Se lavori nel digital marketing, sai bene quanto sia importante ricevere il consenso degli utenti prima di inviare qualsiasi tipo di comunicazione commerciale.
Quello che a prima vista potrebbe sembrare un mero adempimento legale, si rivela nel concreto un pilastro della tua strategia di email marketing e lead generation. Garantire trasparenza e rispetto della privacy consente infatti di costruire fiducia e relazioni solide.
In questa guida completa ti forniamo esempi pratici e best practice per l’opt-in: preparati a rispettare quanto previsto dal GDPR e aumentare al tempo stesso la reputazione del tuo brand.
Indice
- Che cos’è l’opt-in?
- Cos’è l’opt-out e perché può essere rischioso
- Cos’è il double opt-in e perché conviene farne uso
- Opt-in e GDPR: cosa dice la normativa
- 4 buone pratiche per un opt-in conforme al GDPR
- Oltre la legge: come rendere la trasparenza un pilastro strategico
- Migliori pratiche per la tutela attiva della privacy durante l’opt-in
- Lacune comuni nella gestione dell’opt-in e come risolverle
- La trasparenza come leva di marketing etico e sostenibile
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Il termine opt-in indica il consenso esplicito e preventivo che un utente concede a un’azienda per ricevere comunicazioni, solitamente di natura commerciale.
Un esempio classico è l’iscrizione a una newsletter tramite la compilazione di un lead magnet per lo scaricamento di un contenuto gratuito o un modulo di iscrizione online con una call to action specifica.
Con l’opt-in, l’utente decide in piena autonomia di condividere i propri dati e le proprie informazioni di contatto, come email e numero di telefono: si tratta dunque di un atto volontario che pone le basi per una relazione trasparente tra brand e potenziali clienti.
Tipologie di opt-in: attivo e passivo
Esistono due tipi di processo di opt-in:
- Opt-in passivo: avviene quando la casella per ricevere comunicazioni è preselezionata di default, oppure quando l’utente deve escludersi manualmente. Si applica, ad esempio, con la casella "Accetto di ricevere informazioni via email" spuntata di default o con la richiesta di spuntare una casella se non desidera ricevere le tue email. La sua registrazione è automatica al momento della convalida della procedura, se non ha fatto esplicitamente il contrario.
- Opt-in attivo: in questo caso l’utente deve selezionare manualmente una casella non preselezionata per acconsentire alla ricezione delle comunicazioni. Se la persona vuole iscriversi alla tua newsletter, ad esempio, deve spuntare la casella corrispondente. La casella non è spuntata di default. Il ruolo del tuo prospect è quindi attivo - dato che la richiesta proviene espressamente da lui o lei.
Cos’è l’opt-out e perché può essere rischioso
L’opt-out è l’opposto dell’opt-in.
In pratica, gli utenti vengono inseriti in una lista di contatti senza aver espresso un consenso esplicito e possono soltanto disiscriversi in un secondo momento.
Questo metodo è spesso usato quando si acquistano database di email o quando i contatti vengono aggiunti in automatico.
Tuttavia, se da un lato può sembrare più rapido e conveniente per raccogliere contatti, comporta diversi rischi significativi in termini di compliance normativa e reputazione del brand, per cui va evitato.
Cos’è il double opt-in e perché conviene farne uso
Il double opt-in (o doppio opt-in, in italiano) è un meccanismo di conferma a due passaggi: l’utente prima si iscrive alla newsletter tramite il classico bottone sul sito e poi deve confermare l’iscrizione cliccando su un apposito link nell’email di conferma ricevuta nella propria casella di posta elettronica.
Nonostante questa pratica possa apparire come uno step aggiuntivo che rischia di rallentare il processo di iscrizione, la sua adozione porta numerosi benefici per le attività.
Qualità superiore delle liste
Il double opt-in elimina automaticamente indirizzi falsi, errati o temporanei.
Raggiungerai solo destinatari reali e interessati, e ciò avrà un notevole impatto positivo sul tasso di conversione e di recapito e sulla reputazione del tuo dominio di invio.
Maggiore engagement
Chi conferma due volte dimostra un reale interesse verso i contenuti offerti.
Le statistiche di settore evidenziano che le newsletter inviate a liste double opt-in registrano tassi di apertura e CTR più alti rispettivamente 114% e 64% più alti rispetto alle singole opt-in.
Conformità normativa
Con il double opt-in hai una prova documentata del consenso espresso dall’utente, fondamentale in caso di verifiche da parte delle autorità garanti.
Si tratta di un modo efficace anche per ridurre sensibilmente il rischio di contestazioni legali.
Opportunità di profilazione
Durante la fase di conferma puoi proporre una selezione di preferenze (aggiornamenti settimanali, offerte personalizzate, inviti a eventi).
In questo modo, potrai profilare fin da subito l’utente, anche da dispositivi mobili, e aumentare ulteriormente le possibilità di engagement.
Opt-in e GDPR: cosa dice la normativa
Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), entrato in vigore nel 2018, tutela i dati personali dei cittadini europei e stabilisce regole chiare sulla loro raccolta, conservazione e utilizzo.
Per le aziende, questa normativa implica l’adozione di procedure trasparenti, documentabili e verificabili, che mettano al centro l’utente e i suoi diritti fondamentali.
In particolare, secondo il GDPR, è fondamentale assicurarsi di chiedere un consenso:
- Esplicito, attraverso caselle non preselezionate o meccanismi che richiedano un’azione chiara da parte dell’utente.
- Chiaro, espresso con un linguaggio semplice e non ambiguo, evitando formule legali complesse o termini tecnici poco comprensibili.
- Univoco, ovvero specifico per ciascuna finalità: iscrizione a newsletter, attività di marketing automation, invio di offerte per e-commerce o processi di profilazione.
I sistemi e le piattaforme aziendali devono essere progettati sin dall’inizio per garantire la massima tutela dei dati personali, raccogliendo solo le informazioni strettamente necessarie e minimizzando i rischi di uso improprio. L’articolo 25 fa infatti riferimento ai principi di privacy by design e privacy by default.
In questi termini, il GDPR proibisce pratiche di opt-out e chiede esplicitamente di conservare una prova del consenso dell’utente (data, modalità e finalità per cui è stato ottenuto), così da poterla mostrare in caso di audit o contestazioni.
Attenzione anche alla revoca del consenso. Il regolamento dispone che l’utente deve poter ritirare l’autorizzazione con la stessa semplicità con cui l’ha concessa, senza ostacoli o procedure complicate.
4 buone pratiche per un opt-in conforme al GDPR
Una volta compreso cosa dice il GDPR, vediamo come applicare correttamente l’opt-in per conformarsi alla normativa. Ci sono 4 best practice da seguire.
1. Informa chiaramente gli utenti sull’elaborazione e conservazione dei dati
Un consenso chiaro, esplicito e non ambiguo non può prescindere dalla comunicazione ai contatti di come verranno utilizzati i loro dati, compresi i processi di trattamento e memorizzazione.
Presta attenzione anche ai tuoi fornitori e subappaltatori: se utilizzi piattaforme di email marketing, CMS, software di fatturazione o altri servizi esterni, devi assicurarti che rispettino anch’essi il GDPR.
Inoltre, è obbligatorio informare gli utenti se i dati vengono trattati al di fuori dell’Unione Europea.
2. Salva le preferenze in liste segmentate
Ogni tipo di utilizzo dei dati richiede un consenso specifico. Per una gestione ottimale, crea liste separate:
- Chi accetta di ricevere la newsletter sarà inserito in una lista di email dedicata.
- Chi autorizza solo le email transazionali andrà in un’altra.
- Chi concede entrambi i permessi sarà presente in entrambe le liste.
La marketing automation può essere utile per organizzare facilmente queste preferenze, riducendo al minimo gli errori.
3. Conserva le autorizzazioni ottenute
IL GDPR dice che bisogna anche avere delle prove del consenso ottenuto in caso di controlli o reclami.
Le piattaforme di email marketing conformi al GDPR consentono di salvare automaticamente queste informazioni, rendendole sempre accessibili.
Inoltre, i tuoi contatti hanno il diritto di consultare e modificare i dati che hai raccolto, per cui avere un sistema che permetta loro di farlo in autonomia ti farà risparmiare tempo e semplificherà la gestione.
4. Inserisci un link di disiscrizione in ogni email
Un requisito imprescindibile del GDPR è l’inclusione di un link di disiscrizione in ogni email inviata.
Se vuoi semplificare la gestione di questo aspetto, potresti usufruire di piattaforme di enauk marketing come Brevo.
Permettono di gestire automaticamente iscrizioni, preferenze e disiscrizioni, garantendo piena conformità al GDPR e sfruttando al contempo potenti strumenti di automazione per le tue campagne di email marketing.
Oltre la legge: come rendere la trasparenza un pilastro strategico
La trasparenza non è importante solo perché è un obbligo legale. Si tratta di un modo efficace per aumentare la fidelizzazione degli utenti.
Perché la trasparenza aumenta la fiducia degli utenti
Uno studio condotto da Google e Ipsos evidenzia che la gestione della privacy influenza notevolmente le scelte dei consumatori.
- Il 71% del campione ha dichiarato che privilegia gli acquisti da aziende che mostrano trasparenza sui dati raccolti e sulle finalità del loro utilizzo, percentuale che sale all’82% tra coloro più scettici sulla gestione dei dati.
- Il 43% degli intervistati ha dichiarato inoltre che sceglierebbe un brand alternativo se quest’ultimo offrisse un’esperienza più positiva in termini di privacy.
Se da una parte comunicare in modo chiaro quali dati vengono raccolti, perché e come verranno utilizzati aumenta significativamente la fiducia dei tuoi utenti, dall’altra contribuisce anche a prevenire reclami e recensioni negative.
Ricordiamoci che questi ultimi sono sempre più consultati dagli utenti prima di effettuare acquisti, per cui una loro riduzione può essere determinante per aumentare le vendite.
Come strutturare una comunicazione trasparente con gli utenti
Se vuoi garantire trasparenza nella comunicazione con i tuoi utenti, fai attenzione a essere specifico.
- Indica esattamente quali informazioni stai raccogliendo (email, nome, preferenze, ecc.).
- Chiarisci perché raccogli ciascun dato (es. invio newsletter, miglioramento del servizio, offerte personalizzate).
- E non dimenticare di illustrare come i dati saranno trattati e protetti, senza termini ambigui.
Nelle welcome email, puoi rendere la comunicazione più trasparente con frasi come:
- “Il tuo indirizzo email sarà utilizzato esclusivamente per inviarti offerte promozionali personalizzate.”
- “Conserveremo i tuoi dati per migliorare la tua esperienza utente e fornirti consigli mirati sui prodotti.”
- “Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento cliccando sul link di cancellazione in fondo alle nostre email.”
Allo stesso tempo, a piè di pagina delle newsletter puoi ricordare agli utenti la possibilità di gestire le proprie preferenze: aggiungi un link diretto al centro preferenze o al pannello di gestione dei consensi.
Ricordati inoltre di inserire banner informativi sul sito e pop-up o notifiche in-app, che ricordano all’utente come vengono utilizzati i dati e permettono modifiche immediate.
Strumenti e interfacce che facilitano il controllo degli utenti
Per rendere la trasparenza un aspetto ancora più presente nei tuoi servizi, puoi fornire loro strumenti ad hoc per gestire autonomamente i propri consensi. I più efficaci sono:
- Dashboard di preferenze personalizzate: un pannello intuitivo dove l’utente può scegliere quali comunicazioni ricevere (es. newsletter, promozioni, aggiornamenti di prodotto).
- Centro privacy o area account: simile a quello di Netflix o Spotify, dove è possibile aggiornare i dati personali, cambiare consensi o scaricare una copia delle proprie informazioni.
- Link rapido alla gestione consensi in ogni email: accanto al link di disiscrizione, aggiungi un collegamento diretto al centro preferenze.
- Checkbox granulari nei form di iscrizione: invece di un consenso generico, offri la possibilità di selezionare diverse tipologie di comunicazioni.
- Notifiche in-app o pop-up trasparenti: utili per ricordare all’utente come vengono usati i suoi dati e permettere modifiche con un clic.
Piattaforme di marketing automation come Brevo integrano molti di questi aspetti in maniera nativa, consentendo di automatizzare la gestione dei consensi e delle preferenze in modo conforme al GDPR.
Usufruendone, potrai trasformare la gestione dei dati in un vero vantaggio competitivo.
Migliori pratiche per la tutela attiva della privacy durante l’opt-in
Gli utenti sono sempre più consapevoli dei rischi legati alla privacy; per questo, un approccio proattivo alla protezione dei dati già dall’opt-in rappresenta un investimento strategico.
Durante la fase di raccolta del consenso, puoi proteggere i dati personali degli utenti fin dal primo momento con misure tecniche e organizzative mirate, come la crittografia dei dati.
Crittografia dei dati
La crittografia dei dati consiste nella trasformazione delle informazioni raccolte in un formato illeggibile per chi non possiede la chiave di decodifica. In questo modo, anche in caso di accesso non autorizzato, i dati sensibili rimangono protetti.
Accesso limitato
Concedi l’accesso ai dati personali solo a dipendenti o sistemi che ne hanno effettiva necessità, in modo da ridurre il rischio di uso improprio o di esposizione accidentale.
Audit periodici
Controlli regolari sui sistemi e sui processi di gestione dei dati permettono di verificare che le misure di sicurezza siano efficaci e aggiornate e identificare tempestivamente eventuali vulnerabilità.
Formazione interna sul trattamento dei dati
Educando i dipendenti sulle normative privacy, sulle procedure interne e sui rischi associati ai dati sensibili, sarai sicuro che tutto il personale sia consapevole e preparato a gestire correttamente le informazioni raccolte.
Lacune comuni nella gestione dell’opt-in e come risolverle
La gestione dell’opt-in è un processo complesso, per cui può succedere di commettere errori che mettono a rischio la fiducia dei propri utenti.
Tra le problematiche più frequenti troviamo, ad esempio:
- Informative scritte in linguaggio legale e poco comprensibile, che generano confusione e riducono le iscrizioni spontanee.
- Finalità troppo generiche, come “per scopi di marketing”, che non spiegano chiaramente quali dati saranno utilizzati e per quali attività.
- Mancato aggiornamento delle privacy policy, che può portare a violazioni normative e a una percezione negativa del brand.
Per evitare questi errori, ti consigliamo di:
- Fornire informative multilivello, dotate di un riassunto chiaro e conciso con un link per approfondire tutti i dettagli, così da non sovraccaricare l’utente di informazioni tecniche.
- Utilizzare infografiche, icone e segnali visivi, per rendere immediatamente comprensibile come vengono raccolti, trattati e protetti i dati.
- Mandare notifiche proattive agli utenti in caso di aggiornamenti della policy, per mantenere trasparenza e dimostrare responsabilità nella gestione dei dati.
- Farsi aiutare da professionisti nella scrittura della privacy policy, in modo da renderle sempre aggiornate alle ultime normative.
La trasparenza come leva di marketing etico e sostenibile
Il Consumer Privacy Survey 2024 di Cisco rivela che l’89% dei consumatori si sente più tranquillo quando i propri dati personali sono protetti correttamente e oltre il 75% non acquisterebbe mai da un brand di cui non percepisce affidabilità e trasparenza.
Insomma, in un mercato sempre più competitivo, i principi di privacy by design e privacy by default devono essere una parte essenziale della tua strategia di marketing, se desideri rafforzare la reputazione aziendale e costruire un brand sostenibile nel lungo termine.
Scopri come Brevo può aiutarti a implementare queste best practice nella tua strategia di marketing, assicurando al contempo conformità al GDPR e strumenti di automazione per migliorare l’efficacia delle tue campagne.
