Settembre 14, 2023

Come rispondere ai messaggi su Instagram

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Rispondere ai messaggi diretti su Instagram in modo rapido ed efficiente è essenziale per sfruttare al meglio questo social network. Questo articolo spiega le chiavi per farlo da cellulare android o apple, PC e anche da un’interfaccia centralizzata con altre applicazioni di messaggistica.

Con 1386 milioni di utenti giornalieri, nel 2022 Instagram è stata la quarta piattaforma social più utilizzata al mondo, Italia compresa. Pertanto, le interazioni su questo social network possono essere numerose, ma a volte sono anche fugaci, poiché si basano su stimoli brevi.

La messaggistica diretta o DM (Direct messaging) di Instagram è un’opportunità per costruire una relazione più stabile con i vostri contatti di Instagram e offrire un servizio clienti personalizzato via chat.

Gestisci tutte le tue chat in un unico posto

Rispondi a tutti i messaggi dei clienti su Instagram, WhatsApp, Messenger o sul tuo sito web con Conversations di Brevo.

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Come rispondere ai messaggi su Instagram utilizzando il telefono Android o l’iPhone

L’applicazione Instagram, disponibile per telefoni Android e iOS, è il modo più comune per accedere al social network. Per rispondere ai messaggi di Instagram dal tuo dispositivo mobile, segui questi passaggi:

  1. Assicurati che l’app di Instagram sia aggiornata nel Play Store o nell’App Store.
  2. Apri Instagram cliccando sull’icona del tuo cellulare o nella barra di ricerca del tuo browser
  3. Clicca sull’icona del messaggio diretto di Instagram, con il pittogramma dell’aereo nell’angolo in alto a destra dello schermo.
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3. Seleziona la chat a cui desideri rispondere. I messaggi non letti saranno evidenziati in grassetto e contrassegnati con un punto blu.

4. Digita il messaggio di risposta. È possibile inserire emoticon, GIF, adesivi e immagini nei DM di Instagram. E se hai un account aziendale, puoi anche utilizzare le risposte rapide e programmare appuntamenti.

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5. Clicca su «Invia» e il messaggio sarà consegnato al tuo destinatario. 

Se si vuole semplicemente rispondere con un mi piace al messaggio basterà tenere premuto il messaggio e selezionare una tra le emoji che ti appariranno. Potrai scegliere tra il pollice in alto, il cuore, la faccina che ride, la faccina triste, quella sorpresa e quella arrabbiata.

Come riprendere i messaggi su Instagram dal tuo cellulare Android o iPhone

Attualmente è possibile riprendere i messaggi su Instagram e rispondere. Scorri tra i messaggi ricevuti, seleziona quello a cui vuoi rispondere. Se si tiene premuto un messaggio e lo si fa scorrere nello stesso momento, viene visualizzata una finestra sopra la barra di scrittura che mostra il messaggio a cui si è deciso di rispondere.

Questo è un esempio di come citare un messaggio di Instagram, in una conversazione tra due utenti della piattaforma.

Il modo di rispondere ai messaggi su Instagram fa pensare ad altre app di messaggistica

In breve, la comunicazione tramite messaggi diretti di Instagram non è molto diversa da altre app di messaggistica come WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram o persino l’e-mail.

I messaggi di Instagram offrono risorse simili per i marchi per comunicare con i loro contatti, anche se ogni piattaforma ha le sue peculiarità.

Per sfruttare queste sinergie, esistono strumenti come Brevo Conversations per rispondere ai messaggi di tutte le applicazioni da un’unica posizione. I vantaggi di utilizzarli sono descritti più avanti.

Come rispondere ai messaggi Instagram dal tuo PC

Instagram ha una versione web per coloro che preferiscono utilizzarlo dal proprio computer. Ecco i passaggi per rispondere ai messaggi di Instagram dal tuo computer:

  1. Apri la versione web di Instagram  versione web di Instagram sul tuo computer con un browser.
  2. Clicca sull’icona dei messaggi, che in questo caso si trova nel menu a sinistra dello schermo.
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  1. Seleziona il messaggio a cui vuoi rispondere: i messaggi non letti sono evidenziati in grassetto.
  2. Scrivi il tuo messaggio: a differenza dell’app mobile, la versione web di Instagram consente solo di inserire semplici immagini ed emoticon nei messaggi. In questo caso, non è possibile integrare GIF o adesivi.
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3. Invia il tuo messaggio di risposta

Cosa succede quando ricevi messaggi da sconosciuti su Instagram

Se ti scrivono utenti che non segui o che non sono collegati a te, questi si fermeranno direttamente nella casella Richieste di messaggi in alto a destra nella schermata DM.

Come suggerisce il nome, i messaggi in questa sezione sono richiesti. Devi decidere se accettarli o meno:

✅ Una volta accettati, verranno automaticamente integrati nella tua casella di posta principale. Non è necessario essere follower di un account Instagram per scambiare messaggi con esso.

❌ Se li elimini, scompariranno dalla tua casella di posta Richieste di messaggi.

L’account aziendale di Instagram offre la possibilità di catalogare come Richieste nascoste i messaggi contenenti termini offensivi, per dare loro una visibilità ancora minore sulla tua interfaccia.

Rispondere ai messaggi di Instagram da Brevo

La funzionalità Conversations di Brevo ti consente di centralizzare le interazioni con i tuoi clienti cehe avvengono tramite Instagram Direct, Facebook Messenger, WhatsApp e il widget di chat web. Prossimamente, si potranno integrare anche le email.

Per integrare i DM di Instagram nello strumento, è necessario avere attivato il piano Conversations Pro di Brevo. Può essere provato gratuitamente per 30 giorni e poi ha un prezzo di 13 € al mese.

Dopo aver effettuato l’accesso con il tuo account Brevo, ecco i passaggi da seguire per rispondere ai messaggi Instagram sulla piattaforma:

  1. Crea un account Facebook Business, che viene utilizzato per centralizzare l’attività aziendale su Facebook e Instagram (anche se utilizzi solo uno dei due social network). Entrambe le piattaforme appartengono alla società Meta, quindi tutte le attività commerciali sono centralizzate qui.
  2. Se utilizzi un account Instagram personale, convertilo in un account aziendale.
  3. Collega il tuo profilo Instagram professionale al tuo account Facebook Business. 

Nella nostra guida alle impostazioni di Instagram troverai maggiori dettagli su questi ultimi due passaggi.

  1. Apri le impostazioni di Instagram in Conversazioni Brevo.
  2. Collega il tuo account Facebook Business a Conversazioni Brevo (anche se sei interessato solo a Instagram).
  3. Collega il tuo(i) account(i) di Instagram a Brevo.
  4. Concedi a Brevo il permesso di operare con i messaggi del tuo account Instagram.
  5. Fai clic su «Connetti». Una volta seguito, potrai rispondere a tutte le tue conversazioni su Instagram dalla piattaforma Brevo.
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Puoi trovare istruzioni più dettagliate in questa guida su come rispondere ai messaggi diretti di Instagram con Conversazioni.

Instagram Direct nell’interfaccia di Brevo Conversations

Una volta completata l’integrazione del tuo account in Conversations, sarà importante distinguere i tuoi messaggi Instagram Direct da quelli ricevuti da altre app di messaggistica come WhatsApp. La centralizzazione è comoda, ma quando rispondi è utile sapere da dove proviene ogni interazione.

I messaggi diretti di Instagram sono identificati dal logo del social network in quattro posizioni:

  • In alto, accanto al nome del mittente.
  • Accanto all’ora di invio del messaggio.
  • In un angolo della foto del profilo del mittente.
  • Nella sezione Canale, nell’angolo in basso a destra dello schermo. Qui viene visualizzato anche il nome dell’account Instagram del mittente.

Il piano Conversations Pro di Brevo ti consente di rispondere a un numero illimitato di messaggi Instagram ogni mese dalla piattaforma.

Vantaggi di gestire i messaggi diretti di Instagram da un unico luogo

Una casella di posta centralizzata che integra tutte le applicazioni di messaggistica della tua azienda si traduce in comfort ed efficienza. Questi sono i principali vantaggi:

Efficienza del servizio clienti

Il servizio clienti funziona più velocemente quando tutte le chat sono centralizzate su un’unica piattaforma di messaggistica. È più semplice assegnare le query ai dipendenti specializzati, indipendentemente dal canale utilizzato da ciascun utente per inviarle.

Eviti di rispondere due volte allo stesso messaggio

Il 99,9% degli utenti di Instagram è anche su altre piattaforme sociali (Facebook, YouTube, WhatsApp…). In queste circostanze, è abbastanza probabile che uno stesso contatto scriva su più canali (quasi) contemporaneamente. Ad esempio, invia un messaggio privato di Instagram e un’ora dopo un WhatsApp, perché ha bisogno di una risposta urgente. Quando rispondi, la messaggistica centralizzata ti consente di rilevarlo immediatamente per evitare di perdere tempo in messaggi duplicati.

Accedi alla cronologia completa del cliente

Oltre a unificare i messaggi, un’applicazione centralizzata può connettersi al sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). In questo modo, è possibile accedere alla cronologia completa di ogni lead o cliente al momento di rispondere ai loro messaggi su Instagram o altre app. Ad esempio, puoi sapere se ha effettuato acquisti e in quali date, se interagisce con le email, se ha presentato reclami in precedenza, ecc.

Puoi utilizzare più account Instagram contemporaneamente

Infine, oltre a integrarsi con altre app, la messaggistica centralizzata è utile anche se gestisci più account Instagram. Ordinare tutti i messaggi in base al momento della ricezione e rispondere senza cambiare interfaccia avrà anche un effetto positivo per migliorare la produttività.

Buone pratiche per rispondere ai messaggi su Instagram

Se usi la piattaforma come strumento per la tua attività, queste sono le migliori pratiche per ottenere il massimo dai DM di Instagram:

Ottimizza il tuo profilo aziendale su Instagram

L’esperienza con il tuo brand su Instagram inizia dal tuo profilo, che i tuoi contatti visiteranno prima di inviarti i loro messaggi privati. Pertanto, se non lo hai già fatto, il primo passo è quello di convertire il tuo profilo in un account aziendale e assicurarti che trasmetta l’immagine aziendale che desideri mostrare.

Nella tua biografia di Instagram puoi includere solo un link, che di solito porta al sito web dell’azienda. Se preferisci collegare più pagine o account di social media, puoi utilizzare strumenti come Linktree per creare una pagina di presentazione con più link.

Utilizza risposte rapide

Come WhatsApp Business, l’app Instagram per Android e iOS consente agli account aziendali di memorizzare risposte rapide alle domande frequenti dei loro contatti. In questo modo, eviti di inserire ogni volta tutte le informazioni quando ricevi una domanda, ti basterà selezionare una delle risposte salvate. Questo ti farà risparmiare considerevolmente il tuo tempo.

Se utilizzi l’interfaccia centralizzata di Conversations di Brevo per rispondere ai tuoi messaggi Instagram, puoi anche configurare e utilizzare facilmente le risposte salvate.

Collega i post nei messaggi

In alcuni casi, un post Instagram precedente può contenere la risposta o le informazioni pertinenti per l’utente. Se premi l’icona dell’aeroplano di carta sotto il post, puoi condividerlo in una chat di Instagram. Oltre a fornire una risposta rapida, favorirai il traffico del tuo account.

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L’API di Instagram Direct consente di andare oltre e di evidenziare i prodotti del negozio che orientano la conversazione con il consumatore, nonché di automatizzare la chat di Instagram. È una scelta adatta per le grandi aziende che ricevono un grande volume di messaggi.

Programma gli appuntamenti direttamente nelle chat

Una delle funzionalità di chat di Instagram per un account aziendale è la pianificazione degli appuntamenti, disponibile solo per la versione mobile. Per utilizzarla, devi premere il pulsante con l’icona del calendario sul lato destro della riga di composizione del messaggio. Si aprirà un calendario dove potrai definire una data e un orario per l’appuntamento.

Quando accetti, l’appuntamento viene aggiunto al tuo calendario Instagram. Tuttavia, per collegare questo calendario a strumenti come Google Calendar è necessario ricorrere a un’integrazione esterna. Se utilizzi Brevo per gestire i tuoi messaggi, puoi utilizzare la funzionalità Meetings per pianificare gli appuntamenti.

Invia messaggi pertinenti al destinatario

Infine, un aspetto cruciale nel rispondere ai messaggi su Instagram è concentrarsi sulla query dell’utente. Questo social network offre molte risorse per le azioni di marketing (post, reels, stories, ecc.), ma i messaggi privati non sono incentrati su questo, ma sulla comunicazione personale.

Evita di invadere le conversazioni con contenuti promozionali che il tuo contatto non ha richiesto, così come gli invii massivi di messaggi privati di Instagram. Questa messaggistica è stata progettata come complemento agli stimoli offerti dal social network, quindi i messaggi personalizzati sono la norma.

Se qualcosa caratterizza i DM di Instagram è la comunicazione personale: la priorità è approfondire il rapporto «tu per tu» con ogni contatto e, in questo modo, generare fiducia.

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