La gestione delle relazioni con i clienti o CRM (acronimo dell’inglese Customer Relationship Management) è fondamentale per il successo di ogni azienda, grande o piccola che sia.
Nel 2025, i software CRM gratuiti offrono strumenti sempre più potenti e flessibili per ottimizzare la gestione dei contatti, automatizzare i processi di vendita e supportare le campagne di marketing.
In questa guida comparativa andremo insieme alla scoperta dei 5 migliori CRM gratuiti disponibili sul mercato, analizzando nel dettaglio le funzionalità e le integrazioni di ciascuna piattaforma per aiutarti a scegliere la soluzione ideale per la tua impresa. I CRM che analizzeremo sono:
- Hubspot
- Brevo
- Zoho CRM
- Bitrix24
- Freshsales
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Come scegliere il miglior CRM gratuito
La scelta del CRM open source o gratuito più adatto alle esigenze della tua azienda dipende da diversi fattori, tra cui la complessità dei processi interni, il numero di utenti e le integrazioni con altri strumenti digitali. Di seguito, scopriamo insieme alcuni criteri fondamentali da considerare.
Esigenze aziendali
Prima di tutto, è essenziale analizzare quali sono le reali necessità della tua azienda. Ad esempio, una piccola azienda che gestisce un numero ridotto di contatti potrebbe preferire una soluzione con una curva di apprendimento minima e un’interfaccia intuitiva.
Al contrario, per medie imprese o aziende in rapida crescita, è importante optare per piattaforme che offrano flussi di lavoro automatizzati, analisi in tempo reale e integrazioni con i migliori strumenti di marketing digitale. Comprendere le specifiche esigenze della tua realtà è il primo passo per fare una scelta consapevole.
Facilità d’uso e curva di apprendimento
Un buon CRM gratuito deve essere facile da usare. La semplicità dell’interfaccia utente e la presenza di guide, tutorial e supporto tecnico sono elementi chiave per assicurare un’adozione rapida e diffusa all’interno del team.
Se il software è troppo complesso o richiede un lungo periodo di formazione, il rischio è che venga utilizzato in modo inefficiente, vanificando i vantaggi che ci si aspetta.
Integrazioni e compatibilità
Verifica che il CRM scelto si integri con gli strumenti già in uso nella tua azienda, come Gmail e Outlook e piattaforme social. La compatibilità con dispositivi mobili, sia Android che iOS, è un plus importante per i team che lavorano in mobilità e necessitano di aggiornare i dati in tempo reale.
Un CRM che consente l’integrazione con sistemi di marketing automation e piattaforme di e-commerce può migliorare ulteriormente l’efficienza operativa e offrire una visione completa dei dati dei clienti.
Scalabilità e possibilità di upgrade
Anche se stai optando per una versione gratuita, è importante valutare la scalabilità della piattaforma.
Molte soluzioni CRM gratuite offrono la possibilità di passare a versioni premium man mano che l’azienda cresce, garantendo funzionalità aggiuntive come reportistica avanzata, utenti illimitati e personalizzazioni specifiche.
Scegliere un CRM scalabile ti permette di iniziare con una soluzione economica senza rinunciare a funzionalità fondamentali per il futuro.
Supporto tecnico e servizio clienti
Infine, il livello di supporto offerto dal fornitore che scegli è fondamentale, specialmente nelle fasi iniziali di implementazione. Un servizio di assistenza clienti reattivo, accompagnato da documentazione completa e delle risorse formative a cui poter accedere facilmente, può fare la differenza tra un’esperienza positiva e una serie di frustrazioni quotidiane.
Migliori software CRM gratuiti: le funzionalità fondamentali
Per ottenere il massimo da un CRM gratuito è fondamentale disporre di strumenti specifici per gestire le relazioni con i potenziali clienti, quelli già acquisiti e ottimizzare i processi di vendita.
Queste funzionalità permettono di centralizzare le informazioni, monitorare il ciclo commerciale e semplificare le attività quotidiane, rendendo il sistema adatto anche a chi dispone di risorse limitate ma ambisce a una gestione professionale del proprio business.
Gestione centralizzata dei contatti
Una solida gestione dei contatti rappresenta la base di ogni CRM efficace. Organizzare e archiviare centralmente tutte le informazioni relative a clienti e prospect permette di avere sempre a portata di mano i dati necessari per un follow-up mirato e una comunicazione personalizzata.
Ecco come:
- Raccolta e archiviazione dei dati: consente di registrare dettagli come nome, contatto, cronologia delle interazioni e informazioni demografiche, creando un archivio completo e facilmente consultabile.
- Segmentazione avanzata: permette di suddividere i contatti in gruppi omogenei in base a criteri personalizzati (settore, località, fase del ciclo di vendita, ecc.), facilitando il targeting delle campagne.
- Ricerca e filtro: offre strumenti di ricerca e filtri dinamici che rendono semplice individuare rapidamente le informazioni necessarie.
Questa centralizzazione non solo fa risparmiare tempo, ma migliora anche la qualità delle interazioni, garantendo che ogni contatto riceva l'attenzione giusta.
Pipeline di vendita flessibile
Una pipeline di vendita ben strutturata è essenziale per monitorare il progresso delle trattative e gestire efficacemente le opportunità commerciali.
La possibilità di personalizzare le fasi della pipeline permette di adattare il processo alle esigenze specifiche dell’azienda:
- Visualizzazione delle fasi: offre una rappresentazione grafica delle diverse tappe del ciclo di vendita, dal primo contatto alla chiusura dell’accordo.
- Personalizzazione del flusso: consente di definire le tappe e i criteri di avanzamento in base alle peculiarità del business, rendendo il sistema flessibile e adattabile.
- Monitoraggio in tempo reale: permette di seguire l'evoluzione delle opportunità e intervenire tempestivamente per accelerare il processo di vendita.
Questa funzionalità garantisce una visione chiara delle attività commerciali, aiutando il team a concentrarsi sulle trattative più promettenti.
Reportistica e dashboard integrate
La capacità di analizzare e interpretare i dati in tempo reale è cruciale per prendere decisioni strategiche e migliorare le performance. Un buon CRM gratuito deve fornire strumenti di reportistica per monitorare l’andamento delle attività commerciali.
- Dashboard intuitive: forniscono una panoramica immediata delle metriche chiave, come il numero di lead generati, le opportunità in corso e i tassi di conversione.
- Report personalizzabili: consentono di creare report dettagliati che evidenziano le performance individuali e di gruppo, individuando punti di forza e aree di miglioramento.
- Analisi dei dati: aiutano a comprendere le dinamiche di vendita e il comportamento dei clienti, supportando decisioni basate su dati concreti.
Questi strumenti permettono di identificare rapidamente i trend e intervenire per ottimizzare le strategie di vendita.
Integrazione con strumenti esterni e API
Un CRM efficace deve essere in grado di integrarsi con altre applicazioni e piattaforme, centralizzando i dati e facilitando l'automazione dei processi. Questa funzionalità amplia le possibilità di utilizzo del CRM, rendendolo parte integrante dell'ecosistema aziendale.
L’integrazione dovrebbe permettere:
- Integrazione con applicazioni esterne: consente di collegare il CRM a piattaforme di marketing, e-commerce, social media e altri strumenti, migliorando l'efficienza operativa.
- Accesso tramite API: permette di personalizzare e ampliare le funzionalità del CRM in base alle specifiche esigenze aziendali.
- Flusso di dati centralizzato: assicura che tutte le informazioni siano aggiornate e sincronizzate, semplificando la gestione dei processi interni.
Questa capacità di integrazione rende il CRM molto versatile e facilmente adattabile a diversi contesti operativi.
Automazione dei compiti ripetitivi
Automatizzare le attività quotidiane permette di ridurre il carico di lavoro manuale e aumentare l’efficienza operativa, liberando tempo per compiti a maggior valore strategico.
L’automatizzazione dovrebbe permettere di ottenere:
- Processi standardizzati: automatizza operazioni ripetitive come l'aggiornamento dei lead o l'invio di email di follow-up, riducendo il rischio di errori.
- Risparmio di tempo: libera risorse che possono essere impiegate in attività più strategiche e a maggior impatto.
- Flussi di lavoro personalizzabili: consente di creare automazioni specifiche in base alle esigenze del business, garantendo coerenza e uniformità nei processi.
Questa funzionalità aumenta l’efficienza del team e migliora la qualità del servizio offerto ai clienti.
App mobile
Il CRM deve garantire l'accesso e la gestione dei dati ovunque, offrendo un'esperienza fluida anche in movimento.
Un’app mobile ti permette di garantisce:
- Accesso da smartphone e tablet: permette di consultare e aggiornare i dati in tempo reale, indipendentemente dalla posizione geografica.
- Continuità operativa: assicura la gestione delle attività anche quando si è fuori ufficio, offrendo la massima flessibilità.
- Interfaccia ottimizzata per dispositivi mobili: fornisce un'esperienza utente intuitiva e reattiva, ideale per l'utilizzo durante spostamenti o viaggi.
Questa funzionalità è particolarmente utile per i team di vendita sul campo, poiché consente di mantenere sempre aggiornate le informazioni e monitorare le trattative in tempo reale.
I migliori CRM gratuiti del 2025
Di seguito analizziamo in dettaglio i 5 migliori CRM gratuiti del 2025 che, ad oggi, si posiziona in prima linea per le loro funzionalità e caratteristiche.
1. Brevo
La versione gratuita di Brevo si distingue come uno dei migliori CRM in cloud gratuiti grazie a una suite completa di strumenti essenziali per il marketing multicanale, ideale per piccole imprese e professionisti che vogliono iniziare a gestire le proprie campagne senza impegni economici.
Oltre a offrire funzionalità base di alta qualità, il piano Free consente di testare la piattaforma in maniera completa, senza necessità di carta di credito.
Ecco alcune delle principali funzionalità offerte:
- Invio di email: fino a 300 email al giorno, garantendo un’elevata deliverability e la possibilità di mantenere il contatto con il pubblico in modo costante.
- Editor drag & drop e libreria di template: crea campagne email professionali senza competenze di design, scegliendo tra modelli di email personalizzabili e un’interfaccia intuitiva che semplifica la creazione di contenuti visivi accattivanti.
- Email transazionali: invia email automatiche (come conferme d’ordine e aggiornamenti) con statistiche in tempo reale, grazie a funzionalità API, SMTP e webhook che assicurano una gestione efficiente delle comunicazioni critiche.
- Marketing automation di base: utilizza un editor di scenari per impostare workflow automatizzati fino a un massimo di 2000 contatti, consentendo di ottimizzare l’engagement e risparmiare tempo nelle operazioni di routine.
- Gestione avanzata dei contatti: organizza la tua lista fino a un massimo di 100.000 contatti grazie a funzionalità di segmentazione e moduli d’iscrizione personalizzabili, elementi fondamentali per inviare messaggi mirati e migliorare il tasso di conversione.
- Reportistica e analisi: accedi a metriche dettagliate che ti aiutano a monitorare le performance delle tue campagne, permettendoti di adattare le strategie in base ai dati in tempo reale.
L’interfaccia utente semplice e intuitiva di Brevo rende la piattaforma adatta anche ai meno esperti, mentre la possibilità di integrare strumenti aggiuntivi (come campagne SMS e WhatsApp) offre un potenziale di crescita notevole, permettendo di passare facilmente a soluzioni più avanzate man mano che il business si espande.
Queste caratteristiche rendono il piano gratuito di Brevo una scelta eccellente per chi desidera avviare attività di marketing digitale e CRM senza costi iniziali, offrendo una piattaforma scalabile e versatile per supportare la crescita del business.
2. HubSpot
La versione gratuita di HubSpot è una soluzione ideale per chi vuole avviare il proprio percorso di inbound marketing senza impegni economici, offrendo una serie di strumenti fondamentali per gestire e far crescere la propria presenza online.
In particolare, il piano gratuito di HubSpot include:
- Gestione dei lead e piattaforma CRM integrata: organizza e monitora una lista illimitata di contatti in un sistema CRM completo e intuitivo.
- Email marketing: crea e invia campagne email con template personalizzabili e un editor user-friendly, perfetto per comunicazioni efficaci e professionali.
- Moduli e pop-up per la lead generation: strumenti semplici per creare form e pop-up che aiutano a catturare nuovi contatti direttamente dal sito web.
- Live chat e chatbot: implementa soluzioni di live chat e chatbot per interagire in tempo reale con i visitatori, migliorando il supporto e l'engagement.
- Landing page: costruisci landing page ottimizzate con un editor drag & drop, facilitando la creazione di pagine di conversione senza necessità di competenze tecniche avanzate.
- Reportistica e dashboard analitico: accedi a report e dashboard dettagliati che permettono di monitorare le performance delle campagne e comprendere il comportamento degli utenti.
Queste funzionalità rendono il piano gratuito di HubSpot una scelta eccellente per startup, piccole imprese e professionisti che desiderano iniziare a implementare strategie di marketing inbound, con la possibilità di espandere successivamente le proprie attività grazie a una piattaforma scalabile e integrata.
3. Zoho CRM
La versione gratuita di Zoho CRM rappresenta una scelta solida per piccole imprese e startup che vogliono centralizzare la gestione dei contatti e ottimizzare i processi di vendita senza investimenti iniziali.
Gli strumenti CRM del piano gratuito di Zoho ti consentono di iniziare subito a organizzare, monitorare e analizzare le attività commerciali. In particolare, il piano gratuito include:
- Gestione dei contatti e dei lead: organizza in modo centralizzato lead, contatti e account, facilitando il monitoraggio delle interazioni e il passaggio dei lead lungo il funnel di vendita.
- Gestione delle opportunità: monitora le trattative e le opportunità commerciali per avere una visione chiara e aggiornata del tuo pipeline.
- Automazione di base: semplifica i processi di vendita con automazioni per attività ripetitive, permettendoti di risparmiare tempo e concentrarti sulle attività a maggior valore aggiunto.
- Reportistica e analytics: accedi a report e dashboard essenziali per monitorare le performance delle attività commerciali e prendere decisioni informate.
- Integrazioni e mobilità: beneficia di integrazioni con altre applicazioni Zoho e di un’app mobile per gestire il CRM in movimento, garantendo la continuità operativa ovunque tu sia.
Queste funzionalità rendono il piano gratuito di Zoho CRM un'opzione versatile e scalabile per chi desidera iniziare a gestire in modo efficace il proprio ciclo di vendita e la relazione con i nuovi clienti, con la possibilità di espandere le funzionalità man mano che il business cresce.
4. Bitrix24
La versione gratuita di Bitrix24 è una soluzione completa e versatile per aziende e team che desiderano centralizzare la gestione del CRM, della collaborazione e dei processi aziendali, senza costi iniziali.
In particolare, il piano gratuito di Bitrix24 include:
- CRM e gestione delle vendite: offre strumenti per monitorare lead, contatti, opportunità e pipeline, con funzionalità di automazione per ottimizzare il ciclo di vendita.
- Collaborazione e comunicazione: integra chat istantanea, videoconferenze, messaggistica e bacheche di gruppo per favorire una comunicazione fluida all’interno del team.
- Gestione di progetti e attività: dispone di strumenti per il task e project management, che permettono di organizzare e monitorare le attività e i flussi di lavoro.
- Gestione documentale: consente di archiviare, condividere e collaborare sui documenti in modo centralizzato, con controllo delle versioni e accesso facilitato.
- Numero di utenti illimitato: il piano gratuito permette l’accesso a un numero illimitato di utenti, rendendolo adatto a team di qualsiasi dimensione.
- Integrazioni e automazioni: offre la possibilità di collegarsi ad altre applicazioni e di automatizzare processi interni per semplificare le operazioni quotidiane.
Queste funzionalità rendono il piano gratuito di Bitrix24 una scelta ideale per chi cerca una piattaforma integrata per la gestione del CRM e la collaborazione, offrendo strumenti potenti e scalabili per supportare la crescita del business.
5. Freshsales
La versione gratuita di Freshsales offre una soluzione CRM basica ma funzionale, ideale se gestisci un’azienda con un team piccolo e preferisci iniziare senza dover pagare un abbonamento mensile.
Il piano gratuito di Freshsales include:
- Gestione di contatti, lead e account: consente di archiviare e organizzare le informazioni di clienti e prospect, facilitando la ricerca e il filtraggio dei dati.
- Pipeline di vendita: permette di monitorare le opportunità e gestire le trattative in un pipeline personalizzabile, offrendo una visione chiara del ciclo di vendita.
- Email integration: supporta la sincronizzazione con l’account di posta elettronica per tracciare automaticamente le comunicazioni, migliorando il follow-up con i clienti.
- Applicazione mobile: garantisce l’accesso al CRM da dispositivi mobili, per gestire le attività in mobilità.
- Reportistica di base: offre dashboard e report essenziali per monitorare le performance del team di vendita.
- Utenti: il piano gratuito supporta fino a 3 utenti, rendendolo ideale per piccoli team.
Queste funzionalità rendono il piano gratuito di Freshsales una scelta veritiera e mirata per chi desidera implementare un sistema CRM completo, con la possibilità di aggiornare il servizio con altre funzionalità più avanzate man mano che il business cresce.
Conclusioni
In sintesi, la scelta del CRM gratis ideale dipende da numerosi fattori: dalla gestione dei contatti e automazione dei flussi di lavoro, alla capacità di integrarsi con altri strumenti e alla scalabilità della piattaforma.
Se la tua azienda è in fase di crescita e ha bisogno di uno strumento flessibile e intuitivo per gestire contatti, lead e campagne di marketing, uno dei CRM che abbiamo elencato può rappresentare un’ottima scelta.
Ricorda che la versione gratuita di questi strumenti rappresenta un’ottima opportunità per testare le funzionalità offerte e, in caso di necessità di funzionalità avanzate, poter passare a versioni premium senza perdere continuità nei processi operativi.
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