilizzato in contesti privati. In realtà, il software è pensato più per i professionisti e offre molte funzioni, come i webinar.
Sarebbe quindi più appropriato nel nostro prossimo elenco, ma lo abbiamo incluso qui a causa del suo uso dei privati in maniera massiva.
Il numero di partecipanti alle tue riunioni online dipenderà dalla tariffa che avrai pagato, ma con la versione gratuita puoi già organizzare riunioni per un massimo di 100 persone.
Vantaggio principale: libero e intuitivo per i tuoi genitori, completo e pratico per la tua azienda.
3 – Google Hangouts / Meet
Un altro grande classico delle riunioni online
Google Hangouts e Google Meet sono strumenti integrati nell'ecosistema Google. Con questi strumenti è possibile programmare facilmente le riunioni direttamente nel calendario di Google.
Google Hangouts è la versione privata accessibile a tutti i possessori di un account Google. Meets è la versione professionale (offerta come parte di Google Workspace) che consente di organizzare riunioni con più partecipanti.
Vantaggio principale: strumenti facili da usare, completamente integrati con le altre applicazioni Google e utilizzabili nel browser web.
4 – Microsoft Teams
Una soluzione efficace per tutti
Microsoft Teams è un software di videoconferenza che può essere facilmente utilizzato in un contesto professionale, anche se le funzionalità sono limitate rispetto alle soluzioni proposte di seguito in questo articolo.
È uno strumento pratico ed economico soprattutto per gli utenti privati: la versione gratuita offre riunioni di gruppo che durano fino a 60 minuti (senza limiti di partecipanti).
Vantaggio principale: una versione gratuita, completa e accessibile a tutti.
5 – Discord
La videoconferenza per i gamer
Discord è principalmente un programma di messaggistica. Originariamente concepito come strumento per i gamer (che potevano discutere dei loro giochi preferiti o comunicare mentre giocavano), Discord consente di avviare discussioni di gruppo e crea diversi canali, ecc.
Ma Discord offre anche un'applicazione di videoconferenza che consente di organizzare riunioni online, condividere lo schermo, registrare le conferenze, ecc. Tutto gratis!
Vantaggio principale: lo strumento preferito dai giocatori. Inoltre, Discord permette di creare server a tema con i propri amici, condividere immagini e chattare continuamente.
Software per videoconferenze professionali
Scopriamo ora 5 soluzioni per riunioni online pensate per l'uso aziendale.
1 – Brevo Meetings
La soluzione completa per la gestione delle riunioni di lavoro
Brevo è principalmente un software di pianificazione degli appuntamenti che consente di gestire le relazioni con i clienti. Ma offre anche potenti funzioni di videoconferenza e di pagamento online, oltre a numerose integrazioni.
Se hai bisogno semplicemente di organizzare riunioni online tra i membri del tuo team, scegli un'altra soluzione tra quelle che abbiamo descritto in precedenza. Invece, se vuoi comunicare con i tuoi clienti (presentazione di un prodotto, consulenza, ecc.) in tempo reale, Brevo è lo strumento perfetto!
Vantaggio principale: la soluzione ideale per organizzare riunioni, conferenze, presentazioni di prodotti o consultazioni con i tuoi clienti.
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Usa il codice BREVOLAUNCH23 per ottenere il 30% di sconto sui piani Sales & Phone per i primi 6 mesi. Non perdere l’occasione per risparmiare sugli strumenti di vendita di Brevo, facili da usare. Piattaforma Sales, Meetings, Phone, e molto altro.2 – Cisco Webex
Uno strumento che consente ai tuoi team di comunicare al meglio
Cisco Webex è un'applicazione cloud progettata per consentire una migliore collaborazione tra i team. Puoi semplicemente organizzare riunioni, creare presentazioni virtuali, comunicare tramite messaggistica istantanea o creare e condividere sondaggi live.
Cisco Webex consente inoltre di collaborare da qualsiasi dispositivo in modo semplice e di utilizzare funzioni come la lavagna per lavorare meglio insieme.
Vantaggio principale: uno strumento potente di un'azienda affidabile, una garanzia.
3 – GoTo Meeting
Riunioni professionali online, uno strumento per mobile molto pratico
Questo software di videoconferenza progettato per le aziende offre tutte le funzionalità previste: condivisione dello schermo, chat, riunioni online, strumenti di disegno collaborativo, ecc. Goto Meeting è molto facile da usare su smartphone o tablet e consente di avviare una riunione online in pochi clic grazie alla sua applicazione mobile.
Purtroppo, Goto Meeting non offre piani gratuiti.
Vantaggio principale: uno strumento molto potente per le conferenze web mobili.
4 – Livestorm
Una soluzione che supporta anche le chiamate da dispositivi mobili
Oltre a essere un software intuitivo per videoconferenze, Livestorm consente di organizzare webinar e tutti i processi a monte e a valle, come la personalizzazione dei moduli d’iscrizione o delle e-mail di follow-up.
Limitata a una versione gratuita, Livestorm è chiaramente pensata per le aziende con un certo budget, visto che la quota di iscrizione è già di 79€/mese.
Vantaggio principale: webinar illimitati fino a 20 minuti
5 – Zoho Meetings
Per gli utilizzatori di Zoho CRM
Una soluzione di videoconferenza professionale che consente anche di organizzare webinar, lanciare sondaggi o organizzare presentazioni di prodotti.
Zoho Meetings è stato progettato appositamente per gli utenti di Zoho CRM. Se non utilizzate questa soluzione per gestire le relazioni con i clienti, scegliete un altro strumento da questo elenco.
Vantaggio principale: completamente integrato nell'ecosistema Zoho
