La funcionalidad de programar mensajes en WhatsApp para enviarlos más tarde no está integrada de forma nativa en la aplicación de mensajería. Sin embargo, existen diferentes recursos complementarios que facilitan esta tarea.
WhatsApp es el servicio de mensajería instantánea líder en el mundo y se ha integrado en la vida cotidiana de millones de personas. Se usa tanto en dispositivos Android como IOS, y cada cada vez son más las empresas que ofrecen atención al cliente por WhatsApp y usan la aplicación de mensajería para comunicarse con los consumidores.
WhatsApp es una aplicación conversacional donde predominan los mensajes enviados en tiempo real. No obstante, con la ayuda de aplicaciones complementarias, existe la posibilidad de programar mensajes para que lleguen a una hora determinada. Un ejemplo común son las felicitaciones navideñas 🎄 y las de cumpleaños 🎂.
Si te gustaría que tus mensajes lleguen en un momento en el que vas a estar ocupado/a, creando un atajo para tus consumidores, los mensajes de WhatsApp programados pueden ser prácticos para ti.
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Tabla de contenidos
Tipos de mensajes programados en WhatsApp
Programar mensajes para enviar más tarde no forma parte de las funcionalidades nativas de la aplicación de mensajería. No obstante, hay dos tipos de mensajes programados que se pueden enviar en WhatsApp: las respuestas automáticas de WhatsApp Buniness —pensadas únicamente para empresas— y los que se envían utilizando aplicaciones de terceros.
Respuestas automáticas en WhatsApp Business
WhatsApp Business es una versión de la aplicación de mensajería para crear una cuenta de empresa, disponible en iOS y Android y también gratuita.
Las respuestas automáticas son un “truco” de WhatsApp de gran utilidad para dar comunicarte con tus clientes cuando tu negocio no está abierto, o simplemente no estás disponible. Además, puedes invitar a tus clientes a visitarte en otros canales, como redes sociales (Instagram, Tiktok, etc) hasta que puedas atenderles.
Tiene determinadas ventajas frente al WhatsApp de uso personal, como la posibilidad de integrar el catálogo y los horarios de apertura. Además, permite programar mensajes de respuesta automatizados de dos tipos: mensaje de bienvenida y de ausencia.
- El mensaje de bienvenida se envía de forma automática a quienes contacten con la empresa por primera vez y a quienes lo hagan después de 14 días o más sin interactuar con ella.
- El mensaje de ausencia se puede programar para enviar una respuesta automática a quienes contacten fuera del horario comercial.
El envío de mensajes de este tipo se configura en el menú izquierdo de WhatsApp Business. Por su parte, las respuestas rápidas son mensajes que permiten introducir frases frecuentes en la conversación sin teclearlas, pero no entran dentro de la categoría de mensajes programados.
Estos mensajes de WhatsApp Business te permiten crear una automatización personal para, por ejemplo, informar sobre una promoción, como en la imagen anterior.
Mensajes programados con aplicaciones de terceros
Aunque los mensajes programados de WhatsApp Business son prácticos para las empresas, no dejan de ser respuestas que se circunscriben a circunstancias concretas. Para programar mensajes con mayor margen de maniobra, es necesario conectar una aplicación externa o una API con tu cuenta de WhatsApp.
Las aplicaciones de terceros más conocidas para programar mensajes en WhatsApp se pueden conectar tanto a las cuentas personales como a las de empresa. Las más conocidas son:
- Wasavi: se conecta con la cuenta de WhatsApp y envía un mensaje programado a la hora indicada. Esta opción básica de inteligencia artificial solo está disponible en Android, y no funciona si el teléfono se desbloquea con un patrón (o si utilizas un Iphone).
- SKEDit Programación de mensaje: permite programar mensajes de WhatsApp, pero para que se entreguen es necesario que el teléfono esté desbloqueado a la hora de envío prevista.
- Scheduled – Programa tus mensajes: no permite programar mensajes realmente, sino que envía recordatorios para que lo hagas tú mismo/a a la hora indicada.
Estas aplicaciones de desarrolladores externos están disponibles en la Play Store para Android y —las dos últimas— en la Apple Store para iOS. Su descarga es gratuita y, al instalarlas en tu dispositivo, debes otorgarles permisos para intervenir en tu cuenta de WhatsApp.
Si tienes una cuenta de empresa, puedes conectar una API para programar mensajes en WhatsApp con mayores garantías.
Cómo programar mensajes en WhatsApp Business con la API de Brevo
La API de WhatsApp Business es una herramienta que brinda acceso a funcionalidades complementarias de la aplicación. A diferencia de la versión básica de WhatsApp Business, no tiene una interfaz front-end propia, por lo que es necesario conectarla a una plataforma de marketing externa. Brevo ofrece ese servicio con su funcionalidad Campañas de WhatsApp.
Entre otras ventajas, la API de WhatsApp permite programar mensajes en WhatsApp con menos limitaciones que las aplicaciones de terceros de la Play Store y la Apple Store.
Configuración inicial de las campañas de WhatsApp
En primer lugar, debes seguir estos pasos para configurar la API:
- Crear una cuenta gratuita de Brevo y activar las Campañas de WhatsApp.
- Vincular tu cuenta de WhatsApp Business con Brevo y asegurarte de tener una cuenta de WhatsApp Business verificada.
- En tu lista de contactos de Brevo, debes verificar que los destinatarios tengan cubierto el atributo «WhatsApp» (independiente de «SMS») para que reciban tus mensajes.
Enviar un mensaje programado en WhatsApp con Brevo
Una vez que las campañas estén configuradas, estos son los pasos que debes seguir cada vez que necesites programar un mensaje de WhatsApp con la API de Brevo:
- En tu cuenta de Brevo, dirígete a Campañas > WhatsApp.
- Haz clic en Crear campaña.
- Selecciona el nombre de la campaña (no visible para los destinatarios), el tipo de campaña y el idioma.
4. Introduce los destinatarios de tu mensaje (agrupados en listas)
5. Diseña tu mensaje en el editor de campañas de WhatsApp. Todos los mensajes tienen un cuerpo de texto de 1024 caracteres como máximo, en los que se pueden incluir variables para aumentar la personalización (como el nombre del destinatario), emoticones, texto formateado en negrita y cursiva, etc.
De forma opcional, también se puede integrar un encabezado y un botón de llamada a la acción al final del mensaje.
6. Guarda el mensaje cuando hayas terminado.
7. En la esquina superior derecha de la pantalla de la campaña, haz clic en Programar.
8. Selecciona la fecha y la hora a la que quieres enviar tu mensaje. La zona horaria se muestra debajo de la hora. Como se indica en la siguiente sección, es recomendable dejar un plazo de 24 horas antes de la hora programada para la validación del mensaje por parte de WhatsApp.
9. Confirma haciendo clic en Programar.
Puedes consultar más detalles sobre el envío de estos mensajes en la guía de soporte de Brevo: Cómo crear una campaña de WhatsApp.
La API de WhatsApp Business sirve para más cosas
Puede parecer que son demasiados pasos para una acción a priori simple como programar mensajes en WhatsApp. Sin embargo, además de ofrecer mayor fiabilidad para los envíos programados, la API de WhatsApp Business brinda acceso a muchas otras ventajas: gestionar un número ilimitado de contactos, enviar campañas de marketing (según la política de la aplicación), ofrecer una atención al cliente más estratégica, ofrecer notificaciones transaccionales como recordatorios de citas, etc.
En Brevo, esta funcionalidad está incluida en el plan tarifario Chat Pro, que se puede probar gratis durante 30 días y después tiene un precio de 15 $/mes. Los 1000 primeros mensajes de WhatsApp que se envían con Brevo son gratis y a continuación se cobran con un sistema de créditos de WhatsApp similar al de los envíos de SMS.
Buenas prácticas para enviar mensajes programados por WhatsApp Business
Como has podido comprobar, el proceso de programar mensajes en WhatsApp varía bastante en función de quién sea el remitente. Las organizaciones que utilicen WhatsApp Business tienen acceso a más recursos para hacerlo, pero también deben usar esas facilidades con responsabilidad.
Los consejos de esta sección no solo son buenas prácticas de WhatsApp marketing para mantener una relación fructífera con tus clientes. La propia política interna de WhatsApp establece restricciones para limitar los mensajes masivos y promocionales.
1) Utilizar el opt-in para obtener el consentimiento del destinatario
WhatsApp distingue entre dos tipos de mensajes enviados por las empresas:
- En primer lugar, los mensajes de sesión son las respuestas de la empresa cuando el cliente inicia una conversación con ella.
- Las plantillas de mensajes de WhatsApp, en cambio, son mensajes que la empresa envía de forma proactiva a su lista de contactos. Aquí se incluyen los mensajes a clientes que llevan más de 24 horas sin interactuar con la marca en WhatsApp. Se caracterizan por estar sometidos a unas restricciones particulares. Por definición, los mensajes programados enviados con la API entran dentro de esta categoría.
Al igual que el email marketing, las plantillas de mensajes de WhatsApp requieren el opt-in, es decir, el consentimiento del destinatario para recibirlas y la posibilidad de desabonarse cuando lo desee. Para esto, se puede incluir un botón para anular la suscripción al final de las plantillas de mensaje. Por ejemplo, en Brevo se configura así:
Otra buena práctica es hacer extensivo el consentimiento a los mensajes de WhatsApp transaccionales, aprovechando el mensaje de bienvenida para solicitarlo, como se puede apreciar en el siguiente ejemplo de Adidas:
2) Tener en cuenta las 24 horas de validación y elegir la hora óptima de envío
Enviar un mensaje catalogado como plantilla en WhatsApp Business implica someterse a un control adicional de la propia aplicación. En otras palabras, WhatsApp revisa tu mensaje programado antes de enviarlo a tus destinatarios.
Aunque esta validación se suele efectuar en unos minutos, puede tardar hasta 24 horas. Por eso es conveniente tener en cuenta este plazo al elegir la hora de envío programada en la interfaz de la API. Si el mensaje aún no está validado en el momento de envío programado, no se entregará a los destinatarios.
Además, como en cualquier campaña de marketing, una buena práctica consiste en seleccionar las horas de envío más óptimas para los destinatarios, más allá de las restricciones técnicas mencionadas. Observar su comportamiento te dará indicios valiosos, como las tasas de apertura y de clic según el momento del día. No desaproveches esa información para programar tus envíos con eficacia.
3) Seguir las normas de las plantillas de mensajes de WhatsApp
Tras leer el punto anterior, posiblemente te preguntarás qué criterios sigue WhatsApp para determinar si un mensaje de plantilla es válido o no. Las plantillas de mensajes de WhatsApp están sujetas a ciertas restricciones que se detallan en el enlace. Por ejemplo, hay que introducir las variables con un orden y formato determinados. Esta es la lista de errores que puedes encontrar al validar tus mensajes.
Respecto al contenido, WhatsApp sigue una política comercial más o menos restrictiva con las campañas de marketing. Meta, la empresa propietaria, pretende que WhatsApp siga siendo una aplicación donde predomine la mensajería personal. Por ello, hasta hace poco, garantizaba únicamente el envío de notificaciones transaccionales como plantillas de mensaje.
Actualmente, los mensajes de marketing «más directos» siguen teniendo más posibilidades de ser rechazados, pero Meta está buscando un equilibrio para integrar las campañas de marketing en WhatsApp. Los mensajes promocionales empezaron a probarse en México e Indonesia en 2020. Posteriormente, la lista ha crecido y las plantillas de mensajes no transaccionales ya se pueden enviar también en otros países como Estados Unidos y España.
Algunos ejemplos de mensajes programados de marketing que se pueden configurar en los países autorizados con la API de WhatsApp Business son: promociones, recuperación de carrito abandonado, venta cruzada, etc.
Recuerda que las empresas que proporcionan la API –como Brevo— no intervienen en este proceso de validación de mensajes de WhatsApp.
4) Mejorar la calidad de los mensajes establecida por WhatsApp
Para medir la idoneidad de los mensajes programados enviados por las empresas, la aprobación inicial es solo el primer paso. Una vez que se envían, los clientes que los reciben tienen la posibilidad de enviar «comentarios negativos» a la aplicación si no los consideran apropiados. Basándose en esto, WhatsApp establece una calificación de calidad para las plantillas de mensajes.
El estatus de calidad de los envíos se muestra en la API de WhatsApp Business con un catálogo de colores:
- Calidad pendiente (verde): el mensaje programado se ha enviado, pero aún tiene que recibir las valoraciones de calidad de los clientes.
- Calidad alta (verde): el mensaje programado tiene pocos o ningún comentario negativo.
- Calidad media (amarillo): el mensaje programado ha recibido varios comentarios negativos.
- Calidad baja (rojo): el mensaje programado ha recibido un volumen considerable de comentarios negativos.
Si la calidad es media o, sobre todo, baja, las plantillas de mensajes se pueden pausar o desactivar. Además, si tus mensajes de calidad baja no mejoran a una calidad media en un plazo de 7 días, tu reputación como remitente se resentirá y WhatsApp podría bloquear tus futuros mensajes programados.
De ahí la importancia de seleccionar mensajes relevantes y elegir las listas de contactos adecuadas para enviarlos. Recuerda que en las campañas de marketing siempre es mejor la calidad que la cantidad.
Conclusión
Posiblemente, has llegado a este artículo porque querías programar mensajes en WhatsApp para felicitar los cumpleaños a tu familia y tus amigos de forma ocasional. Si ese es tu caso, las aplicaciones de terceros como Wasavi, aun con sus limitaciones, pueden funcionar si cumplen los requisitos de compatibilidad con tu dispositivo. Lo mejor será realizar pruebas para verificar que tus mensajes programados se entregan correctamente.
En cambio, si necesitas programar mensajes en WhatsApp de forma más profesional, la API de WhatsApp Business es una herramienta más conveniente. No importa el tamaño de tu organización. Con una inversión reducida, te aseguras de que tus mensajes programados cumplen con las pautas establecidas por Meta y, sobre todo, causan una buena impresión entre tus contactos.
