Settembre 22, 2023

Messaggi automatici WhatsApp: la guida 2023

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Sempre più clienti in Italia contattano le aziende sui loro telefoni iphone e android, alla ricerca di interazione in ogni momento della giornata. La funzione di risposta automatica dell’app di messaggistica WhatsApp consente di impostare i messaggi automatici su WhatsApp in modo che i clienti vengano seguiti anche quando non ci sei. 

I messaggi automatici offrono un’esperienza del cliente positiva e danno credibilità al tuo business. Inoltre non dovrai rispondere manualmente ad ogni messaggio… Davvero fantastico!

Qual è la funzione di messaggio automatico di WhatsApp Business?

La funzione di risposta automatica di WhatsApp Business consente di impostare messaggi preimpostati, risposte automatiche e messaggi per i tuoi clienti. Come per ogni autoresponder, Sono inviati automaticamente su WhatsApp nei momenti in cui non puoi rispondere. La funzione è disponibile per gli account WhatsApp Business. 

Le persone oggi preferiscono contattare le imprese tramite il semplice invio di messaggi. 9 consumatori su 10 dicono che i messaggi sono il loro metodo preferito di comunicazione, e sempre più persone stanno scegliendo applicazioni come WhatsApp. Questo è il momento migliore per familiarizzare con come inviare messaggi automatici su WhatsApp!

Come impostare un messaggio automatico su WhatsApp

Ci sono due modi per farlo:

  • Dal tuo account WhatsApp Business.
  • Tramite una piattaforma partner WhatsApp che ti dà accesso all’API di WhatsApp.

La prima opzione è grande se avete bisogno di impostare semplici messaggi di assenza o automatizzare un messaggio di benvenuto. È facile da configurare, ma il tipo di messaggi che puoi inviare è limitato. 

Nella seconda opzione, una piattaforma CRM comunica con WhatsApp attraverso un’API, consentendo di inviare messaggi automatizzati per una maggiore gamma di situazioni. È possibile creare in modo semplice risposte automatiche personalizzabili, messaggi automatizzati transazionali e integrare i messaggi WhatsApp in una strategia di marketing più ampia.

Scopri: Differenze tra WhatsApp e WhatsApp Business, Cos’è WhatsApp Business API

Come impostare le risposte automatiche con l’app WhatsApp Business 

L’impostazione delle risposte automatiche nel tuo account WhatsApp Business è semplice. Ti mostreremo come impostare un messaggio di assenza per le aziende come esempio. 

Assicurati di andare su play store o app store e scaricare l’app di messaggistica istantanea.

Una volta scaricata se è la prima volta che imposti una risposta automatica devi:

1. Apri impostazioni

Innanzitutto fai clic sulle tre linee tratteggiate nell’angolo in alto a destra della home tuo account per aprire il menu (sui dispositivi Android) o le impostazioni attività(iOS di Apple).

2. Clicca su “Strumenti attività”

3. Seleziona “Messaggio d’assenza”

WhatsApp-messaggio-assenza

4. Attiva “Invia messaggio d’assenza” tramite il pulsante di attivazione

WhatsApp-messaggio-assenza

5. Clicca sulla matita per modificare il messaggio e clicca su OK per salvarlo

6. Fai clic su “Orario” per scegliere quando inviare il messaggio

A questo punto hai tre opzioni per scegliere quando inviare il tuo messaggio.  

  • Sempre. Inizia tutte le tue conversazioni con una risposta automatica specifica. Questo è utile se sei fuori città per una settimana, per esempio. 
  • Orario personalizzato. Questo funziona alla grande se c’è un momento specifico in cui sai che non ci sarai. Se hai una riunione prevista per martedì prossimo, prepara il tuo messaggio in anticipo! 
  • Al di fuori degli orari di apertura. Tieni informati i tuoi clienti anche quando il tuo negozio è chiuso impostando le ore di assenza giornaliere. Questo si basa sulle ore nel tuo profilo aziendale. 

7. Scegli i Destinatari

WhatsApp-destinatari

Puoi scegliere di inviare i messaggi a tutti o filtrare i contatti evitandone alcuni selezionando “Tutti tranne…”.

Una volta che hai finito di impostare il tuo messaggio d’assenza, premi Salva e hai finito o quasi. Meta dovrà prima verificare il tuo messaggio. 

Buono a sapersi: puoi anche inviare risposte rapide nell’app WhatsApp Business. Queste sono risposte già pronte e salvate da utilizzare nelle interazioni live. È possibile impostarle nello stesso luogo in cui si impostano i messaggi di assenza e i messaggi di benvenuto. 

Pro del risponditore automatico di WhatsApp: 

  • Per chi muove i primi passi e di facile utilizzo. Ideale per i piccoli business con un volume inferiore di richieste da gestire 
  • Ottimo per la gestione dei messaggi fuori orario di lavoro

Limiti all’utilizzo del risponditore automatico per WhatsApp

  • I messaggi automatici possono essere inviati solo durante tempi specifici in base al profilo aziendale
  • I profili di contatto non possono essere aggiornati o memorizzati in un CRM 
  • È necessario disporre di una connessione internet per inviare i messaggi 
  • Non è possibile personalizzare i messaggi in base alle informazioni del cliente 
  • Non è possibile inviare risposte automatiche per le azioni intraprese dai clienti al di fuori di WhatsApp

2. Imposta il messaggio di risposta automatica utilizzando un’API WhatsApp Business

Assicurati di anticipare le risposte a tutte le possibili domande Coprire con messaggi automatizzati e fornisci l’assistenza ai clienti in qualsiasi momento della giornata (o notte!), non importa su quale canale vieni contattano dai clienti. WhatsApp Business API ti consente di inviare una risposta automatica su WhatsApp ai contatti che hanno optato-in per ricevere le comunicazioni su WhatsApp.

WhatsApp-esempio-messaggio-conferma-ordine

Progetta un’automazione con risposte automatiche per qualsiasi scenario che ti piace, compresi i parametri personalizzati.

1. Crea la tua auto-reply WhastApp

Risposta-automatica-su-WhatsApp

Piattaforme come quella di Brevo semplificano la creazione di messaggi automatici con modelli di messaggi drag-and-drop. 

Includi immagini, gif, link e altri contenuti dinamici per coinvolgere i tuoi clienti. Diventa creativo con caratteri audaci, emoji o qualsiasi cosa che rende unico il tuo brand. 

Whatsapp-auto-responder-pulsante-cta

Includi i pulsanti call-to-action (CTA) o imposta risposte rapide per una comunicazione più rapida con i tuoi clienti. Le risposte rapide nei messaggi automatici sono pulsanti di azione preimpostati, ad esempio un pulsante di annullamento dell’iscrizione. 

Suggerimento: includi sempre la possibilità di annullare l’iscrizione per assicurarti di inviare i messaggi solo ai contatti che sono fedeli al tuo brand. 

2. Aggiungi una WhatsApp auto-reply al tuo workflow di marketing automation

Non limitarti a inviare messaggi di risposta alle richieste di WhatsApp. Scegli un evento che si attiva quando il tuo messaggio viene inviato, ad esempio quando un cliente effettua il check-out sul tuo sito web o si iscrive per ricevere aggiornamenti promozionali. 

Brevo offre workflow pronti per carrello abbandonato, acquisti avvenuti con successo, nuovi abbonati, interazioni email, anniversari e compleanni e molti altri. Puoi includere in ogni automazione dei messaggi WhatsApp automatizzati!

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Impostare e seguire le migliori pratiche di marketing automation ti aiuterà a semplificare le tue risposte automatiche. Ti apre anche la strada per essere più efficiente e garantire il successo delle tue future campagne di marketing comprese email ed sms.

I vantaggi dell’usare WhatsApp Business API

Una WhatsApp Business API ti dà accesso a tutte le caratteristiche di WhatsApp Business e tutta la potenza e la precisione di una piattaforma di CRM. 

Invia risposte automatiche attivate dalle azioni e dalle preferenze del cliente

Puoi incoraggiare la fidelizzazione dei clienti con l’invio automatico di messaggi WhatsApp. Alcune idee:

  • Messaggi WhatsApp per il carrello abbandonato
  • Aggiornamenti sulle ricompense fedeltà 
  • Notifica di una riduzione di prezzo per gli articoli favoriti dai tuoi clienti
  • Messaggi di buon compleanno 
  • Messaggi di opt-in o di conferma 
  • Messaggi transazionali

Personalizza i tuoi messaggi

Le suite CRM come Brevo offrono modelli personalizzabili in modo da poter rendere i messaggi di risposta automatica unici e personali come desideri. Fai apparire il tuo messaggio di risposta con gif e immagini.

Inserisci un link ai tuoi social media, o link alla pagina di monitoraggio spedizione del tuo cliente

Invia messaggi transazionali

I messaggi di conferma e gli aggiornamenti transazionali sono molto apprezzati dai clienti! Tenerli aggiornati migliora di molto la loro esperienza cliente, lungo ogni momento del loro customer journey.. 

Invia promemoria per gli appuntamenti

Semplifica gli appuntamenti con promemoria automatici. Questo significa meno email per te e meno assenze improvvise e non comunicate. 

Coltiva i contatti

Le risposte automatiche su WhatsApp aiutano i tuoi contatti a trovare facilmente quello che stanno cercando. I tuoi contatti hanno già dimostrato interesse nei tuoi confronti, quindi non perdere l’occasione di continuare la conversazione con loro. Condividi link utili e pertinenti, come le pagine di prenotazione, il tuo sito web e le pagine degli eventi.

Costruisci relazioni migliori con i clienti

Le risposte automatiche parlano al posto tuo quando non ci sei. Fanno sentire i tuoi clienti ascoltati e  non trascurati.

Una volta che hai imparato come impostare le  auto-reply, puoi integrare le campagne WhatsApp nella tua strategia di marketing. 

Messaggi automatici whatsapp business: esempi di messaggio di saluto

Vediamo ora alcuni esempi di messaggi per aiutarti a trovare ispirazione per i tuoi messaggi automatici su Whatsapp.

Risposta automatica con uno sconto di benvenuto

whatsapp-messaggio-automatico-di-benvenuto

Ecco un esempio di messaggio di benvenuto preferito da ogni nuovo cliente! Leggermente cosparso di emoji e carattere in grassetto per rendere tutto chiaro e facile da trovare. 

Messaggio di auguri di Natale

Ciao e felice [nome del giorno di festa]. Abbiamo ricevuto il tuo messaggio, ma siamo chiusi fino alla [data]. Contatta il nostro team di supporto al [ numero di telefono] se hai bisogno di assistenza per gli ordini dei prodotti acquistati o la spedizione, sarà felice di aiutarti!

A presto,

[Il tuo nome]

Messaggio di momentanea assenza

Al momento non siamo disponibili
Ciao, grazie per averci contattati.
Al momento non siamo disponibili ma ti risponderemo entro 24 ore!
Hai bisogno una risposta rapida? Visita il nostro sito web tramite il link qui sotto, troverai le nostre FAQ, la pagina per prenotare un appuntamento e molto altro!

messaggio-assenza-whatsapp-esempio

L’esempio fornisce informazioni specifiche su quando tornerai. Include anche un link a informazioni utili in modo che possano iniziare senza di te. 

Messaggio di benvenuto in cui presentare l’azienda

esempio-messggio-di-benvenuto-whatsapp-azienda

Questo tipo di messaggio WhatsApp automatizzato è una semplice introduzione al tuo brand. Adattalo al tone of voice del tuo brand e dai il benvenuto ai tuoi contatti direttamente sui loro telefoni. 

come-scrivere-un-messaggio-whatsapp

Tutti i tuoi messaggi su Brevo appariranno in un’anteprima di messaggi come questa. Puoi testare i tuoi messaggi sui colleghi per assicurarti che siano perfetti prima di inviarli a Meta per la verifica.

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