Queste informazioni sono state aggiornate il 5 Agosto 2025.
Cosa troverai in questo articolo?
Scopri come inviare email a più destinatari in modo efficace, sicuro e conforme al GDPR, scegliendo tra stampa unione, client SMTP e software di email marketing come Brevo.
Che si tratti di una newsletter o di una comunicazione interna, ti sarà sicuramente capitato di dover inviare un’email a più persone.
Sai bene, quindi, che farlo nel modo sbagliato può compromettere la privacy dei destinatari, generare confusione o trasmettere poca professionalità.
Per evitare tutto questo, è fondamentale usare gli strumenti giusti e conoscere quali sono le buone pratiche seguire per l’invio di email a più destinatari.
Indice
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Piattaforma Sales, Meetings, Phone — Brevo ha la soluzione per tutte le tue esigenze di vendita. Iscriviti per ottenere contatti illimitati, pipeline personalizzabili, pianificazione delle riunioni, un numero di telefono aziendale gratuito e molto altro.Quali sono i passaggi fondamentali per un invio multiplo di email?
Inviare email a più destinatari può sembrare un’operazione semplice, ma ottenere una comunicazione chiara, professionale e conforme alle regole sulla privacy non è sempre così scontato.
In questo processo bisogna agire in più fasi: dalla definizione dell’obiettivo della comunicazione alla scelta del client di posta elettronica fino all’invio vero e proprio.
1. Definire l’obiettivo della comunicazione
Prima di procedere con la scrittura di un’email, è fondamentale avere ben chiaro quale sia l’obiettivo che si vuole raggiungere.
Può trattarsi di informare i destinatari su una novità importante, promuovere un prodotto o un servizio, richiedere un’azione specifica o rafforzare il rapporto di fidelizzazione con clienti o collaboratori.
Avere un obiettivo definito aiuta a strutturare il contenuto in modo efficace, scegliere il tono giusto e, soprattutto, selezionare con attenzione i destinatari più adatti.
2. Organizzare e segmentare le liste di destinatari
Una volta definito l’obiettivo della comunicazione, è fondamentale chiarire a chi si vuole mandare l’email.
Hai pronte delle liste di contatti?
Questi elenchi possono essere organizzati in rubriche o gestiti attraverso strumenti specifici come i software CRM (Customer Relationship Management).
Se vuoi tenerle sempre ordinate, ti consigliamo di usare un CRM per:
- Mantenere sempre aggiornati gli indirizzi email, eliminando quelli non più validi o inattivi.
- Segmentare i contatti in base al loro tipo o ruolo, ad esempio clienti, fornitori, collaboratori interni.
3. Selezionare il client di posta più adatto
A seconda dell’email provider utilizzato, sono disponibili diverse funzionalità che facilitano l’invio di email a più destinatari:
- Gmail offre l’opzione CCN (Copia Conoscenza Nascosta) e numerosi plugin per automatizzare l’invio e la gestione delle email.
- Outlook permette di utilizzare liste di distribuzione e la funzionalità di stampa unione per personalizzare le comunicazioni.
- Thunderbird mette a disposizione strumenti avanzati per gestire invii multipli in modo efficiente.
- Le webmail aziendali o personalizzate, spesso configurate tramite SMTP, offrono ulteriori possibilità di integrazione e controllo sull’invio delle email.
4. Strutturare soggetto, saluto, corpo e CTA
Ogni volta che si invia un email il messaggio di posta elettronica dovrebbe avere una struttura chaira e contenere:
- Oggetto conciso ed esplicativo che catturi l’attenzione del destinatario e anticipi il contenuto.
- Saluto iniziale personalizzato (se possibile), per creare un tono più diretto e cordiale.
- Corpo centrale con contenuto informativo e call to action.
- Chiusura cortese che rafforzi la buona impressione iniziale.
Per mantenere la tua email chiara ed efficace, ti consigliamo invece di evitare di inserire:
- Informazioni inutili o troppo lunghe.
- Tono troppo informale.
- Dati personali sensibili.
- URL o allegati sospetti.
Seguendo questi consigli pratici ti assicurerai che il tuo messaggio sia strutturato, conciso, opportuno e che vada dritto al punto.
5. Eseguire test e verifiche pre-invio
Prima di premere “Invia”, è sempre una buona idea rileggere il messaggio per correggere eventuali errori di battitura, verificare la correttezza dei link inseriti e assicurarsi che tutti i campi personalizzati (come nome o azienda) siano stati compilati correttamente.
Se possibile, invia una mail di prova a te stesso o a un collega: ti aiuterà a visualizzare il messaggio come lo riceveranno i destinatari e ad apportare eventuali modifiche dell’ultimo minuto.
Se stai utilizzando un software di email marketing, puoi anche sfruttare i test A/B per migliorare l’efficacia della tua comunicazione. Questa funzione ti consente di inviare due (o più) versioni della stessa email a campioni diversi del tuo pubblico, variando ad esempio l’oggetto, il contenuto o la call to action.
In base ai risultati (come il tasso di apertura o di clic), il sistema determina automaticamente quale versione ha ottenuto performance migliori e invia quella vincente al resto dei destinatari.
6. Inviare e monitorare i risultati
Una volta che sei sicuro di tutto, puoi procedere con l’invio.
Non dimenticare, però, di monitorare attentamente i risultati: analizzare metriche come tasso di apertura, clic, risposte e disiscrizioni è fondamentale per capire cosa ha funzionato e cosa può essere migliorato nelle comunicazioni future.
Solo così potrai affinare progressivamente la tua strategia e ottenere performance sempre migliori.
Quando usare A, CC e CCN per rispettare privacy e ruoli?
Ti è mai capitato di ricevere un messaggio da parte di una persona insieme a tanti altri e non sapere chi deve rispondere tra tutti? E di vedere la lista completa di indirizzi email di persone che non dovresti nemmeno conoscere?
Situazioni del genere sono comuni, ma spesso evitabili se si conosce il significato di CC e CCN.
Differenze tra A, CC e CCN
Quando invii la stessa email a più persone, hai a disposizione tre tipi di campi in cui inserire i destinatari:
- Il Campo A è riservato ai destinatari principali, ovvero coloro da cui ti aspetti una risposta o un’azione.
- Il Campo CC (Copia Carbone) serve a includere altri destinatari che devono essere informati, ma che non devono necessariamente intervenire nella conversazione.
- Il Campo CCN (Copia Carbone Nascosta) nasconde gli indirizzi dei destinatari, proteggendo così la loro privacy e impedendo che gli altri vedano a chi è stata inviata l’email.
Uso corretto del campo “CC”
Il campo CC è utile quando mandi le comunicazioni interne tra colleghi o condividi informazioni tra clienti e fornitori.
Tuttavia, è importante non abusarne: ricevere troppe email in copia può generare confusione, far perdere di vista il messaggio principale e ridurre la deliverability, cioè la probabilità che l’email arrivi correttamente nella casella di posta.
Inoltre, inserire indirizzi email in chiaro nel campo CC può rappresentare un rischio per la privacy, specialmente se i destinatari del messaggio non si conoscono tra loro. In questi casi, è sempre preferibile usare il campo CCN.
Proteggere la privacy con il campo “CCN”
Con il campo CCN, gli indirizzi email dei destinatari rimangono nascosti tra loro. Questo garantisce una maggiore tutela della privacy, in linea con le normative vigenti.
Proprio per questi vantaggi, il campo CCN è ideale per invii massivi di email, in caso ad esempio di:
- Comunicazioni aziendali interne in grandi aziende.
- Inviti a eventi.
- Campagne email promozionali per abbonati o lead.
In Outlook il campo CCN va abilitato manualmente tramite il menu “Opzioni” nella finestra di scrittura.
Su Gmail, fai clic sull’apposita voce durante la composizione di un nuovo messaggio.
Con Thunderbird, puoi creare e salvare modelli di email che includono già il campo CCN precompilato, risparmiando tempo negli invii ricorrenti.
Quali strumenti e tecniche avanzate semplificano l’invio di email multiple?
Ora che conosciamo i principali elementi da considerare prima di inviare email multiple, scopriamo come farlo in modo efficiente, sicuro e professionale.
1. Piattaforme di email marketing e automazioni
Le piattaforme di email marketing con funzionalità di automazione sono una delle soluzioni più avanzate per la gestione dell’invio massivo di email.
Con strumenti come Mailchimp e Brevo si hanno numerosi vantaggi:
- Personalizzazione dinamica di contenuti in base a nome, interessi, comportamento di acquisto.
- Possibilità di costruire workflow automatizzati, ad esempio per l'onboarding di abbonati, promozioni temporizzate o follow-up automatici.
- Creazione integrata di landing page e moduli di iscrizione.
- Tracciamento dettagliato di aperture, clic, tassi di conversione.
- Integrazione strumenti di intelligenza artificiale per l’ottimizzazione dei contenuti.
Certo, i software di marketing hanno anche dei limiti.
Queste piattaforme, sebbene potenti, possono richiedere un costo mensile crescente in base al numero di contatti. Inoltre, l’interfaccia può risultare complessa per chi non ha esperienza nel settore del digital marketing.
Ma ciò che è più importante è che questi strumenti sono ideali per mantenere una gestione ordinata degli indirizzi dei destinatari, evitando duplicazioni e rispettando i consensi ricevuti, in linea con il GDPR.
2. Configurazione SMTP e client avanzati
I server SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) con client di posta elettronica avanzati permettono di gestire l’invio delle email con flessibilità.
Tra i principali vantaggi della configurazione con strumenti come Thunderbird, Outlook, o Postfix, ci sono ad esempio la possibilità di:
- Inviare grandi volumi di email direttamente dai sistemi aziendali.
- Automatizzare notifiche, report e messaggi ricorrenti.
- Gestire newsletter interne o comunicazioni di sistema senza ricorrere a terze parti.
- Migliorare la consegna nella casella di posta principale dei destinatari.
Tuttavia, considera che per lavorare su un server SMTP sono richieste competenze tecniche, inclusa la gestione di record DNS (SPF, DKIM, DMARC). Inoltre, in caso di configurazioni errate, c’è il rischio che l’IP venga segnalato come spammer.
In pratica, SMTP e client avanzati non sono indicati per utenti alle prime armi o per invii occasionali.
3. Stampa unione per email personalizzate
La stampa unione è una tecnica classica ma ancora molto efficace per inviare email multiple personalizzate, soprattutto tramite Outlook (Microsoft).
Questa soluzione consente di combinare un modello di email con un elenco di contatti, in modo che ogni destinatario riceva una comunicazione unica, personalizzata con il proprio nome, azienda o altri dati specifici.
Ciò ha diversi benefici sul tuo lavoro:
- Non è necessario registrarsi o sottoscrivere abbonamenti a servizi terzi: puoi lavorare direttamente con strumenti che già utilizzi, come Word, Excel e Outlook.
- Non essendo caricati su server esterni di piattaforme di terze parti, non ci sono rischi per realtà con policy aziendali restrittive sulla privacy.
Tuttavia, la stampa unione richiede una configurazione iniziale più articolata rispetto a un invio standard: è necessario preparare con cura il file dati (di solito un Excel con gli indirizzi di posta elettronica) e assicurarsi che i campi personalizzati siano correttamente associati.
Inoltre, se hai bisogno di funzionalità avanzate come il tracciamento dei clic, l’analisi delle aperture o l’integrazione con landing page e automazioni, è meglio optare fin da subito per uno strumento di email marketing.
Insomma, questa soluzione è perfetta per comunicazioni non ricorrenti, inviate a un numero limitato di destinatari (ad esempio, clienti selezionati, fornitori, partner), però se si vuole monitorare meglio i risultati, è necessario passare a una soluzione più avanzata.
Conclusioni
Come abbiamo visto in questa guida, ogni fase del processo di invio di email a più destinatari - dalla definizione dell’obiettivo alla scelta del client, fino alla scrittura del messaggio e al monitoraggio dei risultati - può fare la differenza tra una comunicazione trascurata e una efficace.
Hai a disposizione diverse soluzioni efficaci:
- La stampa unione, ideale per invii personalizzati a piccoli gruppi e per chi lavora già con Outlook o Excel.
- I client di posta avanzati con configurazioni SMTP, perfetti per realtà tecniche con esigenze specifiche.
- I software di email marketing, che rappresentano la scelta migliore per chi desidera automatizzare e ottimizzare le proprie campagne.
Brevo è la soluzione ideale se cerchi uno strumento professionale per gestire in modo semplice gli invii massivi: consente di gestire liste di contatti, creare email personalizzate, tracciare le performance delle campagne e integrare automazioni e landing page, il tutto nel rispetto delle normative GDPR.
