Información actualizada el 27 de marzo de 2025
Este artículo analiza las 8 mejores aplicaciones para agendar citas, especialmente para pymes y profesionales freelance. Verás qué funcionalidades ofrece cada herramienta, cuánto cuesta y si tiene versión gratuita, así como las ventajas en cuanto a productividad y experiencia del cliente.
A medida que una empresa crece, la gestión de citas con clientes puede complicarse. Afortunadamente, existen software de reserva de citas sencillos y económicos que automatizan este proceso.
Estos programas permiten a los clientes y prospectos reservar, modificar y cancelar fácilmente sus citas a través de Internet. Esta tabla presenta las 8 herramientas de gestión de citas, que se han seleccionado usando Capterra como fuente:
Agenda más citas con Brevo Meetings
Permite que tus clientes organicen reuniones contigo con un enlace de reserva basado en tu disponibilidad de forma automática.Índice de contenidos
Aviso importante: Brevo es el sitio web que edita esta guía comparativa. Entre las plataformas analizadas se incluye nuestro propio servicio, Brevo Meetings. Nos esforzamos por ofrecer una comparativa objetiva, basada en nuestra propia experiencia e investigación.
Para garantizar la imparcialidad, se utilizan unos parámetros fijos de comparación aplicables a todas las herramientas, descritos al inicio de la comparativa. Se priorizaron los software con mayor número de valoraciones positivas en Capterra, así como aquellos con versión gratuita o precios competitivos para pymes y freelances. No ganamos comisiones por ningún enlace en este artículo.
¿Qué es un software para agendar citas?
Un software de gestión de citas es una aplicación que automatiza las reservas de citas de los clientes. Estas plataformas en línea permiten al usuario reservar su cita directamente en el sitio web de la empresa o mediante un enlace a una página específica de reservas.
- Los usuarios pueden reservar, modificar o cancelar citas con autonomía, eligiendo entre los horarios que tengan disponibles en ese momento. El calendario virtual de la empresa o de cada empleado se sincroniza para incluir todas las modificaciones en tiempo real.
- Aunque los sectores que más están usando estas plataformas son las finanzas y la salud, las aplicaciones para agendar citas se pueden usar de muchas formas. Sirven tanto para B2C como B2B: ya sea para pedir cita en una peluquería, para reservar mesa en un restaurante o agendar una llamada comercial (como una demo de software).
- El mercado de los software de gestión de citas lleva creciendo de forma sostenida desde 2019, favorecido por eventos como la pandemia de COVID y la irrupción de la IA, con un valor global de 160 millones de dólares solo en Estados Unidos en 2024, y se mantendrá esta tendencia al alza hasta 2030 aprox.
Funcionalidades clave de un software para agendar citas
Una herramienta de reserva de citas se centra en optimizar procesos internos de la empresa. La mayoría de estas aplicaciones cuenta con las siguientes funciones básicas:
- Reserva de citas automatizada. Los software de citas proporcionan al usuario el acceso fácil e intuitivo a un calendario en el que pueden elegir directamente entre las fechas y horas disponibles, sin necesidad de contacto previo con la empresa. Este calendario suele incluirse en una página específica o un widget integrado en tu sitio web. La cita se confirma de forma automática y el sistema envía automáticamente una notificación al cliente. Esta automatización reduce la gestión manual, evita solapamientos y elimina la necesidad de coordinar citas por teléfono, correo electrónico o mensajería instantánea.
Herramientas de citas integrada en el sitio web de Vitaldent
- Sincronización con tu calendario: la mayoría de los software de citas se integran con calendarios virtuales como Google Calendar u Outlook. Esta sincronización permite que cualquier evento privado que bloquees en tu calendario —como una reunión o un viaje— se refleje automáticamente en tu disponibilidad.Si utilizas una agenda en papel o un calendario no vinculado, deberás actualizar manualmente tu disponibilidad en el software de citas. Por tanto, para optimizar la experiencia de usuario, es recomendable acostumbrarse a usar un calendario virtual compatible.
- Organización de reuniones: una parte importante de las citas reservadas a través de estos sistemas son virtuales: sesiones de consultoría, demostraciones de producto, clases online, reuniones de seguimiento, etc. Por eso, es conveniente ofrecer una experiencia de usuario fluida que facilite el acceso a la videollamada desde la propia reserva.
- Envío de recordatorios: Las plataformas de gestión de citas incluyen recordatorios automáticos por email, SMS y/o notificaciones emergentes para evitar que los clientes falten a las citas o se olviden de ellas en el último momento. Muchos sistemas de gestión de citas en la nube también permiten cambiar o cancelar las citas con un solo clic, lo que agiliza la actualización del calendario en tiempo real.
- Pagos en línea: Facilitar el pago en el momento de agendar la cita ofrece una experiencia fluida y más cómoda para el cliente. Además, si la cita es virtual, el pago se realizará necesariamente en línea. Muchas plataformas incluyen esta opción mediante la integración con pasarelas de pago como PayPal o Stripe. Esta posibilidad suele estar disponible en los planes de pago del software, aunque hay excepciones. Además, se aplican las comisiones propias de cada pasarela, por lo que conviene revisar bien las condiciones antes de activarla.
La mayoría de herramientas para agendar citas permiten integrar plataformas de videoconferencias como Google Meet, Microsoft Teams o Zoom. También existen soluciones que ofrecen su propia tecnología de videoconferencia para mantener todo en un solo lugar.
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La novedad: agenda citas con Inteligencia artificial
La inteligencia artificial está empezando a formar parte de los sistemas de reserva para ofrecer una experiencia más natural y fluida al usuario, normalmente a través de CRM u otras aplicaciones integradas. La gestión de citas en un chatbot conversacional es el ejemplo más conocido.
Chatbot conversacional de Sanitas
Desde el punto de vista interno de la empresa, estas herramientas actúan como soluciones de productividad. La IA abre posibilidades de análisis de datos de sistemas conectados —como CRM o ATS— para optimizar agendas, anticiparse a conflictos y aumentar la eficiencia operativa.
Ventajas de las aplicaciones de gestión de citas
Un sistema automatizado de reserva de citas tiene tanto beneficios internos como para el cliente. Además de favorecer la productividad, también mejora la experiencia del cliente y ayuda a captar más oportunidades de negocio.
- Ahorro de tiempo: Estas herramientas eliminan el tiempo que hay que dedicar a intercambiar correos, mensajes o llamadas para fijar las citas. Por ejemplo, la empresa de relaciones públicas Muck Rack calcula que ahorró 406 horas de trabajo en total al automatizar la programación de entrevistas en su campaña de contratación de 135 nuevos empleados.
- Más leads y más clientes: Al permitir reservas de citas en cualquier momento, las empresas dejan de estar limitadas por horarios comerciales y pueden captar más oportunidades. Un estudio de Forrester realizado en cuatro grandes organizaciones (Atlassian, DocuSign, Semrush y GardaWorld) concluyó que el uso de Calendly generó un retorno de inversión del 318 %.
- Mayor satisfacción del cliente: Ofrecer autonomía y flexibilidad mejora la percepción del servicio. Tus clientes eligen cuándo conectarse contigo, sin esperas ni gestiones manuales.
Comparativa: los 8 mejores programas para reservar citas online
Esta sección analiza en detalle ocho de las mejores aplicaciones para agendar citas disponibles en el mercado. Los criterios de selección se basan en el volumen de valoraciones positivas en Capterra y también en la disponibilidad de versiones gratuitas o planes a precios adecuados para pequeñas empresas y freelances.
La metodología para comparar las herramientas se basa en una lista de parámetros fijos:
- Valoración en Capterra y número de opiniones en la fecha de actualización del artículo.
Versión gratuita y precios
- Si ofrece versión gratuita y qué incluye
- Precio de los planes de pago iniciales, mencionando en cuáles se ofrecen reservas y recordatorios ilimitados
Integraciones
- Sincronización con los calendarios externos de Google, Outlook u otros.
- Integraciones con aplicaciones externas (nativas y a través de Zapier). Si hay una integración con Brevo disponible, se menciona.
Pagos en línea y otras funcionalidades
- Herramientas o integraciones para la gestión de pagos en línea y en qué plan tarifario están disponibles
- Otras funcionalidades destacadas del software
Brevo Meetings
- Valoración en Capterra: 4,6 (2829 opiniones, aplicables a la plataforma Brevo en su totalidad)
Brevo Meetings es un servicio para agendar citas integrado en la plataforma de Brevo (incluyendo la versión gratuita), que se compara en igualdad de condiciones con los demás programas de esta comparativa. Meetings permite crear una página de reservas, así como sincronizarla con tu calendario y con tu software de videoconferencias.
Versión gratuita y precios
- Brevo Meetings es un servicio integrado dentro de todos los planes de la Marketing Platform de Brevo, incluyendo el gratuito.
- Se incluyen citas ilimitadas. En los planes Gratis y Starter, las acciones automatizadas (como podría ser un recordatorio de cita) están limitadas a 2000 contactos.
- En el plan Business (a partir de 15 €/mes), los recordatorios son ilimitados.
- Los recordatorios por SMS se abonan por separado con créditos.
- Todas las funcionalidades de Meetings están incluidas sin límites en la versión gratuita y en todos los planes tarifarios de Brevo. El precio del email marketing será el principal condicionante de las tarifas de marketing de Brevo.
Integraciones
- Sincronización con los calendarios de Google y Outlook.
- Brevo Meetings ofrece su propia plataforma de videollamadas que se puede usar desde el navegador. También se puede integrar con otros proveedores de videoconferencias como Zoom y Google Meet.
- Además, Brevo ofrece más de 60 integraciones nativas y centenares a través de Zapier.
Pagos en línea y otras funcionalidades
- Brevo tiene su propia pasarela de pagos Brevo Payments, con una comisión del 1 %, aunque por el momento solo está disponible en Francia.
- También ofrece una integración nativa con PayPal.
- Acceso a servicios los servicios complementarios de Brevo como telefonía VoIP, email marketing y plataforma de CRM.
Calendly
- Valoración en Capterra: 4,7 (3949 opiniones)
Calendly es un software de programación de citas conocido que destaca por su gran cantidad de integraciones. Puede integrarse directamente en tu sitio web o usarse como un widget emergente.
Versión gratuita y precios
- Calendly ofrece una versión gratuita que incluye funcionalidades básicas como la conexión de un solo calendario, envío de recordatorios simples por correo electrónico y reservas ilimitadas.
- Plan Standard: 12 € por usuario/mes, con flujos de varios recordatorios y notificaciones por SMS.
- Plan Team: 20 € por usuario/mes, con integración de formularios y otras funcionalidades.
Integraciones
- Integración con calendarios de Google y Outlook, uno gratis e ilimitados en todos los planes de pago.
- Integraciones nativas con 141 aplicaciones externas, incluyendo: Zoom y Microsoft Teams (videoconferencias), así como los CRM Salesforce y HubSpot. A través de Zapier se puede conectar con otras plataformas externas como Brevo.
Pagos en línea y otras funcionalidades
- Calendly no tiene un sistema de pagos en línea propio, pero se integra con pasarelas externas de pago como PayPal y Stripe (excepto en la versión gratuita). Se abonan las comisiones de la pasarela externa que uses.
- Páginas de reuniones personalizadas.
- Equipos grupales con administradores.
SimplyBook.me
- Valoración en Capterra: 4,6 (1258 opiniones)
SimplyBook.me es un software de gestión de citas ideal para empresas con múltiples ubicaciones o proveedores. Las reservas están limitadas en todos los planes, pero brinda herramientas de gestión y marketing eficaces.
Versión gratuita y precios
- SimplyBook.me ofrece una versión gratuita limitada, que permite gestionar hasta 50 reservas al mes, así como emails de recordatorio y cancelación.
- Plan Básico, a 9,90 $ al mes, que incluye 100 reservas mensuales con 5 proveedores (por ejemplo, 5 empleados de la empresa) diferentes.
- Plan Estándar, a 29,90 $ al mes, con 500 reservas al mes a 8 proveedores.
- Los recordatorios por SMS se abonan de forma independiente con créditos.
Integraciones
- Sincronización de calendarios de Google y Outlook usando la funcionalidad Calendar Sync.
- Más de 20 integraciones nativas: con Google Meet, redes sociales (Facebook e Instagram), WordPress (para integrar la página de reservas en tu sitio web). Otras integraciones disponibles a través de Zapier, como Brevo.
Pagos en línea y otras funcionalidades
- Gestión de pagos en línea en los planes de pago a través de integraciones con pasarelas de pago como Stripe y PayPal, con sus respectivas comisiones.
- Reservas a través de Facebook e Instagram.
- Páginas personalizables, integración de cupones y tarjetas regalo.
Acuity Scheduling
- Valoración en Capterra: 4,8 (5719 opiniones)
Acuity Scheduling es una herramienta para agendar citas que no ofrece versión gratuita. Destaca por su alta personalización e integración con webs, especialmente de Squarespace.
Versión gratuita y precios
- No ofrece versión gratuita. Hay un periodo de prueba gratis de 7 días.
- Plan Emerging, 20 $ al mes: gestión de reservas ilimitadas, los recordatorios y seguimientos por correo electrónico.
- Plan Growing, 34 $ al mes: recordatorios por SMS.
Integraciones
- Acuity Scheduling se sincroniza con Google Calendar, Outlook Calendar y iCloud Calendar.
- Más de 25 integraciones nativas, que incluyen CRM como Pipedrive, Zoho; Facebook e Instagram; Zoom, Google Meet, etc. Destacan sus integraciones con ActiveCampaign y Squarespace.
- Más de 500 integraciones con Zapier, incluyendo una integración preconfigurada con Brevo.
Pagos en línea y otras funcionalidades
- Acuity Scheduling permite la gestión de pagos en línea en todos sus planes a través de integraciones con plataformas como Stripe, Square y PayPal, con sus respectivas comisiones.
- Funcionalidades específicas para clases, talleres o eventos grupales.
- Complementos de experiencia de compra en comercio electrónico.
Appointlet
- Valoración en Capterra: 4,8 (106 opiniones)
Appointlet es un software para agendar citas con una amplia versión gratuita, que ofrece reservas ilimitadas y la posibilidad de conectar múltiples calendarios.
Versión gratuita y precios
- Appointlet ofrece un plan gratuito generoso que incluye reservas ilimitadas, recordatorios por email, la sincronización con calendarios de Google y Outlook y la configuración de 5 tipos de reuniones personalizadas.
- Un único plan de pago a 12 $/mes, que facilita el acceso a Zapier para integraciones y la conexión con pasarelas de pago.
- Integración con SMS disponible a través de Zapier en el plan de pago.
Integraciones
- Appointlet se sincroniza con Google Calendar y Outlook Calendar, también en la versión gratuita.
- Integraciones nativas con Zoom, Google Meet y Microsoft 365. Las integraciones a través de Zapier —como CRM, telefonía VoIP y otros software— están disponibles en el plan de pago.
Pagos en línea y otras funcionalidades
- Integración con PayPal y Stripe para la gestión de pagos en línea, disponible en los planes de pago.
- Enlaces de reuniones y posibilidad de configurar reglas para evitar las reservas de última hora.
Setmore
- Valoración en Capterra: 4,6 (960 opiniones)
Setmore es uno de los software de programación de citas más valorados, que permite la integración de pasarelas de pago en su versión gratuita y por descuentos amplios al suscribirse al plan de pago anual.
Versión gratuita y precios
- Setmore ofrece una versión gratuita que permite la programación de hasta 200 citas mensuales, así como el envío de 400 recordatorios al mes por correo electrónico.
- Planes de pago a 9 $ o 12 $ por usuario al mes, o a 5 $/usuario al mes con facturación anual*, con citas y recordatorios ilimitados, además de la posibilidad de integrar SMS.
*Excepcionalmente, se indican las tarifas con facturación anual porque el descuento es más significativo que en las demás aplicaciones.
Integraciones
- Setmore ofrece una sincronización bidireccional con los calendarios de Google y Outlook en los planes de pago.
- Más de 30 integraciones nativas en total. Las integraciones con CMS (Wix, WordPress) y CRM (Zoho, Salesforce) están disponibles en la versión gratuita.
- Las integraciones con plataformas de vídeo (Zoom y Google Meet) sólo están en los planes de pago.
Pagos en línea y otras funcionalidades
- Integración de pasarelas de pago de Stripe, PayPalm Square y Lawpay disponible en la versión gratuita (algo poco habitual en las aplicaciones para agendar citas).
- Aplicación móvil para iOS y Android valorada.
Google Calendar
- Valoración en Capterra: 4,8 (3543 opiniones)
Google integra su propia funcionalidad de agenda de citas en su servicio de calendario. Puede ser una opción útil para quienes prefieren gestionar las reuniones desde su cuenta de Google y necesitan compartir sus calendarios a menudo.
Versión gratuita y precios
- Google Calendar ofrece una versión gratuita incluida en todas las cuentas de Google, que permite la creación de varios calendarios, una página de reservas y la programación de citas ilimitadas, con sus respectivos recordatorios por correo electrónico.
- El plan Business Standard de Google Workspace, por 16,20 €/mes, permite crear varias páginas de reservas y la conexión con herramientas de email marketing, entre otras funcionalidades.
- Para enviar recordatorios por SMS, hay que conectar un plugin externo.
Integraciones
- Google Calendar se sincroniza principalmente con otros calendarios de Google. Para sincronizarse con Outlook son necesarios ajustes adicionales
- La mayoría de las integraciones con Google Calendar se realizan desde la interfaz de las respectivas plataformas externas. Existen numerosas integraciones con plataformas de CRM como Brevo Meetings.
- Es posible usar la plataforma de vídeo Google Meet o integrar el calendario con Zoom.
Pagos en línea y otras funcionalidades
- Google Workspace se integra con la pasarela de pagos de Stripe solamente en su plan de pago.
- La página de citas de Google Calendar se integra perfectamente con Gmail y el resto de herramientas de Google.
Fresha (especializado en peluquería y estética)
- Valoración en Capterra: 4,8 (1437 opiniones)
Fresha es un software de gestión de citas especializado en los sectores de peluquería y estética, aunque también adecuados para otros profesionales como masajistas y fisioterapeutas. Su principal remuneración está basada en comisiones. Solo hay que pagar suscripción mensual si gestionas equipo varios empleados.
Versión gratuita y precios
- Fresha cobra una comisión del 1 % aprox. por cada reserva gestionada a través de la plataforma. En este servicio básico se incluyen gestión de citas ilimitadas, recordatorios por email, 20 recordatorios por SMS al mes y la gestión de varios puntos de venta, entre otras funcionalidades.
- Además, hay un plan de pago por suscripción para negocios con varios empleados, con un precio de 9,95 €/usuario al mes.
- Además, Fresha ofrece su propia plataforma de email marketing de prepago a 0,02 € por email enviado.
Integraciones
- Fresha se puede sincronizar con los calendarios de Google, Outlook y Apple.
- Fresha se integra principalmente con aplicaciones externas de análisis de datos, como Google Analytics, la agenda de citas de Google Calendar, el píxel de Meta y Power BI. También se integra con otros software a través de Zapier.
Pagos en línea y otras funcionalidades
Además, la plataforma ofrece recursos adicionales como recargos por inasistencia, propinas y gestión de turnos. En el plan para equipos, también se puede procesar el pago de salarios y los fichajes de entrada y salida de empleados.
Fresha incorpora su propio sistema de gestión de pagos en línea, con una comisión del 1,29 %. Si el cliente paga en persona en el establecimiento, la comisión de Fresha es del 0,99 %.
Preguntas frecuentes (FAQ)
Agenda citas con Brevo Meetings
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Brevo es una empresa que tiene muchas herramientas para fidelizar y tener un contacto mas directo con todos tus clientes, por todas las redes, y no es caro.
Machelin,
