Las 9 mejores herramientas de
ventas para tu negocio

Hoy por hoy vivimos en un mundo digitalizado. Por ello, contar con las herramientas de ventas adecuadas te proporcionará grandes oportunidades de crecimiento.

Eso, claro, sin olvidarnos de todo lo que nos facilitan el día a día en cuanto a la gestión interna de un negocio se refiere.

Independientemente del sector al que te dediques o del tamaño de tu empresa, la automatización de tareas simplifica el trabajo y facilita el control del equipo.

Vamos, que implica grandes ahorros de tiempo y presupuesto en tu estrategia de ventas.

En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre las herramientas de ventas, cómo implementarlas, así como sus funciones y características. Elige la que mejor se adapte a tu negocio, ¡te asesoramos!

Haz crecer tu negocio con las herramientas (de ventas) adecuadas Usa pipelines de venta personalizados, una agenda para organizar reuniones, automatizaciones en la Plataforma de Ventas de Brevo. Quiero probarlo ahora mismo

¿Qué son las herramientas de venta?

Quizás te suene este término, pero vamos a definirlo de forma muy concreta. 

Cuando hablamos de herramientas de venta, nos referimos a un conjunto de recursos o software que se utilizan para la gestión y seguimiento del proceso de ventas. Son, por así decirlo, herramientas digitales útiles para tu empresa.

Se van aplicando a cada etapa de este, lo que facilita y mejora tareas como: 

• Captación de contactos
• Gestión de base de datos
• Tratamiento de contratos y otros documentos 
• Atención al cliente
• Medición y seguimiento de los objetivos de ventas
• Colaboración interdepartamental

Como cualquier tecnología que implique automatización de procesos, lo que se busca con estas herramientas es hacer los mismos más ágiles, rápidos y sencillos. Se trata de facilitar la gestión del negocio y, en definitiva, la toma de decisiones.

Principales funcionalidades de las herramientas de ventas

Dentro de las diversas posibilidades que nos ofrecen las herramientas de ventas, podemos destacar 3 funciones principales a la hora de automatizar ciertas fases de un proceso:

1. Crear y gestionar la base de datos: es fundamental perfilar la base de datos de clientes de la empresa. Con ello se pueden realizar propuestas más personalizadas, atraer nuevos leads e incluso penetrar en nuevos mercados. Las oportunidades pueden ser infinitas si tenemos la información correcta y bien organizada.

2. Gestión de procesos: sirve como herramienta de colaboración entre departamentos. Así, se crean flujos de trabajo sencillos y claros para todas las áreas implicadas.

3. Mejorar la comunicación: la información fluye de forma mucho más ágil desde el equipo de ventas al resto de departamentos. También se mejora la atención al cliente.

Prestando atención a estos 3 aspectos, se puede mejorar tanto el rendimiento de un equipo de ventas como la eficiencia general de la empresa.

Pero… ¿qué tipo de herramientas de ventas existen? 

Tipos de herramientas de ventas

La clave para la transformación de un negocio es contar con recursos eficaces.  En lo que se refiere a las ventas, estos son los principales tipos de herramientas que existen (y que un negocio puede necesitar).

• CRM de ventas
• Herramientas de flujos de trabajo y organización
• Herramientas de análisis de datos y reportes
• Herramientas de ventas de comunicación con clientes

CRM de ventas

El CRM (Customer Relationship Management) es un sistema cuya principal función es la gestión de las relaciones e interacciones de una empresa con sus clientes actuales y potenciales. 

Este sistema software presta ayuda a las empresas para que se mantenga el contacto con los clientes, y promueve la agilidad en los procesos. 

De esta manera, se busca ofrecer un mejor servicio en cada etapa del proceso de venta (y postventa) y, así, lograr la fidelización del mayor número de clientes posible. El objetivo final es, en esencia, mejorar la rentabilidad de la empresa.

Actualmente, es abrumadora la oferta de herramientas digitales que existen en el mercado. Por eso, queremos ayudarte a determinar las características y funcionalidades que debes tener en cuenta. 

Con esta sencilla guía de 7 pasos podrás elegir el software CRM más apropiado para tu empresa. Así, tomarás una decisión más inteligente:

1. Haz una evaluación interna de objetivos que quieres lograr: para definir estos objetivos, debes tener en cuenta aspectos como: el tamaño de la empresa, el ciclo de venta, el número de empleados, los puntos en que se buscan mejorar con este software. Gracias a esto, podrás definir en qué áreas de la empresa se necesita hacer cambios.
2. Establece el presupuesto: determina si la empresa tiene una visión a largo plazo o si está limitada por alguna condición actual. Así, podrás evaluar la inversión a realizar.
3. Debe ser personalizable y de manejo simple: además de una interfaz de control, deben incluirse diversas funcionalidades personalizables para cada tipo de empresa. Evita elegir un CRM complejo al que cueste adaptarse. Es mejor ir ampliando módulos según vayan surgiendo las necesidades.
4. Fíjate que facilite la integración y escalabilidad: para que sea bien acogido por tus empelados, debe poder integrarse fácilmente con otras herramientas de gestión con las que se esté trabajando en distintos departamentos. Además, debemos esperar que el sistema crezca a medida que lo haga tu negocio. Por tanto, debe evolucionar y permitir ampliar funcionalidades según vayan surgiendo por el camino.
5. Que permita acceder a información estructurada en tiempo real: Esto hace referencia a la cantidad de filtros y segmentaciones que debes poder hacer para explorar datos y analizarlos con tu equipo de ventas.
6. Debe proporcionar informes detallados: evalúa las métricas de actividad que proporciona el CRM. Con ellas, podrás obtener KPIs y bloques de información estructurada que podrás analizar.
7. Asegúrate de que te ofrecen soporte técnico: ten en cuenta si el proveedor cuenta con un equipo humano cualificado y accesible, con especialistas que puedan dar soporte de consultoría sobre cualquier ampliación o mejora.

Plataforma de Ventas (Brevo)

Brevo es una solución de CRM integral a través de la cual puedes gestionar, en un solo lugar, tanto el marketing, como las ventas y todas las comunicaciones con clientes. Sus herramientas de ventas se pueden encontrar en su Plataforma de Ventas, que ofrece soluciones como pipelines de venta o Meetings para agendar citas.

Lo que diferencia esta solución de sus grandes competidores del sector como podría ser Salesforce o HubSpot CRM es un plan de precios.

Entre las principales ventajas de este CRM todo en uno están:

• Cuenta con una plataforma de ventas 
• Permite automatizar tareas, mejorando la eficiencia.
• Facilitan la organización de equipos en base a objetivos.

Así, Brevo es una solución adecuada para quienes buscan ir creciendo a medida que lo hace el negocio. De esta forma, las microempresas o PYMES se ven beneficiadas, pues irán pagando en función del uso y de las funcionalidades que vayan necesitando. Además, existe una versión gratuita lo que facilita la digitalización también de autónomos o freelance.

Para empresas de mayor tamaño, también existen planes específicos, como BrevoPlus, o el plan Business de la Plataforma de Marketing de Brevo.

Pipedrive

Pipedrive es una solución que está muy centrada en el proceso de ventas. 

Ofrece herramientas para gestionar leads y, además, cuenta con una herramienta de inteligencia artificial en forma de asistente de ventas que ofrece sugerencias para mejorar resultados y actualizaciones sobre tareas sin terminar. 

Entre sus principales funcionalidades, encuentras:

• Podrás unificar tu gestión de ventas en una única plataforma.
• Facilita el trabajo en equipos.
• Automatiza todo el flujo de ventas.

Esta herramienta no cuenta con versión gratuita. Y aunque es de fácil manejo, tampoco tiene algunas funciones básicas, como por ejemplo la integración con Google Drive. Deberías apostar por ella sólo si tienes claro que tiene todo lo que buscas, ya que implica un compromiso económico desde el principio.

HubSpot

HubSpot es una herramienta muy orientada a las tareas de marketing. 

Como sistema, busca ante todo cerrar ventas y generar oportunidades de negocio, por lo que tiene funcionalidades menos enfocadas al análisis de datos, pero es compatible con numerosas herramientas y plataformas. 

Entre sus principales funcionalidades está:

• Soluciones de marketing digital avanzadas, integrando gestión de redes sociales.
• Métricas increíblemente detalladas y estéticamente agradables.
• Muy escalable, especialmente en grandes equipos y empresas.

Aunque cuenta con una versión gratuita, las funciones de la misma son muy limitadas. También exige, en cierto sentido, un gran compromiso a ciegas. Deberías optar por esta herramienta si tienes equipos muy diversos dentro del ámbito de las ventas, ya que te ofrece características para todos ellos (marketing, SEO, programación, etc.).

Herramientas de flujo de trabajo y organización

Para saber en qué punto está cada tarea, incluso para poder medir tiempos y detectar posibles cuellos de botella en el desempeño de un proyecto, se utilizan las herramientas de flujo de trabajo. 

Con ellas, podemos organizar los procesos y automatizarlos, para ofrecer una imagen en tiempo real de cómo avanza cada proyecto y plantear soluciones tempranas a posibles contratiempos.

Además, estas herramientas tienen que ser dinámicas, pues han de adaptarse a las necesidades cambiantes de cada proyecto. Seguro que las has visto mencionadas en más de un post de LinkedIn, pues marcan tendencia en el mundo del inbound marketing y del marketing digital en general.

Los principales beneficios de utilizar estas herramientas son:

• Promover la colaboración entre equipos.
• Ahorrar tiempo.
• Incrementar la productividad.
• Reducir el margen de error.
• Permiten llegar a más y mejores prospectos.

Existe una gran cantidad de herramientas que se pueden utilizar con este fin. La elección de unas u otras depende un poco de lo que busca cada uno: no es lo mismo centrarse en inbound marketing que en redes sociales, o que depender de que un CRM facilite videoconferencias, por poner un ejemplo claro.

En general, las funciones que de forma genérica contribuyen directamente a hacer el día a día más productivo son:

1. Planificador
2. Temporizadores
3. Hojas de cálculo
4. Herramienta de notas
5. Lista de tareas pendientes
6. Calendario colaborativo
7. Aplicaciones de gestión de proyectos colaborativos

Por si no conoces ninguna, te traemos también un par de ejemplos de aplicaciones que engloban las funciones anteriores (o gran parte de ellas). 

Y que, además, tienen alguna utilidad más específica según la actividad o sector al que se dedique la empresa.

Trello

Este software de administración de proyectos tiene una interfaz web que se adapta muy bien incluso a dispositivos móviles.

La apariencia de este programa es un tablón virtual en el que se pueden colgar ideas, tareas, imágenes o enlaces. Es versátil y fácil de usar, pudiendo aplicarse a cualquier tarea que requiera organizar información. Si quieres no olvidar ningún paso de tu embudo de ventas, por ejemplo, es una forma fantástica de anotar los procesos.

Filestage

Es una plataforma única de gestión de proyectos que permite la colaboración en línea de los diferentes miembros del equipo. 

Ideal para equipos creativos que comparten principalmente archivos de imagen, etc. No necesita ninguna instalación, pues se trabaja desde la nube.

Herramientas de análisis de datos y reportes:

Recurrir al análisis de datos permite que las empresas tomar decisiones más eficientes, además de incrementar sus ingresos al traer prospectos más interesantes. 

Y es que ser más conscientes del panorama económico que nos rodea, de lo que hace la competencia y de lo que buscan realmente los clientes, provoca que las herramientas de análisis de datos sean primordiales para la toma de decisiones estratégicas. 

Vamos, que no es una opción prescindir de ellas.

Pese a ello, todavía existe una mayoría de pequeñas y medianas empresas que sólo se dedican a almacenar datos, sin un objetivo particular que les aporte valor. En ese escenario, cobra mayor importancia el uso y manejo de diversas herramientas para el análisis de datos. Sin necesidad de grandes inversiones.

En la actualidad hay muchas y con diferentes capacidades. Solo debemos tener claras las necesidades de información de nuestro negocio, y ver cuál nos puede resultar más práctica para captar clientes potenciales y gestionar los que ya tenemos.  

Así que, en este punto, nos gustaría darte un consejo: ¡no trates de abarcarlo todo! Decide primero por dónde quieres empezar, segmenta y ve poco a poco digiriendo y gestionando la información que obtengas.

Pongamos ahora algún ejemplo de herramienta útil en este aspecto:

Power BI

Es la herramienta analítica de Microsoft es muy popular, pues ofrece visualizaciones interactivas de los datos y es muy sencilla de integrar con otras herramientas. 

Su interfaz estilo Microsoft Office, por lo que es suficientemente intuitiva si estás familiarizado con programas de bases de datos de Microsoft.

Permite ordenar, gestionar datos y representarlos mediante gráficos, tablas, dashboards, informes, etc.

Tableau

Es una plataforma de visualización de datos. 

Se trata de un software gratuito que conecta diversas fuentes de datos y crea de forma gráfica dashboards, mapas y visualizaciones varias con información en tiempo real. Permite realizar análisis muy completos de forma segura y confiable.

Herramientas de ventas de comunicación con clientes:

Por último, podemos analizar como parte de las herramientas de ventas, aquellas que se centran en la comunicación con clientes. 

La buena comunicación impulsa la colaboración y mejora la productividad. Para que una herramienta de comunicación sea eficaz, debemos centrarnos en que todos los miembros puedan utilizarla. Esto exige, claro, que estén bien integradas con las herramientas de negocio habituales, como por ejemplo email marketing.

Lo ideal es buscar aquellas que ofrezcan formas diversas de comunicarse tanto interna como externamente. Y, además, de forma instantánea o en tiempo real, con correos electrónicos, mensajería, etc.

En general, podemos hablar de cuatro formas de comunicación:

1. Mensajes instantáneos: podríamos mencionar por ejemplo aplicaciones como Microsoft Teams, Slack u otros sistemas de chat.
2. Comunicación cara a cara: plataformas tan populares como Zoom, Skype, etc.
3. Comunicación externa: la forma más popular es el correo electrónico, claro, de ahí la importancia del email marketing en muchas de estas herramientas.
4. Comunicación sobre el trabajo: plataformas de gestión de proyectos, como las que hemos visto a lo largo de este artículo, o redes profesionales como LinkedIn.

A continuación, te mostramos algunas de las herramientas que destacamos en este apartado, y que se centran en las dos últimas formas de comunicación, tanto la externa como la comunicación sobre el trabajo.

Zendesk

Esta herramienta facilita la comunicación a nivel de atención al cliente pues personaliza las experiencias del mismo. Sirve para empresas de todo tipo y tamaño, claro. 

Con esta herramienta se consigue mejorar la eficiencia del equipo de soporte al cliente, pues pueden manejar más solicitudes en menos tiempo.

Por supuesto, ofrece herramientas de análisis a las empresas para recopilar y evaluar datos, de forma que la compañía pueda mejorar su desempeño en este campo y tomar decisiones estratégicas. Además, integra una prueba gratuita muy interesante.

ServiceNow

Se trata de una solución que está volcada en la experiencia del usuario mediante portales de servicio totalmente personalizables y adaptables. 

Es una plataforma integradora, cuyo objetivo es servir como soporte para automatizar los procesos de negocio de cualquier organización mediante aplicaciones sencillas y transversales.

Todavía existe una enorme cantidad de empresas que no cuentan con una estrategia de comunicación a largo plazo. Es decir: no cuentan con herramientas de comunicación. 

Algo tan importante y a su vez es tan sencillo de aplicar, no puede no ser una prioridad, pues marca la diferencia a la hora de alcanzar grandes metas.

Ya sabes por qué es importante usar herramientas de ventas 

Los canales de comunicación digitales y las tareas automatizadas son los pilares de las tecnologías de ventas, ya que agilizan los flujos de venta y los procesos, ahorran tiempo que podemos invertir en mejorar los productos o servicios que ofrecemos. Es decir: las herramientas de automatización ayudan a aportar más valor a nuestros clientes. Mejoran, en suma, el trabajo de nuestro equipo de ventas.

Esperamos que en este artículo encuentres algunas ideas útiles pero, sobre todo, que veas la importancia de contar con las herramientas adecuadas para  avanzar en la digitalización y que puedas hacer crecer tu negocio.

Es importante destacar que el exceso de herramientas de ventas puede llegar a ser es contraproducente. Por ello, lo mejor es que elijamos las herramientas que impliquen una integración sencilla y, dentro de lo posible, las que nos incluyan un paquete mayor de funcionalidades escalables. Para no tener que estar duplicando tareas y, en lo posible, controlar los costes, llegando a más clientes potenciales y logrando mejores resultados.

Si quieres dar tus primeros pasos en el mundo de la digitalización, puedes hacerlo gratis probando las herramientas de ventas que ofrecemos desde Brevo para mejorar tu estrategia de marketing.  Elige el plan que mejor se adapte a tus necesidades, o también podemos montar un plan personalizado para tu negocio, consúltanos sin ningún compromiso y te asesoramos en el proceso de compra de forma personalizada según tu estrategia de ventas.