Saber cómo redactar un correo formal implica conocer unas reglas de estructura y claridad, y es más necesario que nunca en cualquier entorno profesional. Hoy en día, el 88 % de las personas entre 18 y 65 años usa el correo electrónico a diario, y la mayoría de ellas revisa su bandeja de entrada más de tres veces al día*.
Un correo electrónico formal con un asunto claro y un cuerpo del mensaje bien escrito transmite una imagen profesional y ofrece una experiencia óptima a la persona que lo recibe. En esta guía, conocerás las mejores prácticas para redactar un email formal paso a paso y cinco ejemplos que te ayudarán como inspiración.
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Utiliza la plataforma de email marketing para diseñar correos electrónicos que dejen huella en tus destinatarios.*Datos del Informe de estadísticas de correo electrónico de 2024 elaborado por Zero Bounce.
Cómo redactar un correo formal paso a paso
En primer lugar, antes de empezar a escribir es crucial definir el propósito del correo con claridad, que ayudará a estructurar el email formal de manera efectiva y resaltar el mensaje principal. También es importante conocer el contexto de cada destinatario, para lo que puedes ayudarte de herramientas como una bandeja de entrada universal que centraliza todos los intercambios en un solo lugar.
A continuación, encontrarás las partes que no pueden faltar en un correo electrónico formal.
Línea de asunto
La línea de asunto de un correo electrónico formal debe ser clara y directa, reflejando con precisión el propósito del mensaje. Nunca se debe dejar vacía. Es determinante para leer el resto del correo: se calcula que el 47 % de las personas abren correos basándose solamente en la línea de asunto.
La redacción del asunto de un correo puede ser un trabajo creativo en el que la inspiración viene bien. Algunas herramientas de email marketing cuentan con asistentes de IA como el asistente de IA de Brevo son una ayuda. A partir de un tema de email introducido por el usuario, el asistente genera hasta tres propuestas de asunto, que el usuario puede usar directamente o adaptar.

Asistente de IA de Brevo para líneas de asunto de email. También disponible en español.
Las estrategias persuasivas en la línea de asunto, como generar un sentimiento de intriga, son frecuentes en email marketing. En determinados correos formales pueden ser una opción, pero si se opta por líneas de asunto de este tipo, deben estar justificadas y alinearse con el tono general del correo electrónico formal.
Saludo del correo electrónico formal
El saludo es decisivo en la primera impresión que deseas generar. Es importante adecuarlo al nivel de formalidad que buscas en tu correo electrónico. A continuación, se presentan saludos apropiados para un tono formal:
Incluir el nombre de la persona que recibe el email ayuda a personalizar el mensaje. Es mejor «Estimada María» que «Estimado/a cliente/a». Si envías correos masivos, puedes hacerlo con facilidad con la automatización del marketing que ofrecen algunas plataformas de correo electrónico.
Cuando el saludo se escribe en una línea independiente, recuerda que debe ir seguido de dos puntos y no de una coma. Esta es una diferencia ortográfica entre el castellano y otras lenguas como el inglés.
Cuerpo del correo
En el cuerpo del mensaje, es fundamental ir directo al grano y expresar claramente el propósito del correo. El destinatario debe entender rápidamente por qué le estás escribiendo.
Las siguientes normas de legibilidad se aplican tanto a todo tipo de correos, incluyendo un correo electrónico formal:
- Distribuye tu texto en párrafos cortos, de menos de 150 palabras cada uno, para facilitar la lectura y las citaciones en respuestas posteriores. Usa una tipografía legible como arial o sans serif.
- Puedes usar listas en viñetas para organizar ideas o enumerar puntos clave.
- Emplea las negritas para destacar partes importantes del texto, pero sin abusar. En general, no se debe resaltar más del 15-20 % del texto en negritas para no abrumar al lector.
- La cursiva puede usarse para títulos, dar énfasis a frases específicas o citas textuales (siempre que no se usen comillas).
Llamada a la acción y cierre
El concepto de llamada a la acción, propio del email marketing, también se aplica a la redacción de un correo electrónico formal. Al finalizar la lectura, el destinatario debe tener claro cuál es la próxima acción que le propones en tu mensaje: responder una pregunta, agendar una entrevista, cerrar un presupuesto, visitar una página, etc. Puedes usar negritas para resaltar esta acción y asegurarte de que sea visible.
La última línea del cuerpo del mensaje puede ser un buen momento para agradecer la atención del destinatario. También puedes usar mensajes de cortesía como «Que tengas un buen fin de semana».
Para despedirte en un email formal, estas son las opciones más habituales en español:
- Un saludo,
- Saludos cordiales,
- Cordialmente,
- Atentamente,
Es menos recomendable usar «Sinceramente» por ser un calco del inglés.
Tras esta despedida, se puede añadir una posdata con información adicional respecto al tema principal. Si deseas añadir datos sobre los temas tratados, es preferible editar el cuerpo del mensaje antes de enviarlo.
Firma e información de contacto
La firma de correo electrónico agrupa los datos de contacto. En una firma profesional, es fundamental incluir el nombre de la empresa, tu nombre completo, tu cargo y una dirección de correo electrónico.
Como elementos opcionales, también puedes incluir un teléfono de contacto, enlaces a redes sociales o el sitio web corporativo y el logo de la empresa. Aunque la firma de correo electrónico debe ser completa, tampoco es buena idea saturarla con demasiados elementos.
Ocho buenas prácticas para redactar un correo formal
Una vez conocida la estructura de un correo formal, puedes descubrir ocho buenas prácticas para redactarlos y responderlos de manera efectiva. Las primeras cinco son aplicables a cualquier tipo de comunicación formal, mientras que las tres últimas se centran en emails masivos.
1) Tener en cuenta el contexto de cada destinatario
El primer paso antes de enviar un email formal es tener claro el propósito del correo. Por ejemplo, puede ser solicitar un trabajo, anunciar una novedad, ofrecer una colaboración, etc. Asimismo, es igualmente importante entender quién es el destinatario y cuál es su contexto: ¿existe comunicación previa?, ¿qué datos tiene sobre ti (como remitente) o tu empresa?
El historial de interacciones previas con esa persona proporciona información valiosa para redactar un mensaje apropiado. Si utilizas otros canales de comunicación además del correo electrónico (redes sociales, WhatsApp, otras cuentas de email), una bandeja de entrada universal centraliza todos los mensajes, lo que ayuda a reducir los tiempos de respuesta y ganar eficacia. Brevo ofrece esta funcionalidad en la Conversations Platform.

Inbox universal de Brevo Conversations Platform. Configuración de chatbot.
2) Mantener unos plazos de respuesta adecuados
Responder los correos electrónicos en un plazo razonable es una muestra de profesionalidad y consideración hacia el interlocutor. En días laborables, es adecuado responder en 24-48 horas, sobre todo en ámbitos profesionales. Si no puedes realizar la acción requerida en el correo en ese momento, envía un acuse de recibo del email y proporciona un plazo estimado para completarla.
Si vas a estar ausente y no podrás revisar tu correo, configurar un mensaje de respuesta automática es una buena idea. Se trata de una función de automatización básica que está disponible en la mayoría de las plataformas de email, incluyendo Gmail y Outlook.
Las plataformas especializadas en email marketing, como Mailchimp y sus alternativas, cuentan con opciones de automatización también, pero están más enfocadas en la fecha y hora de envío en vez de en repsuestas a correos formales.
3) Llevar un seguimiento si no hay respuesta
Aunque unos plazos de respuesta razonables son deseables, no siempre se pueden cumplir. A veces, existen imprevistos que lo impiden y también es necesario comprenderlos. Cuando eso ocurra, un email de seguimiento puede ayudar a retomar la comunicación y recibir la respuesta que esperas.
El seguimiento debe enviarse en un plazo razonable, tras haber dejado un tiempo para que el destinatario pueda responder, y con un tono respetuoso y amable.
4) Revisar la ortografía
Antes de enviar un correo electrónico formal, debes revisar el texto en busca de faltas de ortografía o gramática, y las prisas no son buenas consejeras. Debes asegurarte, por ejemplo, de que incluyes todos los signos de interrogación y exclamación iniciales (¿, ¡) y la acentuación es correcta.
El corrector de errores ortográficos de las plataformas supone una ayuda importante, aunque debe usarse con precaución. Por ejemplo, en el siguiente correo electrónico de la interfaz de Gmail, la palabra corregida (mostrárnoslos) es correcta y la sugerencia aportada cambiaría el sentido de la frase original.

Texto:
Estimada María:
En la reunión del pasado jueves, la directora del Departamento nos confirmó que estaba procesando los datos. No podía mostrárnoslos todavía, pero lo hará la próxima semana. [El corrector de errores ortográficos sugiere cambiar «mostrárnoslos» por «mostrarselos»].
5) Hacer un uso limitado de emoticonos
Aunque los emoticonos y emojis se usan principalmente en la comunicación informal, también pueden usarse en ciertos correos electrónicos con forma profesional, siempre que el contexto y el tipo de comunicación específico los admitan.
Si decides usar emoticonos o emojis en un email formal, deben ser coherentes con el tono general y el propósito del correo. Si escribes en representación de una marca, deben ajustarse a su imagen corporativa. En ningún caso abuses de ellos ni permitas que entorpezcan la lectura del email.
Las siguientes prácticas son propuestas en relación a envíos masivos. Si envías correos formales a una lista de destinatarios, como una propuesta de colaboración a múltiples empresas, debes tenerlos en cuenta.
6) Tener en cuenta los requisitos de remitente de Gmail y Yahoo!
Desde febrero de 2024, Gmail y Yahoo! han endurecido sus controles de spam. Si envías correos formales masivos a múltiples destinatarios, debes cumplir ciertos requisitos de remitente para asegurar que tus mensajes lleguen correctamente a la bandeja de entrada de los destinatarios.
Por ejemplo, es necesario usar una dirección de correo electrónico autenticada y asociada con tu dominio, así como mantener las tasas de spam por debajo del 0,3 %.
7) Evitar las direcciones de remitente no-reply
Utilizar correos electrónicos no-reply para enviar un mail formal obstaculiza la interacción con tus destinatarios, aunque ofrezcas métodos de contacto alternativos. Emplear una dirección de correo electrónico que permita respuestas es una buena idea y una muestra de accesibilidad en todo tipo de correos.
Además, una firma de correo electrónico con el nombre completo y los datos de contacto refuerza esa disponibilidad y permite ofrecer una imagen más profesional y abierta al diálogo.
8) Cuidar la privacidad de los destinatarios
A la hora de enviar un email formal a varias personas, es fundamental garantizar la privacidad de los destinatarios. Esto significa que no debes facilitar la dirección de correo electrónico de un contacto a terceras personas sin su consentimiento explícito. Recuerda usar la opción «CCO» siempre que sea necesario.
Si envías correos electrónicos formales masivos, esto es un requisito legal recogido en el RGPD:
- Es necesario obtener el consentimiento explícito de los destinatarios para recibir correos masivos.
- Los suscriptores pueden darse de baja en cualquier momento.
Por tantoo, asegúrate de proteger y manejar adecuadamente los datos de contacto recopilados para garantizar su confidencialidad.
Cinco ejemplos de líneas de asunto para correos formales
Ejemplo 1: email formal para solicitar un empleo

Asunto: Candidata a Product Manager con [X] años de experiencia: [Nombre de la persona]
Texto:
Estimado equipo de Recursos Humanos:
Me dirijo a ustedes para transmitirles mi interés en el puesto de Product Manager en IEBS. Adjunto mi CV que detalla mis seis años de experiencia en gestión de productos tecnológicos, durante los cuales he liderado tres proyectos innovadores con resultados concretos.
Saludos cordiales,
Laura Martínez
Este ejemplo de correo electrónico formal para solicitar un empleo incluye un dato relevante en la línea de asunto: los años de experiencia, lo que ayuda a captar la atención del reclutador. El cuerpo del correo es breve y la información adicional como el CV se incluye en archivos adjuntos. El nombre de la persona remitente es prescindible en el asunto del correo. Por eso se deja para el final.
Ejemplo 2: comunicado importante por cambio de precios

Interfaz línea de asunto, en campañas de email de Brevo
Asunto: Nuevas tarifas a partir del [Fecha]
Texto de vista previa: Modificamos los precios para incluir una mayor variedad de servicios y más planes de calidad
Este email formal para comunicar una novedad importante tiene un asunto claro y menciona palabras clave. Se dejan claras las expectativas al lector, así como la fecha de efecto de los cambios. El uso del adjetivo «Nuevas» tiene una connotación positiva y transmite una idea de evolución.
Ejemplo 3: propuesta de colaboración entre marcas

Interfaz líneas de asunto, en campañas de email de Brevo
Asunto: Propuesta de evento conjunto: [Marca A] y [Marca B] - Foro de innovación
Texto de vista previa: Aprovechemos la oportunidad de combinar nuestras audiencias
La palabra «colaboración» tiene un significado amplio en el sector B2B. Por eso, en este ejemplo de correo electrónico formal, la línea de asunto deja claro qué tipo de colaboración. Solamente los primeros 50-60 caracteres del asunto serán visibles en una primera impresión, por lo que la información adicional (el tipo de evento) se reserva para el final del asunto o el texto de vista previa.
Ejemplo 4: email formal para enviar un presupuesto

Asunto: Presupuesto de ciberseguridad para [Nombre de la empresa] con implementación de firewalls
Texto:
Estimado Pedro:
Me complace presentarle una propuesta personalizada de ciberseguridad para el hotel Miramar. En los documentos adjuntos, encontrará un presupuesto detallado que incluye:
1. Implementación de firewalls avanzados, fundamentales para garantizar la seguridad de su red.
2. Servicios de monitoreo continuo para detectar y responder rápidamente a cualquier amenaza potencial.
Estamos convencidos de que nuestra solución mejorará significativamente la protección de su sistema de reservas virtual. Quedamos a su disposición para cualquier consulta adicional o para concertar una reunión y estudiar los detalles de la propuesta.
Atentamente,
Este ejemplo de email tiene un asunto claro con el tipo de propuesta y se indica el nombre de la empresa, para dejar claro que se trata de una propuesta presupuestaria a medida. Además, cita un servicio destacado del presupuesto para ampliar información.
Ejemplo 5: invitación a un evento corporativo

Sugerencias de líneas de asunto del Asistente de IA de Brevo:
Descubre el evento que cambiará todo
Descubre las 5 claves del evento del año
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Asunto final: No te pierdas el evento que cambiará TODO
En determinados tipos de comunicación, la redacción de un correo electrónico formal puede adoptar técnicas del email marketing sin perder por ello la forma profesional. En este formal, se usa la intriga en para invitar a un evento corporativo. El asistente de IA de Brevo generó tres ideas y, después, se combinaron dos de ellas como inspiración para redactar el asunto final del correo.